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Excel 2016: Management-Reports

Bereich als Tabelle formatieren

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Formatieren Sie einen Bereich als Tabelle, stehen Ihnen viele interessante Werkzeuge und Arbeitstechniken zur Verfügung.

Transkript

Auf diesem Arbeitsblatt finden Sie einen Bereich, der die Verkäufe verschiedener Brotsorten notiert. Auf diesem Bereich basiert das Diagramm. Das Diagramm ist im Moment statisch. Wenn Sie im Diagramm nur die Brote angezeigt haben möchten ohne Baguettestange, bleibt Ihnen nur eine Möglichkeit. Sie müssen das Diagramm markieren und den farbigen Rahmen verändern. Jetzt werden Ihnen nur die Brote angezeigt ohne Baguettestange. Allerdings ist es nicht möglich, nur Gersterbrot und Baguettstange anzuzeigen. Die Lücke ist mit den farbigen Rahmen nicht herstellbar. Mit Strg+Z mache ich das rückgängig. Deshalb möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie diesen Bereich als Tabelle formatieren und dadurch diesem Bereich neue Qualitäten zuweisen. Das betrifft den Bereich und den Umgang mit den Diagrammen. Ich positioniere den Zellzeiger in dem Datenbereich. Mit der Tastenkombination Strg+T öffnet sich das Dialogfeld "Tabelle erstellen". Es wird nachgefragt: Wo sind die Daten für die Tabelle? Und der Laufrahmen zeigt, wo die Daten stehen. Dieser Bereich ist komplett von Leerzellen Umgeben. Hat die Tabelle Überschriften? Ja, Brotsorte Januar-Februar. Ich kann auf die Schaltfläche "OK" klicken, und der Bereich wird automatisch formatiert. Die Farben sind dabei sekundär. Wichtiger ist, was mit dieser Tabelle als Solches organisatorisch passiert. Einmal sehen Sie die Drop-Downs. Öffnen Sie ein Drop-Down, können Sie filtern, also nur ganz bestimmte Brote anzeigen. Ich klicke mal auf die Schaltfläche "OK", und darauf reagiert jetzt auch das Diagramm. Ich entferne den Filter und kann jetzt das in einem neuen Filter durchsetzen, was vorher nicht möglich war. Ich vergrößere mal das Feld, nicht alles auswählen, sondern nur "Baguettestange" , alphabetische Sortierung, und Gersterbrot. OK. Das war vorhin nicht möglich. Ich entferne wieder den Filter. Dieser Bereich bildet jetzt eine organisatorische Einheit. Unter anderem daran zu sehen, dass es rechts unten diesen kleinen blauen Winkel gibt. Wenn ich darauf zeige, kann ich den Bereich verkleinern, und in diesem Fall wird wieder das Diagramm darauf reagieren oder wieder vergrößern. Trage ich unterhalb der Spalte "Brotsorte" eine neue Brotsorte ein "Brötchen", Enter, gehört automatisch diese Zeile zur Tabelle dazu. Sie ist bereits auch im Diagramm mitenthalten. Für Januar gebe ich den Wert 700 ein und für Februar - 850. Enter. Beide Werte sind als Säulen im Diagramm dargestellt. In der Tabelle selber möchte ich noch die prozentuale Veränderung anzeigen lassen. Ich klicke in die Zelle F4, Datenfeldname "Veränderung", Enter, und sofort ist diese Spalte Bestandteil der Tabelle. Gebe ich jetzt die Formel ein, ich markiere die Zelle F5, ist gleich D5, sehen Sie einmal, was formelmäßig passiert, nämlich in derselben Zeile "@" heißt das, aus der Zeile "Februar", geteilt durch C5. Hier steht aber in derselben Zeile bleiben. Das ist @-Zeichen aus der Spalte Januar -1 ([@Feb]/[Jan]-1). Enter. Und sofort wird mir die Formel in allen Zeilen nach unten hin ausgefüllt. Hier übernehme ich mal das Format an dieser Stelle. Okay. Auch diese Spalte ist Bestandteil des Diagramms geworden. Die Werte sind sehr klein. Darum können sie eher schlecht angezeigt werden, aber in der Legende ist es zu sehen. Ich verändere es diesmal, indem ich das Diagramm markiere und an