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Outlook 2013 Grundkurs

Besprechung planen

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Outlook ermöglicht es, eine Besprechung mit mehreren Teilnehmern an einem bestimmten Ort zu planen. Dabei können in der Planungsansicht sämtliche freigegebenen Kalender von Personen und Räumen eingesehen werden, um Terminkollisionen zu vermeiden.
10:08

Transkript

Mit Outlook 2013 können Sie Besprechungen planen. Outlook bietet Ihnen umfangreiche Besprechungsoptionen, mit denen Sie Besprechungen schnell und einfach planen können. Wie Sie ein Besprechung planen, zeige ich in diesem Video. In meinem Beispiel möchte ich mit bestimmten Personen meines Unternehmens ein Kundenkonzept besprechen. Dazu möchte ich in der kommenden Woche einen Termin und einen Besprechungsraum finden. Zunächst werde ich prüfen, wann meine Kollegen Zeit haben. Das kann ich sehr gut mit der Planungsansicht überprüfen. Die Planungsansicht finden Sie im Kalender, in dem Menübandregister "Start", in der Gruppe "anordnen". Ich klicke direkt auf die Schaltfläche "Planungsansicht" und mir wird zunächst nur mein eigener Kalender angezeigt. Im unteren Bereich habe ich die Möglichkeit, weitere Kalender einblenden zu lassen. Ich klicke in dieses Feld und gebe dort die Namen meiner Kollegen ein. Falls ich den Namen nicht richtig weiß, kann ich auch auf das Adressbuch klicken und schon befinde ich mich wieder hier in der globalen Adressliste. Der Vorteil ist, wenn ich die globale Adressliste geöffnet habe, dass ich auch gleich die Kalender hier unten hinzufügen kann, von mehreren Personen oder auch von Gruppen. Wobei die Gruppen in dieser Planungsansicht nicht geeignet sind. Ich habe alle Kollegen hinzugefügt und bestätige mit "OK". Ich wechsle jetzt nochmal in die aktuelle Woche. Dass ich jetzt hier die Tage sehe, liegt daran, dass ich vorhin in der Tagesansicht war. So, am ersten Oktober -- Ich sehe jetzt hier in der Planung, dass bei mir ein Termin anliegt. Ich sehe auch hier unten, dass die Kollegin zwischen 11 Uhr und 11.45 Uhr einen Termin hat. Aber ansonsten sieht das hier zwischen 8 Uhr und 10 Uhr sehr gut aus. Sie sehen: Mit der Planungsansicht haben Sie schnell einen Überblick über den Verfügbarkeitsstatuts der Mitarbeiter. Jedoch setzt diese Funktion natürlich voraus, dass die Kalender von den einzelnen Mitarbeitern gepflegt werden. Und, die jeweiligen Kalender müssen auch entsprechend freigegeben sein. Ist ein Kalender nicht freigegeben, so wird Ihnen in dieser Ansicht die Verfügbarkeit nicht angezeigt. Ich kann für dieses Beispiel die Uhrzeit 9 Uhr -- Ich sage mal von 9 Uhr bis 10.30 Uhr werden wir den Termin durchführen, wenn wir auch einen Besprechungsraum bekommen. Auch Besprechungsräume lassen sich hier einblenden. Dafür klicke ich hier im unteren Bereich auf das Adressbuch, wähle im oberen Bereich des Dialoges bei "Adressbuch" einmal die Räume. Hier werden mir alle vorhandenen Räume aufgelistet. Und ich möchte gerne den Besprechungsraum einsehen. Den wähle ich aus, klicke auf "OK" und Sie sehen: Hier unten wird der Besprechungsraum auch angezeigt. Und auch bei dem Besprechungsraum sieht es gut aus. Hier gibt es keine Reservierungen. Und somit kann der Termin zwischen 9 und 10 Uhr stattfinden. Im linken Fensterbereich sehen Sie jetzt auch, dass mir hier die entsprechenden freigegebenen Kalender angezeigt werden. Also einmal mein persönlicher Kalender und hier im unteren Bereich die Kalender, die ich jetzt hier in der Planungsansicht hinzugefügt habe. Und auch der Raum wird mir jetzt hier angezeigt. Ich habe die Möglichkeit auch hier Personen auch wieder auszublenden. Ich kann auch Personen wieder hinzufügen, um eben hier entsprechend eine Übersicht zu bekommen. Nun zurück zur Besprechungsplanung. Im Register "Start" in der Gruppe "Neu" habe ich die Möglichkeit direkt aus dieser Auswahl an Mitarbeitern und des Raumes die Möglichkeit eine neue Besprechung mit allen zu planen. Ich klicke auf "Neue Besprechung mit allen" und Sie sehen: Mir werden hier die Mitarbeiter schon direkt ausgewählt, sodass ich aus diesem Formular eine Einladung versenden kann. Der Besprechungsraum wurde auch automatisch hier als Ort festgelegt. Der Besprechungsraum wird übrigens auch eingeladen, das