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Outlook 2016 für Mac Grundkurs

Besprechungstermine definieren

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Lassen Sie sich erklären, wie Sie andere Personen zu Besprechungsterminen einladen, einen Besprechungsraum buchen und die Verfügbarkeit der eingeladenen Personen in der Terminplanung prüfen.

Transkript

Wenn Sie Outlook im Unternehmen einsetzen, dann ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie immer wieder einmal Besprechungstermine mit anderen Kolleginnen und Kollegen festlegen müssen. Sei es, dass Sie zu Besprechungen eingeladen werden oder dass Sie selbst einladen. Für Besprechungseinladungen stehen mehr Optionen zur Verfügung als wenn Sie einen herkömmlichen Termin in Ihren Kalender eintragen, da bei Besprechungen mehrere Leute involviert sind. In diesem Video erfahren Sie, wie Sie eine Einladung zu einer Besprechung an verschiedene Leute schicken und einen Besprechungsraum buchen. Zum Erstellen der Einladung wechseln Sie bei Bedarf in das Modul Kalender. Dazu klicken Sie hier unten auf die Schaltfläche für den Kalender. Dann wählen Sie auf der Registerkarte Start die Schaltfläche Besprechung. Outlook öffnet ein neues Fenster, Unbenannt-Besprechung, und hier können Sie Ihre Daten eingeben Zunächst geben Sie hier an, wen Sie zur Besprechung einladen. Ich kann hier direkt mit der Eingabe des Namens beginnen. Outlook erkennt diesen Kontakt und ich klicke drauf und schon steht die erste eingeladene Person fest. Ich kann hier weitere Personen einladen oder ich kann hier auf das Adressbuch klicken und hier anfangen, zu schreiben, den Eintrag wählen, dann lösche ich hier das wieder und schließe dieses Fenster. Ich möchte diese drei Personen zu der Besprechung einladen. Dann gebe ich hier den Betreff ein und dann wähle ich hier einen Ort. Wenn Sie mit einem Exchange oder Office 365 Konto arbeiten, dann hat Ihr Systemverwalter vielleicht Konferenzräume eingerichtet, aus denen Sie auswählen können. Ich klicke jetzt hier auf das Adressbuch und dann wird die Suche angezeigt und hier sehen Sie, dass als Suchordner automatisch Besprechungsräume ausgewählt wurde. Ich weiß, die Besprechungsräume fangen alle mit demselben Buchstaben an. Dann werden hier alle Besprechungsräume angezeigt. Ich nehme hier den Konferenzraum B und klicke auf Hinzufügen. Dann lösche ich hier wieder die Suchanfrage und schließe dieses Fenster. Sie sehen, hier steht jetzt Konferenz B im Ort und gleichzeitig wird Konferenz B auch zur Besprechung eingeladen. Das liegt daran, dass Sie dann wirklich anfragen können, ist der Besprechungsraum frei? Wann soll die Besprechung stattfinden? Das möchte ich noch offen lassen, da ich nicht weiß, wie verfügbar die Teilnehmer sind, und ob der Konferenzraum verfügbar ist. Deswegen schreibe ich jetzt erst mal die Agenda. Gut, jetzt kann ich noch festlegen, wie dieser Termin in meinem Kalender angezeigt werden soll. Gebucht, Frei, Außer Hause, oder Mit Vorbehalt. Ich belasse es bei Gebucht. Eine Erinnerung ist standardmäßig 15 Minuten vorher vorgesehen. Das ist auch ok. Es ist kein Serientermin. Es ist eine einmalige Besprechung. Dann gibt es hier noch die beiden Schaltflächen, Bitte um Antwort und Vorschlag zulassen. Beide sind aktiviert. Bitte um Antwort bedeutet, dass ich eine Antwort auf die Einladung erwarte und Vorschlag zulassen bedeutet, dass die eingeladenen Personen Vorschläge für ein neues Datum oder eine neue Uhrzeit machen können, wenn sie zum vorgeschlagenen Zeitpunkt verhindert sind. Der Zeitpunkt ist noch völlig offen. Ich möchte jetzt gerne die Kalender der anderen einsehen und dazu klicke ich