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Excel 2016: Management-Reports

Bereichsnamen festlegen und benutzen

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Die Vergabe von Bereichsnamen ist oft wichtige Voraussetzung für den Aufbau eines Reports: Formeln werden leichter lesbar, dynamische Datenzugriffe erst möglich, das schnelle Manövrieren zwischen entfernten Zellbereichen unterstützt.

Transkript

Bei der Erstellung eines Management-Reports ist es eine gute Idee, mit Namen zu arbeiten. Erstellen Sie Namen für einzelne Zellen oder Zellbereiche. Verwenden Sie anschließend den Namen in Formeln, um diese Formeln leichter lesen und nachvollziehen zu können. Mit dem vergebenen Namen ist es auch sehr leicht möglich, durch die verschiedenen Arbeitsblätter eine Arbeitsmappe zu manövrieren. In diesem Video zeige ich Ihnen zunächst den Einsatz der Namen beim Manövrieren durch die Arbeitsmappe und anschließend den Einsatz von Namen in einer Formel. In diesem Beispiel möchte ich den Arbeitsblättern "Daten 2014", "Daten 2015" und "Daten 2016" jeweils für die Zelle "C4" einen Namen vergeben. Dazu klicke ich in das Namensfeld, vergebe einen aussagekräftigen Namen, hier zum Beispiel "Bundesländer 2014", und schließe die Eingabe mit der "Enter-Taste" ab. Wechsle ich in ein anderes Arbeitsblatt, öffne die Liste und klicke auf den vergebenen Namen, gelange ich direkt zur Zelle "C4" dieses Arbeitsblattes "Daten 2014" zurück. Einen ähnlichen Namen möchte ich auch bei den beiden anderen Arbeitsblättern vergeben. Deshalb markiere ich den Namen im Namensfeld, kopiere ihn mit "Strg+C", wechsle in das Arbeitsblatt "Daten 2015", markiere Zelle "C4", klicke in das Namensfeld "Strg+V" für das Einfügen und ändere den Namen in mindestens einem Zeichen ab, denn zweimal darf ein gleicher globaler Name nicht in Arbeitsmappe existieren. Ich schließe die Eingabe wieder mit der "Enter"-Taste ab. Ich wechsle in das Arbeitsblatt "Daten 2016", markiere die Zelle "C4", klicke ins Namensfeld, "Strg+V" fürs Einfügen, ändere wieder den Namen in einem Zeichen, mindestens einem Zeichen, und ebenfalls wird diese Eingabe mit der Enter-Taste beendet. Öffne ich das Namensfeld, dann sehe darin alle vergebenen Namen alphabetisch aufsteigend aufgelistet. Wähle ich einen Namen aus, "Bundesländer 2014", gelange ich wieder direkt in das Arbeitsblatt zur Zelle "C4". Oder noch einmal "Bundesländer 2015", ebenfalls zur Zelle "C4", jetzt aber auf das Arbeitsblatt "Daten 2015". Wenn Sie Namen vergeben, müssen Sie Regeln einhalten. Diese Syntaxregeln habe ich Ihnen auf das Arbeitsblatt "Syntaxregeln für Namen" hinterlegt. Diese Informationen stammen aus der Offline-Hilfe von Excel. Jeder Name muss mit einem Buchstaben, einem Unterstrich oder einem Backslash beginnen. Als weitere Zeichen darf der Name Buchstaben, Ziffern, Punkt oder Unterstriche enthalten. Sonderzeichen sind nicht erlaubt. Auch Zellbezüge sind nicht erlaubt. Also Namen, die wie nach einem Zellbezug lauten, zum Beispiel Z1S1. Leerzeichen sind nicht gültig. Haben Sie mal über die Registerkarte "Formeln" "Aus Auswahl erstellen" Namen aus Texten, die sich in Zellen befinden, erstellt, und die enthielten Leerzeichen, sind diese automatisch durch einen Unterstrich abgeändert worden. Die Länge eines Namens darf bis zu 255 Zeichen betragen. Lassen Sie Ihre Namen deutlich sprechen. denn den Namen brauchen Sie nicht ein zweites Mal schreiben. Ich gebe meine Zelle "A1" das Gleichheitszeichen ein und fange mit dem Buchstaben "b" an, zu schreiben. Es werden mir über "IntelliSense" alle Funktionen aber auch Namen angezeigt, die vergeben wurden. Ich markiere den Namen, "Tab", und der Name ist in der Formel eingetragen. Ich beende mal die Eingabe mit "Escape". Des Gleichen geht auch, ich gebe wie das Gleichheitszeichnen ein, wenn Sie die Taste F3 drücken, öffnet sich das Dialogfeld "Namen einfügen", Sie wählen einen Namen aus, klicken auf die Schaltfläche "OK", und ebenfalls wird dann der Name als Teil der Formel hinterlegt. Ich beende die Eingabe mit "Escape". Zwischen Groß- und Kleinschreibung wird" bei den Namen nicht unterschieden. Sie können alle Zeichen groß- oder kleinschreiben oder gemischt, je nachdem, wie Sie es denn gerne möchten. Bemerken Sie im Naheren einen Fehler bei der Vergabe des Namens im Namensfeld, öffnen Sie über die Registerkarte "Formeln" den Namensmanager. Er ist das zentrale Werkzeug, um alle Änderungen für die Namen durchzuführen. Markieren Sie den Namen, klicken Sie anschließend auf "Bearbeiten" und führen Sie die Änderung durch. Klicken Sie abschließend auf "OK". Auch neue Namen können Sie hier erstellen und nicht