bedeutet, dass der Kalender hier als Ressource in Outlook angelegt wurde und somit auch einen eigenen Outlook-Kalender besitzt. Und die Besprechungsanfragen annimmt. Hier im rechten Fensterbereich haben Sie auch nochmal eine Übersicht zu den Räumlichkeiten. Da ich den Raum ausgewählt habe, ich habe aber auch noch keine Uhrzeit festgelegt, werden hier aber auch Konflikte angezeigt, falls der Raum nicht verfügbar ist. In diesem Fall trage ich noch einmal die Uhrzeit nach. Wir hatten ja gesagt 9 bis 10 Uhr, da sah das ganz gut aus. Und Sie sehen hier im rechten Bereich wird das direkt geprüft, ob es da gegebenenfalls irgendwo einen Konflikt gibt. Ich trage als Nächstes den Betreff ein. Im unteren Bereich haben Sie die Möglichkeit, eine Besprechungsnotiz hinzuzufügen. Hier möchte ich nur kurz mitteilen, was ich genau in der Besprechung besprechen möchte. Das trage ich hier direkt ein. Sobald ich nun alles eingegeben habe Ich überprüfe nochmal, ob ich denn niemanden vergessen habe. Den Betreff habe ich ausgefüllt, der Besprechungsort steht fest. Die Besprechung ist jetzt geplant. Die Einladung zur Besprechung habe ich hier vorbereitet. Und ich klicke auf "Senden". Wenn ich jetzt nochmal auf die Planungsansicht gehe, dann sehe ich hier die gestrichelten Linien in den Terminen. Das bedeutet, dass der Termin unter Vorbehalt festgelegt wurde. Erst bei einer Zusage wird es dann mit dieser blauen Farbe dargestellt, sodass vermittelt wird, dass die Mitarbeiter beschäftigt sind. Die Besprechungen, die Sie planen, werden automatisch in Ihren Kalender eingetragen -- Ich wechsle einmal in die Monatsansicht. Jetzt erschrecken Sie nicht. Mir werden nämlich gleich hier links in der Navigation, da die freigegebenen Kalender noch ausgewählt sind, werden mir jetzt alle Kalender der Personen hier in der Monatsansicht angezeigt. Ich deaktiviere einmal die freigegebenen Kalender und dann sehe ich meinen Kalender -- Bzw. den Raum hier muss ich noch einmal deaktivieren. Und jetzt sehe ich im Endeffekt meinen Kalender. Und ich sehe hier, dass der Termin eingetragen wurde. Möchte ich den Termin noch einmal bearbeiten, öffne ich ihn mit einem Doppelklick. Und hier hätte ich jetzt die Möglichkeit, die Uhrzeit zu ändern. Dann müsste ich eine Aktualisierung senden. Das bedeutet, wenn ich das Ganze jetzt sende, dann erhalten alle Mitarbeiter eine aktualisierte Änderung und können jetzt entsprechend zusagen, absagen oder mit Vorbehalt zusagen. Um den Status der Zu- oder Absagen zu sehen, können Sie den Termin öffnen oder alternativ, wenn Sie den Termin aktiviert haben sehen Sie im oberen Bereich im Menübandregister "Kalendertools Besprechungen in der Gruppe teilnehmen" die Schaltfläche "Nachverfolgung". Dort klicke ich einmal drauf. Und Sie sehen jetzt hier alle Teilnehmer. Und Sie sehen hier im hinteren Bereich, ob die Teilnehmer zugesagt haben oder ob sie eben halt abgelehnt haben. Das heißt also, man kann schnell auch den Status überprüfen. In diesem Fall schließe ich das Ganze nochmal. Ich öffne den Termin mit einem Doppelklick. Und auch hier sehen Sie im Menübandregister "Besprechungen", dort gibt es jetzt die Schaltfläche "Status". Da kann ich draufklicken und ich bin im Endeffekt hier im Fenster gelandet, wo ich auch über den Status im vorherigen Fenster gehen konnte. Zusätzlich werden Sie von den jeweiligen Mitarbeitern bei einer Absage oder einer Zusage auf jeden Fall per E-Mail noch zusätzlich informiert. Ich wechsle noch einmal in den Kalender. Nochmal als Hinweis, wenn Sie die Gruppe "Freigegebene Kalender und Räume" nicht mehr benötigen, dann haben Sie immer die Möglichkeit mit der rechten Maustaste auf eine Kalendergruppe zu klicken und dann die Gruppe zu löschen. Sie löschen sie nur in der Ansicht. Sie bekommen jetzt hier noch ein Dialogfeld, dieses bestätigen Sie mit "Ja" und dann wird die Kalendergruppe gelöscht. Das Gleiche mache ich jetzt auch mit den Räumen: Ich klicke auf Gruppe löschen, bestätige mit "Ja" und schon sind die Gruppen verschwunden. In diesem Video habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie mit Outlook 2013 eine Besprechung planen können.

Outlook 2013 Grundkurs

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4 Std. 1 min (48 Videos)
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