SharePoint 2013 Grundkurs

Besprechungen durchführen und in OneNote festhalten

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Mitarbeiter sitzen an den unterschiedlichsten Standorten und deshalb sind Online-Meetings heute an der Tagesordnung. Im Video: Ein Team trifft sich zu einer Besprechung per Lync und arbeitet zeitgleich in einem für alle freigegebenen OneNote-Notizbuch.

Transkript

Unser Meeting startet. Ich habe eingeladen und ich möchte ganz gerne die Kollegen auch mit dazuholen. Ich sitze gerade in Graz. Die Kollegen sitzen in München und in Stuttgart. Und die möchte ich gerne per Lync mit dazuholen. Was tue ich? Ich nehme jetzt hier einfach schonmal die Frau Schäfer. Hole dann über dieses Icon Weitere Personen einladen die Frau Unverhau dazu. Schreibe: "Guten Morgen, wie geht es euch?" "Wie sieht es in München aus?" "Das Wetter in Stuttgart." Denn Sara ist in Stuttgart. Super. Also, Sie sehen, wir können hier chatten. Wir können aber auch Telefonie dazuschalten. Oh, im Ländle scheint die Sonne, sehr schön. "Hier in Graz auch." So. Ich klicke hier auf das Icon, dass ich meinen Bildschirm freigebe. Klicke auf OneNote und gehe auf Freigegebene Notizen. Möchte jetzt hier dieses Notizbuch nehmen. So. Sie sehen, ich habe automatisch hier angezeigt bekommen Besprechungsnotizen 11.04. und die Teilnehmer sind auch bereits aufgelistet. Es geht übers Brainstorming heute. "Firmenfeier". So. Was ist zu tun? Und jetzt passiert Folgendes. Die Kollegen können parallel dazu auch hier in OneNote eintragen. Es werden weitere Gedanken aufgefüllt. Jeder kann hier dementsprechend darauf zugreifen. Ich schreibe jetzt hier nochmal so ein bisschen. Ah, es tut sich schon langsam was. Also hier sehe ich: "Catering organisieren". Dann: "Bier", okay, "Musik und Tanz" schreibe ich mal dazu. Und was Sie hier feststellen, ist, das schreibe jetzt nicht alles ich, sondern das schreiben die Kollegen auch und ich bekomme in OneNote auch dann sehr einfach später angezeigt, wer an den Notizen mitgearbeitet hat, wer welche Notizen ergänzt. Und wir sehen, es füllt sich langsam. Ich sehe jetzt auch hier, wer hat das Ganze ergänzt, also ich bekomme auch die Autoren dann angezeigt. Während dem ich Ihnen jetzt hier so erzähle, was sich alles tut, sind die Kollegen eifrig dabei am Schreiben und Ergänzen. Und das ist die moderne Art der Zusammenarbeit, dass wir also, egal wo wir sind auf der Welt, auch schnell über eine Lync-Besprechung, eine OneNote-Freigabe dann dementsprechend sehen können, wie wir die Informationen zusammensammeln. Ich kann hier jetzt sagen, über; das ist jetzt klassich OneNote; ja, das ist wichtig, das finde ich auch eine richtig tolle Idee. Ja. Ich ergänze das jetzt. So. Und so haben wir die Möglichkeit, in einer sehr einfachen Umgebung dann dementsprechend Informationen mit aufzunehmen, mit mehreren Personen gleichzeitig in OneNote zu arbeiten, Besprechungen online durchzuführen. Und wenn wir die Besprechung dann beendet haben; ich hole die Kollegen jetzt gerade. "Hallo Team. Das war super. Danke und viele Grüße. Protokoll findet ihr in OneNote. Bis bald." So. Das Ganze geht natürlich auch, wie gesagt, über Telefonie. Und wir hätten auch die Möglichkeit, zu sagen, dass wir über Video dann auch arbeiten. Ja, die Kollegen sind dementsprechend wieder am Arbeiten ich gehe jetzt aus der Besprechung raus, habe jetzt hier das OneNote-Notizbuch, ja. Und das Gute ist, wir sehen hier die Möglichkeit, dass wir synchronisieren können. Auch hier gilt jetzt wieder, das ist das Notizbuch, was in SharePoint ist, was wir aber auch jederzeit; ich gehe jetzt hier bei unserer Seite mal auf Start. dass Sie sehen, hier liegt das Notizbuch. Hier haben wir die Möglichkeit der Synchronisierung. Sie sehen, hier ist mittlerweile unser Protokoll angekommen. Das mag jetzt vielleicht nicht so ganz dem entsprechen, was Sie sich unter einem Protokoll vorstellen, aber ich habe die Möglichkeit, das Ganze dann nach so einer Besprechung, wo ich Informationen schnell aufnehmen muss, nachzuarbeiten. Ich habe die Möglichkeit, alles zu kategorisieren, dass ich sage, hier sind Aufgaben dahinter. Ich habe in OneNote die Möglichkeit, zu sagen, ich möchte gerne hier eine Aufgabe über Start, eine Outlook-Aufgabe daraus machen; dass ich sage, das muss morgen fertig gemacht werden. Ich kann eine Aufgabe zuweisen. Ja, ganz normal über Outlook. Und habe so die neuen Möglichkeiten genutzt; und OneNote im Einsatz; und sehr kompakt; und auf eine schnelle Art und Weise Teams weltweit zusammengeholt; eine Besprechung organisiert und auch protokolliert. Was haben wir in diesem Video gelernt? Wir haben sehr dynamisch gesehen, was passiert, wenn Teams verstreut sind; wie ich sehr schnell über Lync einladen kann, Personen dazuziehen kann: und dann auch dementsprechend sagen kann, ich möchte den Bildschirm freigeben, ich möchte auf mein Notizbuch klicken, ich möchte im Notizbuch gemeinsam arbeiten. Wir haben gesehen, wie wir parallel, verschiedene Personen von verschiedenen Standorten, an einem Notizbuch gearbeitet haben. Wir haben gesehen, wie das Notizbuch, das im SharePoint abgelegt wird, von allen Personen auch genutzt werden kann; lokal abgespeichert werden kann; wie wir dann die Kombination mit Outlook-Aufgaben nutzen können; und das als moderne Art der Zusammenarbeit in unserem Alltag dann Platz findet.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
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