gewünschte Namen, nachdem Sie markiert sind, löschen. Dieses Werkzeug ist auch interessant, wenn Sie noch einmal nachprüfen möchten, wo denn die Namen vergeben wurden. Markieren Sie einen, klicken Sie in das Referenzfeld, und Sie gelangen direkt in das Arbeitsblatt, und der Bereich, auf den sich der Name bezieht, wird markiert mit der Hilfe des Laufarms. Markieren Sie den zweiten Namen, klicken in das Referenzfeld, und wiederum bekommen Sie die Anzeige des Bereiches, auf den sich dieser Name bezieht. Ich schließe den Namens-Manager. Auf dem Arbeitsblatt "Daten 2016" zeige ich nun, wie Sie viele verschiedene Namen auf unterschiedliche Bereiche ganz einfach vergeben. Die Namen sollen aus den Zeilenbeschriftung beziehungsweise aus den Spaltenbeschriftung erstellt werden. Dazu markiere ich diesen Bereich, über die Registerkarten "Formeln", klicke ich auf die Schaltfläche "Aus Auswahl erstellen". Ich überprüfe im Dialogfeld, ob dann die Kontrollkästchen richtig aktiviert sind. Ja, aus der obersten Zeile sollen die Namen kommen, und aus der linken Spalte. Diese Auswahl bestätige ich mit "OK". Öffne ich das Namensfeld, sind darin alle Namen, die aus den Überschriften erstellt wurden, alphabetisch gelistet. Ich wähle mal "Hamburg" aus. Die Beschriftung selber ist nicht in dem Bereich, auf den sich der Name bezieht, enthalten. Oder ich wähle auch mal einen Monat aus, Mai. Ebenfalls die Überschrift ist nicht mit in dem Bereich, auf den sich der Name bezieht, enthalten. Diese Namen möchte ich in einer Formel anwenden. Und zwar soll aus dem Schnittpunkt zum Beispiel "Berlin" und einen Monat, "Juni", den Wert herausgelesen, also hier die 70506 und mehr als Wert, hier in die orange markierte Zelle eingetragen werden. Dazu trage ich mal als Bundesland "Berlin" ein, "Enter", und als Monat "Juni". Die Formel lautet ist gleich Berlin, und dazu benutze ich jetzt den Schnittmengenoperator und der Monat Juni, Enter. Ich bekomme jetzt eine Fehlermeldung, und die rührt nur einfach daher, dass ich zwar die Namen gedanklich angewendet habe, aber Excel kennt diese beiden Zeichenfolgen nicht als gültige Adresse. Weil ich diese Namen nicht direkt verwenden kann, geht das Ganze indirekt. Und dazu gibt es eine Funktion, die nennt sich denn auch "Indirekt". INDIREKT(D24) Schnittmengenoperator, also das Leerzeichen, und noch mal INDIREKT Klammer auf, ans Ende , Klammer zu, "Enter". Und bekomme jetzt genau den gesuchten Wert angezeigt, 70506. Trage ich ein anderes Bundesland ein, nehme ich mal hier Sachsen, der Name muss natürlich gültig sein, der muss auch in der Schreibweise hier vorhanden sein. Ja, dann bekomme ich den neuen Wert angezeigt. Trage in die Zelle einen Namen mit einem Bindestrich ein, Nordrhein-Westfalen, dann ergibt sich wieder eine Fehlermeldung, denn bei der Namenserstellung wurde aus dem Bindestrich, schauen wir mal nach, Nordrhein-Westfalen, ein Unterstrich gemacht. Der Bindestrich ist kein gültiges Zeichen, und alle ungültigen Zeichen werden in den Unterstrich umgewandelt. Aber dem kann ich innerhalb der Formel etwas nachhelfen, und dann geht es wieder. Schließe mal das Listenfeld, klicke in die Zelle mit der Formel, und die Formel lautet: WECHSELN Klammer auf, den Text, den ich dort habe, Semikolon, alter Text wäre der Bindestrich, neuer Text wäre eben halt der Unterstrich. Klammer zu, das D24 nehme ich weg, "Enter". Und schon bekomme ich wieder den richtigen Wert angezeigt. Die erstellte Formel könnte noch etwas sprechender sein. Die Zelle D24 ist hier das Bundesland, und die Zelle D25 ist der Monat. Na ja, ich markiere mal diese 4 Zellen, über die Registerkarte "Formeln", klicke ich auf die Schaltfläche "Aus Auswahl erstellen", und zwar nicht aus oberster, sondern nur aus der linken Spalte, also aus diesen beiden Namen soll der Name genommen werden. "OK". Und ich ändere jetzt die Formel entsprechend ab. Hierzu klicke ich auf der Registerkarte "Formeln", auf "Namen definieren" "Namen übernehmen". Und zwar in diesem Fall Bundesland und Monat, Bundesland und Monat, das war da unten, "OK". Und dann sollten die beiden Namen, da ist es schon zu sehen, in der Formel mit enthalten sein. Diese Formel ist deutlich sprechender, als die mit den Zellbezügen. Nehmen Sie sich aus diesen Beispielen mit, dass es sich lohnt, Namen für Zellen oder Zellbereiche zu vergeben, und damit in Formeln, die Namen anzuwenden, die Formeln sprechender zu machen, oder eben halt in der Arbeitsmappe, leichter manövrieren zu können.

Excel 2016: Management-Reports

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4 Std. 7 min (38 Videos)
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