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Word 2013 Grundkurs

Brief erstellen und mit Quelle verknüpfen

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Lernen Sie in diesem Video, wie ein Brief zu einem Serienbrief wird und wie eine Datenquelle mit dem Brief verknüpft wird.
03:04

Transkript

Hurra! Ich habe ein neues Video erstellt. Klasse. Das muss ich allen meinen Freunden mitteilen. Daher schreibe ich natürlich einen Serienbrief. Um so einen Brief zu erstellen, brauche ich eine Datenquelle und natürlich einen Brief. Den Brief sehen Sie hier am Bildschirm. Für diesen Brief gibt es überhaupt keine Regeln. Der Brief könnte leer sein, er könnte einige Zeilen beinhalten, er könnte aber auch mehrere Seiten lang sein. Völlig egal. Der Brief kann Bilder oder Tabellen beinhalten, er kann stark durchformatiert sein; keinerlei Regeln. Der Brief kann gespeichert sein, muss aber nicht. Damit ich nun diesen Brief mit der Datenquelle verknüpfen kann, wähle ich aus der Registerkarte Sendungen ganz links die Schaltfläche Wir starten einen Serienbrief. Deshalb wähle ich hier in diesem Kombinationsfeld die Schaltfläche Briefe. Nun ist mein Brief zu einem Serienbrief geworden. Woran kann ich das erkennen? Eigentlich nur daran, indem ich hier über Sendungen Seriendruck starten nachschaue, und sehe, dass das Symbol hier links aktiv ist. Wenn ich diesen Brief wieder in einen normalen Brief verwandeln will, und Sie sehen es unten, kann ich daraus wieder ein normales Word-Dokument machen. Im Moment ist er schon ein Serienbrief. Zugegeben, noch mit sehr wenig Funktionen, beziehungsweiseFunktionalitäten versehen. Zweiter Schritt. Natürlich möchte ich nicht hierbei bleiben, sondern ich verknüpfe diesen Brief mit einer Datenquelle. Man könnte an dieser Stelle die Namen eintragen. Meine Empfehlung ist: Erstellen Sie vorher die Datenquelle, greifen Sie auf eine gespeicherte Excel-Liste, auf eine gespeicherte Word-Tabelle oder gar auf eine Datenbank zu. Dann müssen Sie natürlich eine vorhandene Liste verwenden. Alternativ könnten Sie, wenn Sie Microsoft Outlook besitzen, auch auf die Outlook-Kontakte zugreifen. Ich habe ein Word-Dokument erstellt und das verknüpfe ich nun mit diesem Serienbrief. Ich wähle also den Speicherort aus. Ich habe es auf Laufwerk D gespeichert in Projects, in diesem Projektdateien-Ordner, Das war dieser Brief Numer 8, diese Namensliste. Die wähle ich aus. Es könnte wie gesagt hier auch eine Excel-Liste oder Access-Datenbank stehen. Ich öffne das Ganze. Nun ist dieser Brief bereits ein Serienbrief, der mit unserer Datenquelle verknüpft ist. Wenn ich später im Laufe des Weiterarbeitens merke, "Oh, da habe ich einen Fehler gemacht! Das war ja gar nicht die richtige Liste!" "Das ist die Liste vom letzten Jahr" oder "Ich habe die falschen Kunden erwischt", oder so, kann ich einfach Empfänger auswählen eine vorhandene andere Liste verwenden und klicke dann eben auf eine andere Datenquelle. Also, die ersten Schritte sind: Sie erzeugen einen Brief. Der muss noch nicht mal fertig sein. Sie sagen in der Registerkarte Sendungen, dass dieser Brief zu einem Serienbrief wird. Dann wählen Sie die entsprechende Empfängerliste, also die Datenbank, aus.

Word 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Arbeit mit Word 2013 von Grund auf anhand vieler nachvollziehbarer Beispiele kennen und nutzen Sie die Möglichkeiten des Programms für eine erfolgreiche Textarbeit.

7 Std. 57 min (103 Videos)
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