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Crystal Reports 2016 Grundkurs

Berichtsvorlagen verwenden

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Wenn wiederholt gleich aussehende Berichte erstellt werden müssen, lohnt die Anlage einer Berichtsvorlage. In diesem Video lernen Sie, wie das geht und erkennen den praktischen Nutzen.

Transkript

Wenn Sie viele Berichte für ein und den gleichen Kunden designen, kann es hilfreich sein, wenn Sie eine Berichtsvorlage in Crystal Reports anlegen. Diese können Sie dann immer und immer wieder verwenden, und müssen die ganzen Formulareinstellungen beziehungsweise Voreinstellungen für den Bericht nicht erneut wiederholen. Ich zeige Ihnen daher in diesem Video, wie Sie mit Crystal Reports Berichtsvorlagen anlegen und diese dann nutzen. Dazu habe ich bereits einen neuen Bericht geöffnet und das Logo der Firma "Xtreme" eingefügt. Wir werden nun noch weitere Details hinzufügen und diesen Bericht dann als Vorlage verwenden. Diese Berichtsvorlagenanpassung entnehme ich den Spezialfeldern. Diese finden wir im "Feld-Explorer" unter " Spezialfelder". Ich wähle hier den "Berichttitel", setzte ihn in den Berichtskopf, wähle "Seite N von M", das heißt, aktuelle Seite vom Gesamtseitenanzahl, setze diesen rechtsbündig in den Seitenfuß, damit er auf jeder Seite angezeigt wird und richte ihn gleich rechtsbündig aus, markiere sowohl das Logo als auch "Seite N von M" mit gedrückter Steuerungstaste und richte beide am rechten Rand zueinander aus. Gleiches mache ich mit dem Berichtstitel. Den richte ich allerdings oben am Logo aus. Zusätzlich möchte ich unten im Fuß dann linksbündig noch andrucken, wann dieser Bericht gedruckt wurde. Dafür wähle ich eine Textbox, schreibe etwas Festtext herein zum Beispiel "gedruckt am: " und ziehe nun aus den Spezialfeldern das "Druckdatum" in dieser Textbox. Sie sehen, die erhält dann geschweifte Klammern, geöffnet und geschlossen, das heißt, es handelt sich hierbei um ein Datenfeld. Sie sehen das auch wenn man reinklickt, ein Festtext ist einzeln markierbar, während das Druckdatum als Gesamtfeld markiert werden kann. Sie können außerdem dieses Druckdatum, wenn es markiert ist, mit der rechten Maustaste "Druckdatum formatieren" und können hier ein Datum-Stil angeben, können also sagen, wie soll die Monatsangabe erfolgen, hier beim generischen Beispiel "des März" soll eine 3 oder eine 03 ein drei Buchstabenkürzel "Mrz" oder der Monat ausgeschrieben werden oder soll der Monat gar nicht angezeigt werden. ich lasse das mal auf der zweistelligen Monatsangabe. Genauso können wir mit Tag und auch Jahr verfahren, klicke dann auf "Ok" und vervollständige mein Satz "gedruckt am: {Druckdatum} um" und möchte nun noch die Uhrzeit die Druckuhrzeit mit dazu geben, und ziehe die ebenfalls hier rein. {Druckuhrzeit} ebenfalls in geschweiften Klammern und ein Feld. Ich kann nun in der Vorschau angucken, was ich dort so gezogen habe, ich sehe hier also, "gedruckt am: 28.09.2016 um 13:04:36", die Seite ist 1 von 1. Wenn ich weiter hochgehe, sehe hier mein Logo, aber nicht meinen Berichttitel. Das liegt daran, dass ich unter den "Datei" "Eigenschaften" noch keinen Berichttitel angegeben habe, hier können wir etwas Generisches angeben, die . Dieses muss dann jeweils ausgetauscht werden, und ich habe dann hier eine als Berichttitel, den kann ich jetzt noch fett und unterstrichen markieren, kann ihm eine andere Größe geben, zum Beispiel 20 Punkte, kann das hier ein bisschen aufziehen, dann noch ein Tipp aus der Praxis, wenn Sie hier zwischen 18 und 20 vielleicht eine Schriftgröße von 19 setzen wollen, die es hier eine Auswahlliste nicht gibt, können diese ebenfalls reinschreiben, Enter drücken, und dann haben Sie hier die Schriftgröße 19. Ich kehre nun in die Entwurfsansicht zurück, richte hier noch ein paar Felder einander aus, dass das alles vernünftig aussieht und bin dann mit meinem Berichtsvorlagendesign so weit durch. Wenn Sie jetzt später diesen Bericht als Berichtsvorlage verwenden, können Sie im Assistenten für neue Berichte gleich Datenfelder mitgeben, die in diesem Bericht angezeigt werden. Dafür benötigen Sie