SharePoint 2013 Grundkurs

Berechtigungen in Bibliotheken

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Berechtigungen in SharePoint sind ein großes Thema. Wer darf was sehen und hat worauf Zugriff? Um zu verstehen, warum man einzelne Bibliotheken sieht, andere wiederum nicht, werfen wir einen kurzen Blick auf die Berechtigungsstufen.

Transkript

Unser Team bekommt Verstärkung. Ab der kommenden Woche wird uns unsere Praktikantin Frau Schäfer tatkräftig im Berichtswesen für die Eventorganisation unterstützen. Damit sie gleich am Montag loslegen kann, müssen wir noch einiges vorbereiten. In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie Berechtigungen für eine Dokument- bibliothek in SharePoint 2013 einrichten. Für die ersten Wochen muss Frau Schäfer lediglich mit den wichtigsten Dateien zur Auswertung wie zum Beispiel unseren Zahlen oder aber Anmeldungen arbeiten. Aus diesem Grund beschränkt sich ihr Zugriff am Anfang nur auf die Bibliothek Eventdokumente. So, wenn wir also diese Bibliothek geöffnet haben, können wir hier bereits die Einstellungen zur Berechtigungsvergabe in SharePoint vornehmen. Nachdem es sich um eine für die Bibliothek allgemein geltende Einstellung handelt, benötigen wir hierzu die Bibliothekseinstellungen. Wir öffnen also das Register Bibliothek und klicken rechts auf die Schaltfläche Bibliothekseinstellungen. In der Gruppe Berechtigungen und Verwaltung finden wir den Link Berechtigungen für die Dokumentbibliothek. Diese Seite sieht vollkommen anders aus als das, was wir bisher in SharePoint gesehen haben. Wir haben einmal das Register Berechtigungen. Hier haben Sie im Moment die Möglichkeit, auf das übergeordnete Element dieser SharePoint-Seite zuzugreifen, oder aber Sie können die Berechtigungsvererbung beenden. Was bedeutet das eigentlich? Sollten Sie bisher noch gar nicht mit SharePoint gearbeitet haben, sollten Sie sich immer der Tatsache bewusst sein, dass alle Berechtigungen in SharePoint immer von der übergeordneten Seite von oben nach unten vererbt werden. Diese Information bekommen wir auch hier in diesem gelben Feld. Hier steht, diese Bibliothek erbt Berechtigungen vom übergeordneten Element. Praktischerweise sehen Sie auch, um welches Element es sich hierbei handelt. In unserem Fall ist es also die Teamwebsite. Gleich darunter sehen wir Gruppen und deren Namen. Gruppen in SharePoint dienen dazu, um Benutzer mit den gleichen Zugriffsrechten zu bündeln. Das erleichtert uns einfach später die Verwaltung unserer Berechtigungen. Sie sehen also, der Name ist in der Regel bei den Standardgruppen sprechend. Wir sehen hier einmal als Beispiel die Gruppe Besitzer. Wir haben hier die Spalte Typ mit der Information, dass es sich hierbei um eine SharePoint-Gruppe handelt. Und ganz rechts in der Spalte Berechtigungsstufen sehen Sie, welches Zugriffsrecht diese Gruppe hat. In diesem Fall ist es das Recht Vollzugriff. Vollzugriff bedeutet, man kann Seiten bearbeiten, Elemente erstellen wie zum Beispiel Bibliotheken, man kann Dokumente hochladen und noch einiges mehr. Die drei wichtigsten Gruppen sind tatsächlich einmal die Gruppe der Besitzer, die Gruppe der Besucher. Diese Gruppe hat lediglich das Zugriffsrecht Lesen. Das heißt, Besucher dieser Bibliothek können Dokumente anzeigen lassen und öffnen, können diese aber nicht bearbeiten oder aber runterladen. Und die dritte Gruppe wären die