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Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Bibliotheken erstellen

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Die zur Ablage von Verträgen notwendigen Dokumentenbibliotheken entstehen und erhalten den passenden Inhaltstypen.

Transkript

Nun sind wir soweit, dass wir unsere Vertragsverwaltung mit Dokumentenbibliotheken ausstatten können, die später wiederum die logischen Verträge und Dokumente beinhalten werden. Zu diesem Zweck erstellen wir nun eine neue Dokumentenbibliothek. Wir beginnen in dem Fall mit der Dokumentenbibliothek für die Dienstleistungsverträge, was wir in diesem Fall mit DV abkürzen. Nun haben wir unsere erste Dokumentenbibliothek erstellt. Allerdings wird es aus unterschiedlichen Gründen nicht bei einer Dokumentenbibliothek bleiben. Es ist damit zu rechnen, dass wir in unserer produktiven Vertragsverwaltung es mit mehreren hundert oder gar mehreren tausend Verträgen zu tun bekommen werden. Da wir es im produktiven Betrieb unserer Vertragsverwaltung mit zahlreichen Dokumenten zu tun haben werden, ist es sinnvoll, nicht eine Dokumentenbibliothek zu verwenden, sondern das Ganze sinnvoll in mehrere Dokumentenbibliotheken aufzuteilen. Dies hat durchaus Gründe im Hinblick auf Performance-Optimierung und auch im Hinblick auf die Offline-Synchronisation mit Sharepoint. Zunächst aber wollen wir die Basiskonfiguration für unsere Dokumentenbibliothek herstellen, indem wir uns die Bibliothekseinstellungen anschauen. Zunächst einmal aktivieren wir das manuelle Verwalten von Inhaltstypen. Das Prinzip kennen wir ja bereits. Darüber hinaus möchten wir sicherstellen, dass wir innerhalb der Dokumentenbibliothek eine flache Struktur ohne Ordner beibehalten In diesem Fall sperren wir das Erstellen von Ordnern in der Dokumentenbibliothek. Wie wir nun sehen können, ist innerhalb der Bibliothek kein Erstellen von Ordnern mehr möglich. So stellen wir nachhaltig eine flache Struktur in der Dokumentenbibliothek dar. Als nächstes kümmern wir uns um das Thema Versionierung. Wir möchten hier gern sicherstellen, dass innerhalb einer solchen Dokumentenbibliothek drei Hauptversionen und die letzten drei Entwürfe in der Versionierung vorgehalten werden, so dass diese bei Bedarf zurückgeholt werden können. So habe ich nun eine Dokumentenbibliothek vorkonfiguriert und kann dies nun als Vorlage abspeichern. Ich bezeichne das Ganze als Vertragsbibliothek. Ein Kürzel soll in diesem Fall ausreichen. Ich speicher das Ganze ab, ohne Inhalte einzuschließen. Ich nehme also nur die gesetzte Konfiguration mit. In diesem Fall war das Speichern erfolgreich. Ich kann nun innerhalb des Listenkataloges, den ich auch über die Websiteeinstellungen ansteuern kann, über die sogenannten Listenvorlagen, mich in diese Liste um aus dieser Vorlage heraus weitere Bibliotheken zu erzeugen. Das sieht so aus, dass ich eine weitere App hinzufüge und anschließend in der Lage bin, mein benutzerdefiniertes Template, sprich meine Vorlage, abzurufen, um weitere Bibliotheken des gleichen Typs zu erzeugen. In dem Fall erstelle ich nun eine Bibliothek für Leasingverträge und die Bibliothek für den Rahmenvertrag und für den Typus Mietvertrag. Und last not least ... den Mietvertrag. Nun haben wir Dokumentenbibliotheken für die jeweiligen Inhaltstypen erzeugt und können nun kontrollieren, ob die entsprechende Konfiguration auch mitgekommen ist. Das sehen wir zum Beispiel bei den Versionverwaltungseinstellungen. Jawoll, das Ganze ist nach wie vor gesetzt. Ich guck mal, ob ich in der Lage bin, innerhalb der Dokumentenbibliothek einen Ordner zu erzeugen. Nein, das ist nicht der Fall. Wunderbar. Die Konfiguration der Vorlage ist also mitgekommen. Anschließend muss ich nun das Kriterium eintragen, was diese Dokumentenbibliotheken voneinander unterscheidet. Nämlich die Zuweisung des jeweiligen Inhaltstypen. Das mache ich nach folgendem Prinzip. Ich muss zunächst einmal das Management des Inhaltstypen manuell steuerbar wissen. Das ist der Fall. Das haben wir in unserer Vorlage eingepflegt. In dem Fall kann ich einen vorhandenen Inhaltstyp hinzufügen. In diesem Fall füge ich den Mietvertrag als Inhaltstyp der Dokumentenbibliothek hinzu. Anschließend nehme ich den generischen Inhaltstyp Dokument aus der Übersicht raus und habe dann eine Dokumentenbibliothek mit dem Inhaltstyp Mietvertrag. Genau das gleiche Prinzip machen wir nun mit allen Dokumentenbibliotheken.

Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Sehen Sie, wie SharePoint-Lösungen Schritt für Schritt entstehen. An zwei Beispielen sehen Sie die Umsetzung von der Bedarfsanalyse bis zur funktionstüchtigen Lösung.

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