in der Berichtsvorlage, sogenannte Platzhalter oder in Crystal Reports heißen sie Vorlagenfelder. Wir fügen nun exemplarisch noch drei Vorlagenfelder ein, die später dann im Assistenten hinzugefügt werden können. Dazu klicken wir auf "Einfügen" "Vorlagenfeld" und fügen das erste Vorlagenfeld natürlich in die Details-Sektion, also in die Datensektion ein, wiederholen das für das Feld 2 und für das Feld 3. Ich richte dann noch das erste Feld am Berichttitel aus, sodass das alles etwas bündig ist und wechsle in die Vorschauansicht, um mir das Ganze anzusehen, und da sehen Sie, Sie haben im Seitenkopf jeweils die Überschriften für das "TemplateField" 1, 2 und 3 und in der Details-Sektion stehen natürlich nichts, aber wenn ich bisschen mit der Maus drüber fahre, sehen Sie, da ist ein Platzhalter für ein entsprechendes Feld. Wann immer Sie ein Datenfeld in die Details-Sektion einfügen, bekommen Sie eine gleichlautende Überschrift in den jeweiligen Seitenkopf kopiert. Das ist eine Option, die Sie einstellen können, und zwar unter "Datei" "Optionen" und dort im Reiter "Layout" unten bei den Feldoptionen "Detailfeldtitel einfügen". Wenn ich diese Funktion deaktiviere und ich füge ein neues Vorlagenfeld ein, dann sehen Sie, dass kein Überschriftenfeld im Seitenkopf eingefügt wird. um diese Vorlage nun zu verwenden, speichern wir sie zunächst ganz normal als Bericht ab. Das können Sie entweder über das Diskettensymbol, also "Speichern", oder über "Datei" "Speichern" beziehungsweise "Speichern unter" tun. Ich sehe hier mein Cyristal Reports Berichte-Ordner und speichere nun das als "Vorlage" ab. Um die Dateien nun zu verwenden, müssen wir die abgespeicherte RPT-Datei in den Vorlagen-Ordner von Crystal Reports kopieren. Das machen wir jetzt, wir wählen also das Quellverzeichnis, ich nehme meinen Vorlage-Punkt RPT-Datei, kopiere diese, gehe dann in das Crystal Reports Installationsverzeichnis in dem Fall unter "C: Programme(x86): SAP BusinessObjekts: Crystal Reports" dort gibt es den "Templates" Ordner, also den Vorlagenordner für die verschiedenen Sprachen, ich habe Deutsch und Englisch installiert und wir wählen eine deutsche Vorlage und kopieren diese Datei hinein. Ich gebe ihr mal noch ein etwas besseren Namen und nenne Sie mal "Xtreme_Vorlage", zurück zu Crystal Reports. Dort haben Sie jetzt die Möglichkeit über "Datei" "Neu" "Standard-Bericht", einen Bericht aus einer vorhandenen Vorlage zu verwenden und dort finden Sie auch die . Sie sehen hier die Vorschau, klicken dann auf "Fertigstellen", dann erhalten Sie einen neuen Bericht, der alle Felder der Berichtsvorlage hat. Wenn wir jetzt eine Datenquelle auswählen, wie zum Beispiel unsere "xtreme.mdb", laden wir mal die "Customer" Tabelle, können wir dann hier drei Felder angeben, zum Beispiel den "Customer Name" und Kontaktpersonen, Vor- und Nachname, dann können wir jetzt hier eine Gruppierung setzen, das mache nicht, Filter, können dann zum Schluss die Berichtsvorlage wählen, "Fertig stellen" und dann sind alle drei Felder bereits gefüllt, so wie wir das in der Vorlage auch eingestellt haben. Und das Ganze jetzt noch abzuschließen, würden wir hier einen Berichtstitel setzen, den wir über "Datei" "Eigenschaften" dann hier setzen können, zum Beispiel "Xtreme Kunden mit Ansprechpartner", sagen Ok und dann sieht er Berichtstitel. Sie haben in diesem Video gesehen, wie Sie Berichtsvorlagen selbst erstellen können und diese dann hinterher auch in den verschiedenen Berichten verwenden können. Der Vorteil einer solchen Berichtsvorlage ist, dass Sie sich natürlich ein wenig Arbeit sparen, gerade die ganze Ausrichtungsgeschichte dauert doch eine gewisse Zeit und die Berichtsvorlage bittet dann im Grunde einen schönen Rahmen, indem Sie dann Ihre eigenen Berichte designen können.

Crystal Reports 2016 Grundkurs

Erstellen Sie aussagekräftige und übersichtliche Berichte mit SAP Crystal Reports 2016.

6 Std. 39 min (51 Videos)
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Hersteller:
Software:
Crystal Reports Crystal Reports 2016
Exklusiv für Abo-Kunden
Erscheinungsdatum:30.01.2017

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