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Projektmanagement: Kommunikation

Bessere Gespräche und Diskussionen

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Hier geht's um die wichtigste Form der Kommunikation, das persönliche Gespräch. Sie werden etwas über Gesprächsführung und aktives Zuhören erfahren.

Transkript

Wir haben gesehen, dass gute Kommunikation für den Projekterfolg sehr wichtig ist. Aber das ist leider oft gar nicht so leicht umzusetzen. In diesem Film möchte ich mich auf die wichtigste Form der Kommunikation konzentrieren, das persönliche Gespräch. Bestimmt haben Sie auch schon einmal die Erfahrung gemacht, dass Ihnen ein Gespräch entgleitet und in eine Richtung geht, die weder Sie noch Ihr Gesprächspartner angestrebt hatten. Sie verzetteln sich in Details, wurden emotional oder redeten aneinander vorbei. Am Ende war keine der offenen Fragen geklärt. Sie waren frustriert und im schlimmsten Fall mit dem Gesprächspartner zerstritten. Dies muss aber nicht sein, denn zum Glück gibt es ein paar Regeln und Gesetzmäßigkeiten, die Ihnen helfen, Ihr Gespräch erfolgreich bis zum Ende zu führen. Gerade bei komplexeren Gesprächen sollten Sie das Gespräch planen. Notieren Sie hierzu die wichtigsten Eckpunkte und Ziele auf einem Blatt Papier. Bei besonders heiklen Gesprächen hilft es auch, sich kleine Hilfestellungen wie zum Beispiel ruhig bleiben, oder denken vor dem Reden zu notieren. Machen Sie sich im Rahmen der Vorbereitung auch Gedanken, wo das Gespräch stattfinden sollte. Locker bei einem Kaffee, beim Spaziergang oder formaler in einem Büro? Auch den Zeitpunkt sollten Sie in Ihre Überlegungen einfließen lassen. Grundsätzlich gilt die Regel: Wer einlädt, beginnt. Geben Sie also einen kurzen Überblick und formulieren Sie das angestrebte Ziel. Dann beginnt das eigentliche Gespräch. In der Phase der Gesprächsführung leiten wir das Gespräch in die Richtung, in die wir es gerne haben möchten. Dies ist oft leichter gesagt als getan, da die Gesprächsführung ein mentaler Prozess ist, bei dem wir unseren Geist und unsere Emotionen sehr bewusst verwalten. Das Gespräch zurückzuholen wenn es in Nebensächlichkeiten abdriftet und Emotionen zu kontrollieren bedarf der Übung und innerer Disziplin. Eine gute Möglichkeit dies zu steuern, ist der bewusste Einsatz von Pausen. Aktives Zuhören ist ein weiterer Garant für erfolgreiche Gespräche. Können Sie sich pausen, wenn Sie etwas gehört haben? Verarbeiten Sie die Informationen und gleichen Sie diese mit ihren inneren Bildern ab. Ferner ist es sehr hilfreich, wenn Sie das Gesagte mit den eigenen Worten wiederholen, beziehungsweise nachfragen, ob Sie alles richtig verstanden haben. Dieses aktive Zuhören motiviert den Gesprächspartner, seinerseits aufmerksam zu bleiben, und sich nicht, wie es oft geschieht, schon vor dem Ende des Gesprächs innerlich zurückzuziehen. Wenn Sie hingegen sofort antworten oder noch schlimmer, den Gegenüber gar nicht zu Ende kommen lassen, wird Ihr Gegenüber Ihr mangelndes Interesse an einem Standpunkt wahrnehmen und sich aus dem Gespräch zurückziehen. Ein weiterer Vorteil einer Pause ist, das, was wir sagen wollen, nochmals zu überprüfen. Oft ist der erste Gedanke nicht der beste. Überlegen Sie zum Beispiel, ob Ihre Antwort eher auf der Sach- oder Beziehungsebene stattfinden sollte. Beispiel gefällig? In Gesprächen ist es stets sinnvoll, Ich-Botschaften zu transportieren. So ist in den meisten Fällen die Aussage: Ich sehe das anders, erfolgsbringender als die Aussage: Sie sehen das falsch. Ein weiterer essentieller Punkt eines erfolgreichen Gespräches ist der gegenseitige Respekt. Behandeln Sie Ihr Gegenüber so, wie Sie gern behandelt werden würden. Wie schon beim aktiven Zuhören erwähnt, sind Fragen ein wunderbares Mittel, um mehr über unseren Gegenüber zu erfahren. Denken Sie zum Beispiel einen Satz: Ich sehe das ganz anders. Anstatt jetzt sofort gegenzuhalten, können Sie ja genau nachfragen: Wie denn? Genau! Wer also nicht fragt, signalisiert mangelndes Interesse. Auch hier besteht wiederum die Gefahr, dass sich der andere aus dem Gespräch zurückzieht. Machen Sie sich Notizen oder verfassen Sie eine kleine Mitschrift frei nach dem Motto: Wer schreibt, der bleibt. Der letzte Eindruck eines Gesprächs ist besonders wichtig, auch wenn das Gespräch noch so emotional war. Der letzte Eindruck bleibt im Gedächtnis. Versuchen Sie also stets dem Gespräch eine verständnisvolle, persönliche Note am Ende mitzugeben, denn nach dem Gespräch ist oft vor dem nächsten Gespräch. Außerdem wird das gegenüber bei einem positiven Ende eher nicht schlecht gegenüber Dritten über dieses Gespräch berichten. Sie sehen, Sie können viel falsch machen bei Gesprächen, aber auch viel richtig. Wie bei vielen Disziplinen des Projektmanagements, ist auch hier noch kein Meister vom Himmel gefallen. Üben Sie die Gesprächsführung und reflektieren Sie Ihr Verhalten kritisch.

Projektmanagement: Kommunikation

Nutzen Sie Kommunikation als Schlüssel zum Projekterfolg. Lernen Sie Erfolgsfaktoren für das Stakeholdermanagement, Teaminformation, Meetingmoderation und Projektmarketing kennen.

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Erscheinungsdatum:29.05.2017

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