auf die Schaltfläche Terminplanung. Dann wird hier die Terminplanung angezeigt und Sie sehen, hier oben das sind meine Termine, dann kommen die Termine vom Gregor Ludwig, Thorsten Schlaak, Stella Wagner und für den Konferenzraum. Hier unten sehen Sie die Legende, wie die Termine zu lesen sind. Blau ist gebucht, ein Streifenmuster von links unten nach rechts oben ist mit Vorbehalt, Lila ist außer Haus und das Streifenmuster von links oben nach rechts unten bedeutet, dass ich keine Informationen habe. Gut, hier sehe ich meine Termine und hier dieser blaue Bereich zeigt das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit an. Und Sie sehen, eigentlich habe ich jetzt gerade einen Termin. Für Gregor Ludwig habe ich keine Informationen. Dann sehe ich hier die Termine für Thorsten, der ist später außer Haus und Stella Wagner hat jetzt keinen Termin und der Konferenzraum, aktuell ist er auch belegt. Dann kann ich hier mit gedrückter Maustaste diesen Zeiger verschieben. Ich möchte das Treffen hier auf 11:00 Uhr ansetzen. Wenn ich mit gedrückter Maustaste diese Linie ziehe, kann ich den Termin erweitern. Oben wird dann alles angepasst. Das Datum stimmt, die Uhrzeit stimmt und die Dauer dann auch, eine Stunde. Hier scheinen alle Zeit zu haben, nur bei Gregor weiß ich es nicht. Das heißt, ich möchte den Termin ganz kurzfristig für heute auf 11:00 Uhr ansetzen. Jetzt habe ich alle wichtigen Daten für die Einladung bestimmt und kann jetzt hier auf die Schaltfläche Senden klicken, dann wird die Einladung an die Personen, die ich im Termin angegeben habe, versendet und dann brauche ich nur noch auf ihre Antwort zu warten. Ich kann mir den Termin auch noch mal angucken. Dann steht es hier drin. Hier wurde die Uhrzeit übernommen, die Agenda steht da, dann klicke ich auf Senden und dann wird mir hier der Termin auch gleich in meinem Kalender angezeigt. Es gibt noch eine weitere Möglichkeit, eine Besprechung zu planen, nämlich direkt aus einer Nachricht heraus. Dazu wechsle ich zum Bereich Email. Ich klicke hier unten auf den Briefumschlag. Dann kann ich gleich mal prüfen, ob schon jemand zugesagt hat und Sie sehen hier, Konferenzraum B hat die Einladung angenommen. Dann blättere ich hier runter zu der Email von Marius. Marius möchte sich mit mir treffen und jetzt kann ich ihm ein Treffen vorschlagen. Dazu klicke ich auf der Registerkarte Start auf Neue Elemente und dann auf Besprechung. Dann wird das Fenster für die Besprechung angezeigt, dann kann ich hier angegeben, dass es an Marius gehen soll, ich kann einen Ort vorschlagen, ein Treffen, das Datum usw. wie gehabt und kann dann, wenn ich alle Daten eingegeben habe, auf Senden klicken und die Einladung an Marius schicken. Ich werde hier aber keine Besprechung schicken, sondern schließe das Fenster wieder und verwerfe die Einladung. Fassen wir zusammen: Im Kalender-Modul können Sie neue Besprechungen erstellen und Personen dazu einladen. Sie bestimmen, wen Sie einladen, wo die Besprechung stattfinden soll und schlagen Termine vor. Wenn Sie Zugriff auf die Kalender der eingeladenen Personen haben, können Sie in der Terminplanung nachschauen, wann diese Personen frei sind und dementsprechend das Datum und die Uhrzeit bestimmen. Dann brauchen Sie nur noch auf Senden zu klicken und die Einladung wird an die jeweiligen Teilnehmer verschickt.

Outlook 2016 für Mac Grundkurs

Bekommen Sie Ihre E-Mails in den Griff und organisieren Sie Ihre Kontakte, Termine und Aufgaben mit Outlook 2016 für Mac.

3 Std. 28 min (43 Videos)
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Erscheinungsdatum:13.10.2016

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