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Excel 2016 lernen

Bereichsnamen verwenden

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Anstatt immer nur Zelladressen in Formeln zu benutzen, werden diese mit Bereichsnamen aussagekräftiger und leichter zu verstehen. Außerdem können Bereichsnamen als Sprungmarken genutzt werden.

Transkript

Excel kann nicht nur mit Zelladressen rechnen, so wie hier, aus Spalte und Zeile entsteht die Zelladresse, sondern auch mit Bereichsnamen. Ich sage mal ausdrücklich Bereichsnamen, obwohl Excel selber das nur als Namen bezeichnet, denn sowohl das Tabellenblatt als auch die gesamte Datei haben ja auch einen Namen. Also Bereichsnamen sind Namen, die einen Bereich kennzeichnen, wobei ich zugebe, dass es gar nicht immer ein Bereich sein muss. Das Einfachste ist zum Beispiel so eine Zelle hier. Die wird in einer Formel wie hier benutzt, $F$1, das ist die da oben, aber das ist schwierig zu lesen, es funktioniert irgendwie, man kann per Doppelklick auch rauskriegen wo diese Zelle liegt. Ich gehe jetzt mit Escape wieder zurück. Aber schöner wäre, wenn das lesefreundlich wäre. Zum Beispiel werde ich diese Zelle jetzt anders benennen. Und zwar geht das direkt hier drin. Damit ich ein bisschen mehr Platz habe, gehe ich jetzt hierhin und ziehe das mit gedrückter Maustaste ein bisschen weiter. Es würde aber sonst auch funktionieren. Und hier gebe ich zusätzlich zu der Zelladresse, die ja immer dort angezeigt wird, einen Bereichsnamen ein. Der hat ein paar Regeln, kurz gesagt, keine Sonderzeichen, keine Leerzeichen, keine Minuszeichen, keine Schrägstriche, alles das, was wie ein Rechenzeichen, wie ein Operator aussehen könnte, machen Sie einfach nur Buchstaben und Zahlen, und es muss mit einem Buchstaben beginnen, darf keine Zahl am Anfang sein. Hier zum Beispiel würde ich jetzt MWSt für Mehrwertsteuer eingeben, keinen Punkt, das ist ein Sonderzeichen, und ganz wichtig ist, Sie müssen es mit Return bestätigen sonst vergisst Excel das ohne Rückmeldung, also einmal Return, dann heißt diese Zelle nicht nur F1, das heißt sie weiterhin, sondern auch MWSt. Ich kann jetzt irgendwo hinklicken und überlegen wo war jetzt die Zelle mit MWSt, Mehrwertsteuer, dann kann ich da ausklappen und hier draufklicken, dann springt die Markierung an genau diese Stelle. Das ändert nachträglich noch nichts an der Formel, aber wenn ich jetzt hier per Doppelklick zum Beispiel im Editierfeld diesen Teil der Formel markiere und entferne, und jetzt erneut hier draufklicke, dann merkt Excel schon beim Auswählen da ist ein Bereichsname drauf, das kann ich mit Return bestätigen. Und jetzt werde ich diese Formel hier einfach noch mal reinkopieren. Und Bereichsnamen sind, wenn Sie nichts dagegen machen, erst mal absolut adressiert, deswegen konnte ich das einfach so runterkopieren. Und kann jetzt deutlicher lesen, dass es die Nachbarzelle E10, die liegt daneben, die ist auch relativ, das bringt nichts mit Bereichsnamen, ist (1+MWSt) und damit ist es lesefreundlicher. Hier zum Beispiel, das kann ich benennen als SummeBrutto, Return-Taste zum Abschluss, sonst gibt es dieses Feld nicht, und kann jetzt hier, auch das ist ja absolut adressiert, ersetzen durch einen Klick auf SummeBrutto, mit Return bestätigen, und dann diese Formel hier nach da unten kopieren. Und das macht die Formeln deutlich lesefreundlicher. Die Bereiche müssen nicht auf dem gleichen Blatt sein, ich lege mal ein neues Blatt an, wo ich völlig belanglos was markiere, also jetzt mit gedrückter Steuerungstaste richtig komplizierte, schiefe Bereiche sozusagen, und dieses dann mal als MeineMarkierung bezeichne, und wundern Sie sich nicht, wenn nach dem Return hier der Name verschwindet, bei so komplizierten Bereichsnamen wird das da oben nicht mehr angezeigt, es funktioniert aber trotzdem. Ich klicke jetzt irgendwohin, ich habe vergessen was ich da mühsam markiert habe, kann jetzt aber hier sagen, MeineMarkierung und dann ist es wieder da. Und das funktioniert auch, ich hebe die ausdrücklich mal auf, von einer anderen Tabelle aus. Sie sehen hier alle dateiweiten Bereichsnamen, also MeineMarkierung, dann wird auch in das entsprechende Blatt gewechselt. Und das ist durchaus praktisch, ich mache das mal hier in diesem Blatt, angenommen da oben stehen alle Daten für die Niederlassung Graz, dann kommen ganz viele Inhalte, jetzt stehen die Daten für die Niederlassung Aachen, und hier unten stehen die Daten für die Niederlassung Bern meinetwegen, und