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Excel 2013 Grundkurs

Bezüge zwischen Dateien herstellen

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Mit Hilfe der externen Bezüge können Sie sich auf Informationen aus anderen Dateien beziehen. Welche Möglichkeiten das bietet, erfahren Sie in diesem Film.
06:39

Transkript

In diesem Video gehen wir bei dem Thema "Reichweite" den letzten Schritt. Wir möchten uns nämlich anschauen, was passiert, wenn sich der Bezug einer Zelle, auf die ich mich beziehen möchte, sich in einer ganz anderen Datei befindet. Das wird auch "Externer Bezug" genannt. Bis jetzt hatten wir uns immer nur auf Informationen bezogen, die innerhalb einer Datei stehen, also entweder auf der gleichen Tabelle oder auf einem anderen Tabellenreiter. Aber gemeinsam war hier, dass die Bezüge immer in der gleichen Datei waren. Deswegen schauen wir uns jetzt auch mal folgendes Beispiel an. Ich bin Mitarbeiter eines Geschäftes und habe hier meine Verkäufe aufgelistet. Hier stehen die Artikelnummern und hier der Warenwert. Sie sehen, die Liste ist auch diesmal etwas umfangreicher, was aber eigentlich nicht wichtig ist. Wichtig sind hier nur die Provisionsbeträge, die ich bekomme, um genau zu sein, von meinem Chef. Aber mein Chef hat natürlich auch noch andere Mitarbeiter und damit das auch in unserem Unternehmen gerecht zu geht, hat der liebe Chef gesagt: "Liebe Jungs, ihr bekommt alle den gleichen Provisionssatz." Deswegen hat der Chef sich auch eine Datei angelegt. In dieser Datei liegen alle Informationen für den Mitarbeiter. Wenn ich mich also auf diese Datei beziehen möchte, ist es ganz wichtig, dass ich sie auch öffne. Genauer: Ich muss sogar beide Dateien offen haben, um an die Daten des Chefs zu kommen, an die Provisionssätze. "Datei", "Öffnen" und klicke dann mal auf "Computer" und anschließend auf "Durchsuchen", um dann unter "Computer" eben hier das Netzwerklaufwerk zu finden, wo mein Chef eben seine Datei abgelegt hat. In der Praxis würden Sie wirklich so gehen, D.h. da würde die Datei wirklich in dem Netzwerklaufwerk liegen. Hier in diesem Videotraining müssten Sie natürlich auf die CD gehen und dort würde sich auch eine Datei befinden und zwar genauer im Ordner "1_Rechnen". Ich hoffe, Sie haben die Datei gefunden. Auf jeden Fall will ich die hier mal öffnen. Wir schauen uns die mal an. Der Chef hat das auch "Chefsache" genannt. Deswegen ist das perfekt und ich klicke einfach hier auf "Öffnen". Ich sehe dann die Information, die der Chef so festlegt. Das wären natürlich im ersten Fall 19% Mehrwertsteuer, dann die Provision von 8% für Januar, dann die Marge von 15% für Januar. Für Februar hat er da andere Werte festgelegt. Für uns erstmal uninteressant. Wir sind ja im Januar und jetzt stellt sich gleich die Frage: Wie kann ich zwischen den beiden Dateien wechseln? Am einfachsten ist es über "Ansicht", "Fenster wechseln". Hier sehen Sie, habe ich beide Dateien im Zugriff. Ich klicke also hier auf meine Datei wieder. Jetzt sehen Sie, habe ich natürlich hier meine Januartabelle und möchte meine Provisionssätze wissen. Von der Rechnung her ganz einfach; ich sage einfach: "=", dann klicke ich auf den "Warenwert", sage "mal". Jetzt möchte ich wieder in die Datei wir kennen das schon , wir klicken auf "Ansicht", "Fenster wechseln" und wähle dann die Datei des Chefs aus. Ich klicke natürlich auf die "8%" vom Januar. Wir wollen uns mal ganz kurz anschauen, was er schreibt. Er schreibt also "[", dann den Dateinamen und dann "]". Das ist ja der Anfang des 3-D-Bezugs, weil er natürlich den Dateinamen braucht. Und nochmal, er schreibt in eckigen Klammern. Der Rest ist schon bekannt. Er schreibt dann den Namen des Reiters. Hier sehen Sie "Chefdaten" und dann ein "!" und dann den eigentlichen Bezug. Wir sind hier ein bisschen überrascht. Er schreibt nämlich im Gegensatz zu den anderen Beispielen einen absoluten Bezug. Das mag in der ersten Sekunde etwas inkonsequent sein, aber Microsoft hat eine Umfrage bei den Kunden gemacht und darüber festgestellt, dass eben bei einem externen Bezug meist der absolute Bezug gebraucht wird. Deswegen hat das Microsoft standardmäßig schon eingestellt. Es soll also helfen und nicht verwirren. Ich hoffe, das tut es auch. Für uns ist wichtig, wir bestätigen jetzt mal die Eingabe mit "Enter", finden hier unsere "4,44". Das ist schön zu merken. Dann machen wir einen Doppelklick. Jetzt wissen Sie auch, warum ich mal eine lange Tabelle gewählt habe. Sie sollen mal den Vorteil des Doppelklicks kennenlernen. Sie sehen hier. ich scrolle schon mit der Maus bis zum St.- Nimmerleinstag. Ja, irgendwann hoffe ich doch mal, bei der 1000 - genau so lang war es. Sehr schön, also mal eine lange Tabelle. Damit das etwas schneller geht, gehe ich über den Scrollbalken zurück und habe hier meine ersten Zahlen wieder. Dann wollen wir etwas üben. Wir berechnen einfach den Nettowert. Das ist natürlich alter Kaffee. "=" , dann sagen wir "Warenwert" plus "Provision" und sagen dann, haben wir den Nettowert. Die "Mehrwertsteuer", wir erinnern uns, liegt beim Chef. Also sagen wir "=", klicken dann darauf, sagen "mal", klicken wieder auf "Ansicht", "Fenster wechseln", wählen wieder die Datei des Chefs aus, klicken hier auf die "19%". Er schreibt auch wieder den absoluten Bezug. Ich bestätige das mit "Enter". Dann gehe ich in den "Verkaufswert" und sage hier an der Stelle einfach "=" der "Nettowert" plus die "Mehrwertsteuer". Das bestätige ich wieder mit "Enter", markiere einfach mal die drei Berechnungen und kann jetzt vereinfachten Doppelklick ausführen. Er hat alles wieder schön nach unten ausgefüllt. Ja, ich habe Ihnen gerade gezeigt, wie man einen externen Bezug herstellt. Sie sehen, es ist überhaupt nicht schwer. Ich muss genau das Gleiche machen wie vorher, mit der Maus einfach dorthin klicken, wo ich hin will. Also: Erst die Datei auswählen, dann den Reiter und am Schluss auf die Zelle klicken.

Excel 2013 Grundkurs

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9 Std. 34 min (115 Videos)
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