Excel 2013 Grundkurs

Bezüge zwischen Dateien aktualisieren

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Lernen Sie in diesem Video, wie Sie externe Bezüge aktualisieren und wie Sie mit der Warnmeldung umgehen.
06:08

Transkript

Wir haben ja gerade einen externen Bezug hergestellt. Wir wollen jetzt mal schauen, wie denn die Aktualisierung eines externen Bezugs passiert. Generell gibt es da zwei Wege. Der erste Weg ist, dass der Mitarbeiter beide Dateien offen hat. Wir schauen uns das noch mal an. Das ist die Datei des Chefs. Das ist meine Datei, sprich die des Mitarbeiters. Jetzt gucken wir uns mal den Provisionssatz an. Der ist hier bei "4,44". Ich gehe mal in die Datei des Chefs und ändere jetzt einfach mal den Provisionssatz auf "10%". Das ist natürlich in unserem Beispiel etwas unrealistisch, weil der Mitarbeiter natürlich nie in der Praxis den Provisionssatz des Chefs einfach mal nach oben setzen wird. Das könnte Ärger geben. Aber in diesem Videotraining sei es mal erlaubt. Übrigens, hier eine kleine Anmerkung: Wenn das ein Chef sehen würde, dann würde ich sofort fragen: Wie kann ich denn diese Datei, sprich meine Datei, schützen? Dann einfach mal in diesem Videotraining das Kapitel "Format" aufschlagen und dort unter "Schutz" mal nachschauen, wie man die Mitarbeiter an einer willkürlichen Änderung solcher Daten hindern kann. Also, dieser kleine Tipp noch an die Chefs unter uns. Ansonsten, in diesem Videotraining lassen wir das einfach mal zu, um zu gucken, ob wir das sofort hinbekommen. Wir gehen wieder zurück auf die Mitarbeiterdatei und welche Überraschung: Hier hat sich der Provisionssatz geändert. Ja, eigentlich ist es keine Überraschung, denn wir sind das von Excel schon gewöhnt. Aber dass das auch zwischen Dateien funktioniert, hätte man vielleicht in der ersten Sekunde gar nicht so gedacht. Nachdem wir den ersten Weg kennengelernt haben, wenn beide Dateien gleichzeitig geöffnet sind, wollen wir jetzt den zweiten Weg kennenlernen. Nämlich, was passiert eigentlich, wenn die beiden Dateien, ja, asynchron geöffnet sind und dann sich Daten ändern? Also, etwas konkreter: Es ist Freitagabend. Der Mitarbeiter geht nach Hause. Er schließt natürlich erstmal die Datei des Chefs, aber nicht ohne vorher das auf 8% wieder zurückgeändert zu haben. Wir schließen also jetzt hier mal unsere Datei und sagen "Sollen die Änderungen gespeichert werden?" Natürlich sagen wir hier mal "ja", denn die 8% soll natürlich stehenbleiben. Dann haben wir hier die 4,44 wieder. Alles wunderbar, wie gesagt, Freitagabend Feierabend, auch der Mitarbeiter will nach Hause. Und jetzt machen wir folgendes Szenario: Der Chef guckt in die Umsatzzahlen vom Januar und sagt: "Mensch, die Mitarbeiter waren so toll. Ich will einfach mal deren Provisionssatz erhöhen." Das heißt, der Chef geht also am Samstag ins Büro, öffnet sein Excel, geht mal auf "Datei", "Öffnen" und schaut sich auf jeden Fall mal seine Datei an. Da ist sie auch, seine Datei. Die öffnet er natürlich. Der Chef öffnet das und sagt jetzt hier: "Meine Jungs waren super. Deswegen gibt es 10% oder gleich 15%. Dann freuen sich alle." So, natürlich ist das relativ schnell erledigt. Der Chef will auch Feierabend machen. Es ist Samstagmittag. Er schließt natürlich die Datei und sagt hier "Speichern". Wunderbar. Er schickt eine Email an die Mitarbeiter und sagt: "Jungs, die Provisionssätze haben sich erhöht. Schaut mal nach." Und natürlich ist Montagmorgen jeder Mitarbeiter schon sehr interessiert, was sich denn getan hat in den Provisionssätzen. Also, jetzt kommt der Mitarbeiter, öffnet sein Excel, geht auf "Datei" und öffnet sich seine Datei. Hier vom Umsatz 2014 Januar und klickt darauf. Dann kommt hier eine kleine Hinweismeldung. Er sagt nämlich: "Diese Arbeitsmappe enthält Verknüpfungen zu mindestens einer Quelle, die möglicherweise nicht sicher ist." Er hat also erkannt, dass sich die Datei hier des Mitarbeiters sich auf eine andere Datei bezieht, sprich hier unsere Chefdatei bezieht. Er kann natürlich nicht wissen, ob die sicher ist oder nicht. Und deswegen sagt er sicherheitshalber mal: "Aha, sie könnte nicht sicher sein. Da sich die Datei innerhalb unseres Unternehmens befindet und natürlich vom Chef kommt, gehen wir aus, dass sie sicher ist. Wenn ich also jetzt dieser Verknüpfung vertraue, dann kann ich also auch die neuen Daten abrufen." Das tue ich jetzt auch mal. Wir gucken uns das noch mal an: 4,44. Ich sage "Aktualisieren". Wir merken uns aber auch, dass es den Button "Nicht aktualisieren" gibt. Der ist sozusagen eigentlich auch schneller erklärt. Denn wenn ich hier draufklicke, würde er nicht in der Chefsache nachgucken und er würde den alten Provisionssatz behalten. Uns interessiert aber jetzt hier der Fall. Ich klicke auf "Aktualisieren" und er schaut nach und es geht ganz schnell. Schon steht hier "8,33". Er hätte auch alle anderen Werte geöffnet. Super. Also, auch das Aktualisieren funktioniert, wenn der Chef seine Daten ändert und Sie können jedes Mal beim Öffnen Ihrer Datei entscheiden, ob Sie den neuen Provisionssatz wollen oder nicht. Zum Schluss sei mir noch eine ganz wichtige Anmerkung gemacht: Natürlich funktioniert das Aktualisieren nur, wenn der Chef seine Datei weder umbenennt noch an einen anderen Ort verschiebt noch löscht. Macht er eines dieser drei Dinge, kann natürlich Excel die Datei nicht mehr finden und es würde zu einer Fehlermeldung kommen. Sie müssten den externen Bezug noch mal neu herstellen. Am besten sprechen Sie da mit Ihrem Chef, warum er denn die Datei umbenannt, verschoben oder gelöscht hat. Ja, mit den externen Bezügen schließen wir auch das Kapitel "Reichweite" ab. Es war doch bestimmt faszinierend zu sehen, dass sich Bezüge sogar auf andere Dateien beziehen können.

Excel 2013 Grundkurs

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9 Std. 34 min (115 Videos)
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