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Outlook 2013 Grundkurs

Besprechungsanfragen

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Besprechungsanfragen werden per E-Mail gesendet. Der Empfänger kann direkt in Outlook für die Besprechung zu- oder absagen sowie gegebenenfalls einen neuen Termin vorschlagen.
05:30

Transkript

In diesem Video möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie auf Besprechungsanfragen antworten können und wie Sie Einstellungen in den Optionen festlegen können. Besprechungsanfragen werden Ihnen per E-Mail zugeschickt. Also wechsel ich in diesem Beispiel einmal in den Posteingang. Meine Kollegin Julia hatte mir eine Einladung geschickt, die klicke ich jetzt hier im Posteingang einmal an. Rechts im Lesebereich wird mir die Anfrage angezeigt. Ich vergrößere einmal ganz kurz den Lesebereich. Sie sehen hier im oberen Bereich die Schaltflächen zum Beantworten. Zusätzlich bietet mit der Lesebereich hier eine Kalender-Vorschau, so dass ich prüfen kann, ob ich da gegebenenfalls schon einen Termin habe. Falls bei Ihnen der Lesebereich nicht eingeblendet ist, können Sie natürlich auch die Besprechungsanfrage durch einen Doppelklick öffnen. Und Sie sehen im Menüband "Register Besprechung" die einzelnen Schaltflächen. Auch die Kalender-Vorschau wird Ihnen angezeigt zum Prüfen, ob es gegebenenfalls Konflikte gibt, ob Sie dort gegebenenfalls schon einen Termin haben. Möchten Sie einer Besprechung zusagen, haben Sie folgende Optionen: Der Befehl "Antwort vor dem Senden bearbeiten" bedeutet, dass Sie mit dieser Option zusagen, aber zusätzlich dem Besprechungsorganisator noch eine E-Mail-Nachricht schicken können. Das macht Sinn, wenn Sie sich bspw. sehr über eine Einladung freuen und das noch einmal schriftlich mitteilen möchten. Wenn Sie den Befehl "Antwort jetzt senden" auswählen, wird der Besprechungsorganisator per E-Mail informiert, dass Sie zugesagt haben. Wenn Sie den Befehl "Keine Antwort senden" auswählen, dann sagen Sie zu, aber der Besprechungsorganisator wird darüber nicht per E-Mail informiert. Möchten Sie der Besprechung vorläufig zusagen, so können Sie die Schaltfläche "Mit Vorbehalt" anklicken. Und auch hier haben Sie die Befehle "Antwort vor dem Senden bearbeiten", wenn Sie kurz mitteilen möchten, dass Sie sich gegebenenfalls noch kurz abstimmen müssen, dass Sie deshalb noch nicht zusagen können. Oder Sie verwenden die Befehle "Antwort jetzt senden", dann bekommt der Besprechungsorganisator wieder eine E-Mail, dass Sie mit Vorbehalt geantwortet haben. Und "Keine Antwort senden", dann erhält der Besprechungsorganisator keine E-Mail über Ihren Status. Und die Schaltfläche "Ablehnen" bietet ebenfalls die drei Optionen. Um bspw. dem Besprechungsorganisator kurz mitzuteilen, warum Sie nicht an der Besprechung teilnehmen möchten oder auch können, hätten Sie jetzt hier die Möglichkeit "Antwort vor dem Senden bearbeiten" anzuklicken. Und je nachdem, welche Einstellungen der Besprechungsorganisator in seinem eigenen Outlook festgelegt hat, können Sie gegebenenfalls auch eine andere Zeit vorschlagen. Da ich mich sehr über die Einladung meiner Kollegin freue und mich gerade in Graz befinde, sende ich ihr eine Zusage mit einer Antwort und klicke auf "Senden". Sobald Sie einer Besprechung zusagen, wird die Besprechung automatisch in Ihren Kalender als Termin gesetzt. Wenn Sie einer Besprechung zusagen oder unter Vorbehalt zusagen, wird die Besprechung automatisch in Ihrem Kalender eingetragen. Die ursprüngliche Besprechungsanfrage, die Sie als E-Mail erhalten haben, die wird gelöscht. Ich wechsele einmal in den Kalender. Sie sehen, hier wurde der Termin nun eingetragen. Möchten sie nicht, dass die Anfragen aus dem Posteingang gelöscht werden, so können Sie diese Einstellung ändern. Dafür klicken Sie in das Menüband-Register "Datei". In der Backstage-Ansicht wählen Sie den Eintrag "Optionen". Wechseln Sie in die Kategorie "E-Mail". Und ich blättere nach unten, Sie sehen hier immer Überschriften wie "Nachricht verfassen". Und hier suche ich jetzt "Nachrichten senden". Hier in der Gruppe "Nachrichten senden" gibt es das Kontrollkästchen "Besprechungsanfragen und Benachrichtigungen nach Beantwortung aus Posteingang löschen". Wenn Sie dieses Kontrollkästchen, bzw. das Häkchen aus dem Kontrollkästchen entfernen, dann bleiben die Besprechungsanfragen im Posteingang bestehen. Dennoch wird der Termin in Ihrem Kalender festgelegt. In diesem Video habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie auf Besprechungsanfragen antworten, und wie Sie Einstellungen in den Optionen vornehmen.

Outlook 2013 Grundkurs

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4 Std. 1 min (48 Videos)
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