dann haben wir in New York noch was, und überall dazwischen stehen ganz viele Informationen, es gibt häufig solche großen Datenblätter, dann würde ich hierhin gehen und sagen, dass heißt, nennen wir es ruhig StartGraz, Return, das heißt StartAachen, Achtung keine Bindestriche, keine Leerzeichen oder Ähnliches. Das nennen wir StartBern, weil da die Daten von Bern folgen. Und was haben wir noch? New York, also StartNewYork. Jetzt kann ich nämlich hingehen, wenn mir einfällt, Sie merken schon, ich musste da eben hin- und herfahren. Ich muss mal eben bei Aachen gucken, also gehe ich auf StartAachen, und schon springt die Markierung da hin. Das erleichtert also in großen Tabellenbereichen auch das Hin-und-her-Springen. Das bedeutet übrigens nicht, dass Sie diese Namen immer alle zu Fuß eingeben müssen. Sie haben eben gesehen, dass ich an der Stelle, dort wo Aachen steht, im Grunde auch das Wort Aachen hätte schreiben können, so was werde ich jetzt hier machen. Ich werde diesen Bereich markieren, und Excel bitten das automatisiert für mich zu benennen. Das finden Sie hier bei Formeln, da sind diese definierten Namen, und da gibt es Aus Auswahl erstellen und das hat schon erkannt oben stehen Texte und links stehen Texte. Und dann wird also für diesen Text Mehl hier ein Bereichsname gebildet. Das können Sie, wenn das so korrekt angezeigt wird und erkannt direkt mit OK bestätigen, davon passiert gefühlt noch nichts. Jetzt klicke ich irgendwohin und Sie sehen hier sind jetzt ganz viele Bereichsnamen erschienen. Wir können ja mal gucken, das Mehl wo haben wir es? Das ist der Bereich neben dem Mehl. Und wie Sie sicherlich eben auch schon gesehen haben, Sonderzeichen werden sofort abgefangen. Also, wenn ich zum Beispiel auf die Menge gucke, da war eine eckige Klammer drin, die dahinter wird weggelassen und der Rest wird durch Unterstriche ersetzt. Also die Menge in Gramm ist dieser Bereich. Und das bedeutet, ich kann jetzt auch die SUMME zum Beispiel anders formulieren. Stattdessen könnte ich jetzt und dazu hilft die F3-Taste, die F3-Taste zeigt die Liste aller Namen, da kann ich jetzt hier einfach sagen, ich hätte gerne die Menge in Gramm, und dann mit Return bestätigen. Bereichsnamen werden so behandelt als sei das diese Zelladresse. Und dieses Mal sind es Bereichsnamen die nicht eine Zelle groß sind, sondern zufällig rechteckige Bereiche, also Sie sehen das etwa beim Zucker, das ist das was daneben liegt. Und wenn Sie jetzt den Nettopreis vom Zucker wissen wollen, Zucker liegt so und Netto liegt so, ich markiere die noch mal beide mit gedrückter Steuerungstaste ganz zu Fuß, also wenn ich das hier wissen will, dann würde ich jetzt hier einfach, ich mache das mal daneben, schreiben =Zucker. Sie können auch anfangen zu schreiben wenn Sie wissen wie das Wort heißt. Dieser Kofferanhänger hier sagt mir das ist ein Bereichsname, mit Tab auswählen, und weil ich jetzt den Schnittpunkt der beiden Bereiche haben will, das ist ein sehr unbekannter Operator, ein Leerzeichen und jetzt kommt, ich wollte den Netto-Bereich wissen, also Netto und mit Tab-Taste auswählen. Diese Schreibweise: =Bereichsname, Leerzeichen, anderer Bereichsname gibt den Schnittbereich von beiden an wenn ich das mit Return bestätige. Und es werden natürlich immer nur die Daten geliefert, nicht die Formate, das ist aber Excel-typisch. Also, wenn Sie so was mal brauchen, waagerecht und senkrecht markierte Bereiche, die sich schneiden, dann können Sie so sehr einfach rauskriegen, beispielsweise das Backpulver und dessen Anteil und mit Return steht da die korrekte Zahl, wenn auch noch nicht formatiert, aber das ist so gemeint. Also Bereiche sind sehr vielseitig, diese Bereichsnamen und wenn Sie mal aufräumen müssen, gibt es hier diesen Namens-Manager, da stehen die jetzt alle drin, eine kleine Vorschau, auch das Blatt in dem sie stehen, denn da unten sehen Sie, da gibt es aus Tabelle3 die anderen Namen, und dort können Sie die bei Bedarf auch wieder löschen, das geht nämlich hier oben nicht, da kann man immer nur neue einfügen, auch keine ändern. Wenn Sie einen irgendwie ändern wollen, dann können Sie ihn markieren und bearbeiten. Das will ich jetzt aber nicht, denn die sind gerade so schön automatisch eingefügt worden, also entweder dort zu Fuß, oder wenn Sie meistens solche Blöcke markiert haben hier Aus Auswahl erstellen.

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Erscheinungsdatum:07.02.2017

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