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Outlook 2016 für Mac Grundkurs

Besprechungseinladungen organisieren

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In diesem Video lernen Sie die nötigen Schritte kennen, um eine Besprechungseinladung nachträglich zu aktualisieren, die Zusagen zu prüfen und bei Bedarf eine Besprechung abzusagen.

Transkript

Wenn Sie zu einer Besprechung einladen, dann haben Sie die Fäden in der Hand. Sprich, Sie sind der Organisator, die Organisatorin der Besprechung und Sie wollen wissen, wir kommen kann und wer nicht. Unter Umständen ist es auch erforderlich, zusätzliche Information zu senden, den Anlass zu ändern oder gar das Meeting komplett abzusagen. In diesem Video erfahren Sie, wie Sie sich als Organisator der Besprechung einen Überblick verschaffen, Informationen bei Bedarf nachliefern oder die Besprechung absagen. Ich habe hier für heute um 11:00 einen Besprechungstermin angesetzt, den möchte ich jetzt noch mal prüfen. Ich doppelklicke auf den Eintrag und dann wird mir die Besprechung in diesem Fenster hier angezeigt. Zunächst möchte ich noch mal mehr Informationen über den Ablauf der Besprechung senden. Ich will eine Agenda hinzufügen. Deswegen klicke ich hier rein und mache ein bisschen Platz und dann schreibe ich neuen Text rein. Dann möchte ich hier eine Agenda als Anlage hinzufügen. Dazu klicke ich hier oben in der Menüleiste auf Besprechung, wähle hier den Befehl Anlagen und dann Hinzufügen, wechsle zu dem entsprechenden Ordner, hier finde ich mein Dokument, Agenda-Programmerweiterung, ich markiere diese Word Datei und klicke auf Auswählen. Dann wird das Dokument Agenda-Programmerweiterung dem Besprechungstermin als Anlage hinzugefügt. Dann möchte ich prüfen, hat denn schon jemand zugesagt? Dazu klicke ich hier auf die Schaltfläche Terminplanung und dann sehe ich hier diesen Termin. Bei mir ist er eingetragen. Als Organisatorin habe ich sowieso zugesagt. Der Konferenzraum steht zur Verfügung. Das ist schon mal eine gute Nachricht, aber ansonsten steht bei Thorsten und auch bei Stella Wagner das Ganze nur unter Vorbehalt und dann kann ich hier gucken, die Symbole zeigen, was bereits passiert ist bzw. nicht. Konferenzraum B hat zugesagt, Stella Wagner keine Antwort, Thorsten auch nicht und der Gregor auch nicht. Das heißt, da muss ich noch mal wirklich dringend um Antwort bitten. Dann klicke ich hier noch mal auf Termin, gehe nach unten, füge ein bisschen Platz ein und dann schreibe ich, bitte umgehend antworten und dann klicke ich auf die Schaltfläche Aktualisierung senden. Dann wird der Termin in der aktualisierten Form erneut an die ursprünglich eingeladenen Personen gesendet. Da die Zeit für den Termin jetzt ziemlich knapp wird und ich noch keine Zusagen erhalten habe, kann ich mir überlegen, ob ich den Termin nicht generell absagen möchte. Dazu kann ich auf den Termin mit der rechten Maustaste klicken und hier unten den Befehl Besprechung absagen wählen. Dann wird eine Absage an alle Teilnehmer gesendet. Aber jetzt warte ich mal noch ab, vielleicht bekomme ich ja noch Zusagen und dann kann der Termin noch pünktlich stattfinden. Zusammenfassend kann man sagen, dass Sie als Organisator oder Organisatorin einer Besprechung die Daten nachträglich aktualisieren können, zum Beispiel habe ich einen Anhang hinzugefügt, ich kann die Zusagen prüfen und bei Bedarf den Termin absagen.

Outlook 2016 für Mac Grundkurs

Bekommen Sie Ihre E-Mails in den Griff und organisieren Sie Ihre Kontakte, Termine und Aufgaben mit Outlook 2016 für Mac.

3 Std. 28 min (43 Videos)
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Erscheinungsdatum:13.10.2016

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