Mitglieder. Die Mitglieder dieser Bibliothek dürfen Dokumente öffnen, hochladen, bearbeiten und sich auch individuelle Ansichten einrichten. Frau Schäfer soll zu Beginn nicht als Besitzer in dieser Bibliothek arbeiten, sondern als Mitglied. Das heißt, wir müssen den Benutzer von Frau Schäfer in diese Gruppe hinzufügen. Dazu öffnen wir die Gruppe mit einem einfachen Mausklick und dann sehen Sie schon, wir haben hier die Möglichkeit, an erster Stelle über Klicken auf Neu, einen neuen Benutzer hinzuzufügen. Es öffnet sich der Dialog 'Eventorganisation' freigeben. Gleich im ersten Feld können wir nun die E-Mail-Adresse oder aber den Benutzernamen, die Benutzerkennung von Frau Schäfer eintragen. So, das machen wir gleich. Dann sehen Sie schon, je nachdem wie schnell Sie tippen, prüft das System im Hintergrund, ob dieser Anwender bereits bekannt ist. Und Frau Schäfer wird hier im Auswahlmenü direkt vorgeschlagen. Wir können sie also auswählen. Wenn Sie das getan haben, können Sie auch als Nächstes einen individuellen Text für Frau Schäfer eintragen. Dieser wird dann in einer Informationsmail an sie verschickt. So. Ein solcher Begrüßungstext ist insofern sehr praktisch und kann dazu genutzt werden, um auch dem Mitglied oder aber dem neuen Nutzer dieser Bibliothek mitzuteilen: "Hallo, Sie wurden jetzt berechtigt und können in dieser Bibliothek mitarbeiten." So, das mache ich auch jetzt. Gleich darunter haben wir noch die Möglichkeit auf den Befehl Optionen anzeigen zu klicken. Sie werden gleich sehen, wenn Sie hier draufgeklickt haben, gibt es gar nicht so viele Optionen. Hier können Sie lediglich einstellen, ob diese E-Mail-Nachricht an Frau Schäfer verschickt werden soll, oder eben nicht. Ich werde das Ganze hier so beibehalten. Und klicke auf Freigeben. In diesem Moment bekommt Frau Schäfer nun eine E-Mail von uns und wird hier in der Gruppe der Mitglieder als Benutzer aufgeführt. Ab diesem Moment kann Frau Schäfer mit unserer Bibliothek Eventdokumente arbeiten. So weit, so gut. Jetzt haben Sie also gesehen, wie Sie die Bibliothek für einen Anwender freigeben können. Doch was ist, wenn es sich lediglich um ein Dokument handelt und Sie auf die Schnelle eine Freigabe benötigen? Ein kleiner Tipp an dieser Stelle: Sie müssen nicht den Weg über die Bibliothekseinstellungen gehen, sondern es reicht bereits aus, wenn Sie die Bibliothek über die Schnellstartleiste öffnen; dann das gewünschte Dokument für die Bearbeitung markieren; und zum Beispiel über das Register Dateien die Funktion Freigeben wählen. Somit vergeben Sie auf die Schnelle die Zugriffsberechtigung für eine einzelne Datei. Sie können hier, ähnlich wie in den Berechtigungseinstellungen, nun den Namen der Person eintragen. Ich nehme jetzt hier als Beispiel die Frau Unverhau. Sie können festlegen, ob die Person Dokumente bearbeiten oder aber nur anzeigen lassen kann. Und auch hier können Sie entscheiden, ob noch eine Info-E-Mail verschickt werden soll und ob die Anmeldung erforderlich ist. Wenn ich jetzt auf Freigeben klicke, habe ich für eine einzelne Datei in dieser Bibliothek Zugriffsrechte für Frau Unverhau vergeben. Sie wissen nun, wie Sie Zugriffsrechte für eine Dokumentbibliothek vergeben können und wie Sie ein Dokument bei Bedarf für eine einzelne Person freigeben können.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
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