Skype for Business 2016 Grundkurs

Besprechung planen

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Microsoft Outlook eignet sich in Verbindung mit Skype for Business optimal, um eine Besprechung langfristig zu planen. Der Kalender des E-Mail-Programms stellt hierfür die benötigte Funktionalität zur Verfügung.
07:09

Transkript

Im Gegensatz zu einer ungeplanten Besprechung, die Sie sehr kurzfristig, meistens Ad hoc einberufen, können Sie mit Hilfe von "Microsoft Outlook" auch Besprechungen langfristig planen und in Ruhe Vorbreiten. Das macht beispielsweise Sinn, wenn Sie Kolleginnen und Kollegen aus anderen Standorten oder Kunden und Partner zur Besprechung einladen möchten. Bei externen Personen können Sie meistens nicht einschätzen, ob zum gewünschten Termin alle erforderlichen Personen Zeit haben. Dieses Video zeigt auf, wie Sie eine Besprechung langfristig planen und in Outlook organisieren. Zunächst öffne ich "Microsoft Outlook". Innerhalb von Outlook wechsle ich in den "Kalender", denn "Skype for Business" Besprechungen können direkt im "Outlook Kalender" erstellt werden. Im Register "Start" des Menübands finden Sie die Gruppe "Skype-Besprechung" und die Schaltfläche "Neue Skype-Besprechung". Ich klicke jetzt auf diese Schaltfläche, um eine neue Besprechung anzulegen. Und anders, als bei der normalen Besprechungsanfrage von Outlook, ermöglicht Ihnen "Skype for Business", dass zusätzlich einen Besprechungslink und somit die Einwahlnummer automatisch generiert werden und alle eingeladenen Personen können später über diese Einladung direkt über den Link an der Besprechung teilnehmen. Bevor ich jetzt jedoch Personen hier im oberen Bereich eintrage und somit einlade, möchte ich vorher eine PowerPoint Präsentation in die Besprechung hochladen. Im Menüband, im Register "Besprechung" befindet sich jetzt die Gruppe "Skype-Besprechung" und es gibt die Schaltfläche "An Skype-Besprechung teilnehmen". Ich klicke direkt darauf und es folgt ein Dialog, wo ich gefragt werde, wie ich jetzt an dieser Besprechung teilnehmen möchte. Möchte ich mit Audio- und Videofunktionen starten oder sollen mich die Leute zurückrufen? In diesem Fall bin ich ja noch in den Vorbereitungen, also benötige ich "keine Audioteilnahme". Diese Option wähle ich aus. Ich belasse, hier im unteren Bereich, die Option "Nicht mehr anzeigen". Die belasse ich so, damit ich beim nächsten Mal wieder gefragt werde und in diesem Fall bestätige ich mit "OK". Jetzt befinde ich mich direkt in der Besprechung. So, wie es später die Teilnehmer auch sehen würden. Im oberen Bereich habe ich wieder die Möglichkeit, die Teilnehmerliste einzublenden. Ich kann hier auch noch Teilnehmer hinzufügen während der Besprechung, Aber das ist jetzt gar nicht wichtig. Wichtig ist, wie bekomme ich die Präsentation hier in die Besprechung eingebunden. Im unteren Bereich der Symbolleiste für Interaktion, klicke ich direkt auf das Symbol "Präsentieren". "Dargestellt mit dem Monitor" und hier habe ich die Möglichkeit, beispielsweise eine PowerPoint Datei hochzuladen. Ich habe die Präsentation bereits vorbereitet. Ich suche den Ordner, ich habe das hier unter "Dokumente" abgelegt und wähle die Datei aus. Und klicke auf "Öffnen". Die Präsentation startet sofort. Und ich hätte jetzt die Möglichkeit, mir die Präsentation noch einmal anzuschauen, ob soweit alles vorhanden ist. Aber in diesem Fall beende ich die Präsentation. Und ich möchte das Freigabefenster, welches ich jetzt hier angezeigt bekomme, ausblenden. Wenn ich jetzt nochmal über den Bereich "Präsentieren", also auf die Schaltfläche "Präsentieren" klicke, dann habe ich hier im unteren Bereich "Inhalte verwalten". Und mir wird ein Inhalt angezeigt. Wenn ich auf diesen Befehl klicke, lande ich im Bereich des Inhaltes und sehe, dass meine Präsentation jetzt vorliegt Ich könnte jetzt direkt nochmal hier auf das Symbol "Präsentation starten" klicken. Ich hätte die Möglichkeit, auch die Präsentation rauszulöschen, falls ich versehentlich die falsche Präsentation hochgeladen habe. Aber in diesem Fall schließe ich einmal. Wenn ich jetzt die Präsentation bzw. die Besprechung beenden möchte, klicke ich unten auf die Schaltfläche "Weitere Optionen" und wähle "Besprechung beenden". Wenn ich erneut in die Besprechung gehe, vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt oder eben an dem Termin, dann habe ich immer die Möglichkeit, auf den Inhalt der Präsentation zuzugreifen. Ich klicke also erneut auf das Symbol "Präsentationen", wähle wieder "Inhalt verwalten". Und klicke auf "Präsentation dieses Inhalts starten". Und Sie sehen, im Hintergrund wird die Präsentation geladen und ich könnte jetzt mit der Besprechung anfangen. In diesem Fall schließe ich aber noch einmal die Präsentation bzw. beende sie. Schließe auch wieder das "Freigabefenster" und ich beende damit die Besprechung. Erst, wenn ich alles soweit vorbereitet habe, sämtliche Dateien hochgeladen habe oder auch PowerPoint Präsentation schon einmal geprüft habe, erst dann lade ich meine Kollegen ein. Ich schreibe noch ein Betreff. In diesem Fall geht es um eine Besprechung für das aktuelle Video-Training. Dann füge ich noch einen Termin ein. So, das müssen wir gleich Montag machen. Und am besten gleich um 8 Uhr. Und das Ganze endet auch Montag. Ich denke mal, das werden, na ich schätze mal über 1:30 Stunden. Ich wähle die Zeit aus und klicke jetzt auf "Senden". Hat sich etwas an der Besprechung geändert, oder möchte ich doch nochmal eine andere Datei der Besprechung hinzufügen, so kann ich den Termin öffnen. Jetzt in meinem Beispiel hier über die Monatsansicht klicke ich doppelt auf den Termin. Und Sie sehen ich habe hier im oberen Bereich wieder die Möglichkeit, an der Besprechung teilzunehmen. Das bedeutet, dass ich direkt in die Besprechung hinein gehen kann und Inhalte hinzufügen kann. Dieses Video hat Ihnen gezeigt, dass Sie mit "Outlook" Besprechung im Vorwege planen und vor allen Dingen in Ruhe vorbereiten können.

Skype for Business 2016 Grundkurs

Kommunizieren Sie mit Skype for Business (früher Lync) und nutzen Sie Audio- und Video-Telefonie, Chat und Onlinebesprechungen.

2 Std. 3 min (32 Videos)
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Erscheinungsdatum:29.10.2015

Das Training ist gleichermaßen für Skype for Business 2015 geeignet.

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