den farbigen Rahmen den Datenbereich verändere. Dieser Bereich, der als Tabelle formatiert wurde, hat einen Streng von meinem Aufbau. In der ersten Zeile stehen die Datenfeldnamen: Brotsorte, Januar, Februar, Veränderung. Formeln, die Sie in der Tabelle erstellen, benutzen eventuell die Spaltenamen. Eine Formel wird automatisch bis zum letzten Datensatz eingetragen. Versuchen Sie nicht, eine Einzelzelle mit einer anderen Formel zu belegen. Damit erhalten Sie eine Inkonsistenz innerhalb der Spalte mit der Formel. Jede Spalte enthält den gleichen Datentyp: Text, Zahl, Formel. Gut, Formel ist kein Datentyp, aber, gedanklich gesehen, auch Zahl. Die Zahlen werden über eine gleiche Formel ermittelt. Dieser Bereich hat auch einen Namen. Wenn der Zellzeiger sich in dieser Tabelle befindet, bekommen Sie die kontextbezogene Registerkarte "Tabellentools" "Entwurf" angezeigt. Links außen in den Eigenschaften lässt sich dieser Name ändern. Und es ist eine gute Idee, ein Präfix davor zu setzen, also zum Beispiel TBL für Tabelle und dann als Namen Daten. Enter. Erst dann ist der Name auch übernommen. Die Drop-Downs für den Filter lassen sich in den Tabellenformatoptionen aus- und wieder einschalten. Zusätzlich können Sie sich eine Ergebniszeile einblenden lassen. Sie wird unterhalb der Tabelle eingeblendet. In diesem Fall wird sogar eine Zahl schon dargestellt. Sie basiert auf der Summe der Veränderungen. Das ist natürlich nicht sinnvoll, und hier können Sie auswählen "ohne". Aber Sie könnten für den Januar die Summe aller Verkäufe ermitteln. Sie öffnen über das Drop-Down die Berechnungsfunktion, wählen "Summe" und bekommen die Summe der darüberliegenden Werte. Möchten Sie nur die Summe der Brote angezeigt bekommen, benutzen Sie den entsprechenden Filter, öffnen, keine Baguettestange und keine Brötchen. OK. Die Tabelle reagiert darauf, filtert die Zeilen und auch das Ergebnis wird sofort angepasst. Möchten Sie die Ergebniszeile nicht mehr angezeigt bekommen, klicken Sie auf der Registerkarte "Tabellentools" "Tabellenformatoptionen" auf das Kontrollkästchen "Ergebniszeile" und deaktivieren es. Nehme ich noch zusätzlich den Filter raus, werden mir alle Brotsorten wieder angezeigt und auch im Diagramm dargestellt. Am Anfang hatten die Datenfeldnamen die Schriftfarbe "Schwarz" und den Schriftschnitt "Fett". Diese manuelle Formatierung überschreibt das Format der Tabellenformatvorlage. Wenn ich dieses manuelle Format oder eventuell noch andere loswerden möchte, dann führe ich auf dem ausgewählten Tabellenformat einen Rechtsklick aus und wähle "Übernehmen und Formate löschen". Damit werden die manuellen Formate gemeint. Jetzt werden die Datenfeldnamen in der Schriftfarbe "Weiß" und "Fett" dargestellt. In diesem Video habe ich Ihnen gezeigt, welche Vorteile Ihnen geboten werden, wenn Sie einen Bereich als Tabelle formatieren. Dieser Bereich sollte komplett von Leerzellen umgeben sein, und Sie können dann diesen Bereich als Tabelle formatieren entweder mit der Tastenkombination "Strg+T" oder über die Registerkarte "Einfügen" "Tabelle", oder indem Sie auf der Registerkarte "Start" auf die Schaltfläche "Als Tabelle formatieren" klicken. Hier sind weitere Tabellenformatvorlagen hinterlegt. Zeigen Sie auf ein Format, wird Ihnen in der Tabelle dieses Format angezeigt. Bezieht sich ein Diagramm direkt auf dem Bereich, der als Tabelle formatiert wurde, so wirkt sich das Filtern, Vergrößern oder Verkleinern dieser Tabelle direkt auf das Diagramm aus.

Excel 2016: Management-Reports

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4 Std. 7 min (38 Videos)
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