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Office 365: Outlook Grundkurs

Besprechungsanfragen erstellen

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Erstellen Sie Besprechungen und laden Sie andere Personen per E-Mail dazu ein.
05:04

Transkript

In Outlook können Sie Besprechungsanfragen stellen und Personen dazu einladen. Wie das genau funktioniert, erkläre ich in diesem Video. In meinem Beispiel möchte ich mit zwei Kollegen am 12. eine Projektbesprechung durchführen und die Kollegen einladen. Ich kann auf unterschiedliche Wege eine Besprechungsanfrage erstellen. Wenn ich im Kalender bin oder auch in einem anderen Outlook-Modul, habe ich oben im Menüband-Register im Register "Start" über die Schaltfläche "Neue Elemente" immer die Möglichkeit, eine neue Besprechung zu planen. Befinde ich mich im Kalender, könnte ich auch doppelt, in diesem Fall in der Monatsansicht, auf den Termin klicken und im Register "Ereignis" in der Gruppe "Teilnehmer" Teilnehmer einladen. Sobald ich auf "Teilnehmer einladen" geklickt habe, erhalte ich im Terminformular die Möglichkeit, die E-Mal-Adressen hinzuzufügen. Ich hätte auch die Möglichkeit, über die Schaltfläche "An..." in meine Kontaktlisten zu wechseln. In diesem Fall gebe ich die Adressen einmal ein. Als Nächstes lege ich noch einen aussagekräftigen Betreff an, damit die Kollegen informiert sind, worüber ich mit ihnen sprechen möchte. Sind in Ihrem Unternehmen die Besprechungsräume in Outlook integriert, dann hätten Sie die Möglichkeit, über die Schaltfläche "Räume" zu klicken beziehungsweise zu gehen, und dort einen Besprechungsraum auszuwählen. Im rechten Fensterbereich würden Sie auch sofort sehen, wenn ein Raum schon belegt ist zu Ihrer gewünschten Zeit. In meinem Fall ist es hier nicht installiert, deshalb wähle ich den Ort einmal manuell aus beziehungsweise trage das kurz ein. Da ich in meinem Kalender in der Monatsansicht war und dort doppelt geklickt habe, wird mir wieder ein ganztägiges Ereignis angezeigt. Ich deaktiviere das ganztägige Ereignis, damit ich eben eine Uhrzeit festlegen kann. Und ich würde vorschlagen gleich morgens um 8. Dass wir da die Besprechung durchführen. Ich kann im Notizenbereich kurz mein Anlegen aufführen, damit die Personen Bescheid wissen, worum es geht. Sobald ich alles ausgefüllt habe, klicke ich direkt auf die Schaltfläche Senden. Und sobald der Termin bestätigt oder abgelehnt wird, erhalte ich per E-Mail eine Information. Zusätzlich lässt sich der Termin immer schnell überprüfen. Was den Status angeht, gerade wenn Sie eine Besprechung an viele Personen geschickt haben, dann ist das übersichtlicher, wenn Sie den Termin einmal anklicken. Dann öffnet sich im oberen Bereich das Register "Besprechung", und in der Gruppe "Teilnehmer" hätten Sie die Möglichkeit, über die Schaltfläche "Nachverfolgung" den Status abzufragen. Sie erhalten hier eine Auflistung aller eingeladenen Personen. Und im rechten Bereich würden Sie dann entsprechend den Status sehen, ob die Besprechung angenommen wurde oder abgelehnt wurde. In meinem Fall schließe ich das Fenster noch einmal, wenn ich jetzt die Besprechung verändern würde, das heißt, ich klicke nochmal doppelt in die Besprechung, und ich würde jetzt die Uhrzeit verändern. Dann müsste ich auch eine Aktualisierung senden. In diesem Fall steht auf der Schaltfläche "Senden" auch "Update senden". In dem Augenblick werden meine Kollegen direkt informiert, dass ich die Uhrzeit geändert habe. Möchte ich eine Besprechungsanfrage wieder löschen, dann klicke ich direkt auf die Besprechungsanfrage im Kalender beziehungsweise auf den Termin und drücke einmal die Entfernen-Taste. In dem Augenblick öffnet sich wieder die Besprechungsanfrage, und die Schaltfläche verändert sich von "Senden" in "Absage senden". Und wenn ich jetzt auf "Senden" klicke, werden die Kollegen direkt auch informiert. In diesem Video habe ich Ihnen erklärt, wie Sie Besprechungsanfragen erstellen und Personen dazu einladen.

Office 365: Outlook Grundkurs

Behalten Sie E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben mit Outlook (Desktop-Version) in Office 365 im Griff.

5 Std. 1 min (51 Videos)
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Erscheinungsdatum:08.09.2016

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