SharePoint 2013 Grundkurs

Bestehende Listen im Handumdrehen in SharePoint abbilden

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Die meisten Daten zu Ihrem Projekt liegen wahrscheinlich schon als Excel-Vorlage auf einem Ihrer Gruppenlaufwerke. Sie erlernen, wie Sie SharePoint und Office optimal nutzen, um mit einigen wenigen Mausklicks eine komplette SharePoint-Liste zu erstellen.

Transkript

Nachdem die Führungsebene unseres Unternehmens entschieden hat, dass wir in Zukunft alle Projekte mit SharePoint 2013 planen und verwalten, haben wir natürlich nicht lange gezögert und für unser Projektmanagement eine eigene Seite angelegt. Diese Seite sehen Sie auch im Moment hier auf unserem Bildschirm. Wir haben hier unten ein Webpart, das uns bereits bekannt vorkommen dürfte. Der Unterschied zu der Standard- Teamwebsite ist lediglich der, dass wir hier oben noch unsere Zeitachse zur Verfügung haben. Was Sie hier sehen, ist keine Standard-Teamwebsite, sondern es handelt sich hier um den Seitentyp Projektwebseite. Damit wir auch möglichst bald mit der Projektverwaltung in SharePoint anfangen können, habe ich von der Abteilungsleitung eine Liste mit den wichtigsten Eckdaten zu unseren Projekten bekommen. Diese muss ich jetzt in SharePoint anlegen. Soweit so gut. Im Grunde genommen bedeutet es doch für uns, dass wir jetzt eine neue Liste anlegen. Also das heißt, wie nehmen hier den Weg über Websiteinhalte und klicken dann auf App hinzufügen. Nächster Schritt wäre, uns einfach alle Listen herauszusuchen, diese anzulegen und dann die dazugehörigen Spalten anzulegen. Wenn ich diese Liste nun nach diesem Schema anlegen würde, wäre das sehr zeitaufwändig. In diesem Video möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie die Daten aus bereits vorhandenen Excel-Listen nutzen und auf diese Art und Weise im Handumdrehen eine neue Liste in SharePoint anlegen. Bevor ich jetzt in meine Excel-Liste gehe, nehmen wir noch einen kleinen vorbereitenden Schritt vor. Wir benötigen nämlich später die Website-Adresse zu unserer Projektseite. Am einfachsten funktioniert das Ganze, indem wir direkt in die URL-Leiste klicken. Und für diesen Vorgang benötigen wir nicht die gesamte Webseitenadresse, sondern nur einen bestimmten Teil davon. Ich markiere diesen ganz kurz und zwar mit der Pfeiltaste nach Links und gedrückter Shift-Taste. Dann sehen Sie nämlich: Wir brauchen nur einen Teil davon, und zwar bis zu dem Namen unserer Seite. In diesem Fall hier Projektmanagement. Das Ganze kopiere ich mir jetzt in die Zwischenablage und öffne nun meine Excel-Liste. So. Sie sehen jetzt die Excel-Liste, die ich von meinem Abteilungsleiter erhalten habe. Sie ist sehr rudimentär aufgebaut. Hier stehen nur die Informationen, die ich in dem Moment auch sehen darf. Wir sehen hier die Projekte, Projektleiter, den geplanten Umsatz, sowie die bereits angefallenen Kosten und die Planstunden, sowie den Projektstart und das geplante Projektende. Aus dieser Liste, in Excel, muss ich nun eine Liste in SharePoint erstellen. Wie schon erwähnt, ist dazu nicht erforderlich, das Ganze komplett in SharePoint zu machen, sondern wir nutzen jetzt an dieser Stelle die Schnittstelle zwischen Microsoft Office und SharePoint 2013. Damit ich auf diese Schnittstelle zugreifen kann, muss ich diese Liste in eine Excel-Tabelle umwandeln. Dazu gehe ich wie folgt vor: Ich öffne mein Menü Als Tabelle formatieren und wähle jetzt irgendeinen Typ. Es geht jetzt nicht darum, dass wir eine bestimmte Farbe auswählen, sondern es geht lediglich darum, dass ich möchte, dass diese Aufstellung in eine Tabelle umgewandelt wird. Nachdem mein Cursor jetzt hier im Rahmen, bzw. innerhalb des Datenbereichs steht, wird dieser auch schon erkannt und mir hier in dem Feld angezeigt. Ich bestätige also mit OK und habe das Ganze somit schnell umgewandelt. Sobald dieser Vorgang abgeschlossen ist, habe ich jetzt hier auch die Tabellentools und kann auf die Schnittstelle in SharePoint zugreifen. Wir haben nämlich hier eine Funktionsgruppe mit dem Namen Externe Tabellendaten. In dieser Gruppe befindet sich die Funktion Exportieren, und wenn ich hier drauf klicke, bekomme ich den Befehl Tabelle in SharePoint-Liste exportieren. Und genau das möchte ich tun. Wir klicken also den Befehl einmal an. Dann öffnet sich der nächste Dialog. Das ist jetzt ein zweistufiger Prozess. Zunächst einmal müssen wir unsere Website-Adresse in das Feld Adresse einfügen. Entweder mit STRG+C oder aber mit Rechtsklick und Einfügen. Dann vergeben wir einen Namen für unsere Liste. Für unser Beispiel nenne ich diese Liste Projekte 2013. Wir könnten noch eine Beschreibung hinzufügen – ist aber nicht notwendig. Wir können direkt mit Weiter den Prozess fortfahren. Jetzt werden im Grunde genommen die Datentypen unserer Felder geprüft. Eines sollten Sie an dieser Stelle wissen: Wenn Sie in dieser Liste mit Formeln gearbeitet haben, werden diese in SharePoint nicht übernommen, sondern dort steht dann der reine Wert. Wenn das Ganze soweit passt, klicken wir auf Fertig stellen. SharePoint und Excel bauen jetzt gemeinsam eine Verbindung auf und legen im Hintergrund unsere Liste an. Wir sehen das Ganze jetzt auch schon. Sobald die Liste angelegt ist, bekommen wir diesen Hinweis. Die Tabelle wurde erfolgreich veröffentlicht und kann angezeigt werden unter: Die Adresse haben wir hier. Wir klicken diese einmal an und werfen einen Blick auf unser Ergebnis. So. Jetzt ist unsere Liste auch schon angelegt. Wir sind in SharePoint 2013, sehen hier oben den Namen der Liste. Sowie alle Spalten, inklusive der in Excel eingetragenen Daten. In diesem Video haben Sie gelernt, wie Sie Daten aus einer vorhandenen Excel-Liste schnell in SharePoint als SharePoint-Liste anlegen lassen können. Auf diese Weise sparen Sie sich die einzelnen Schritte und kommen viel schneller zum Ziel.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
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