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SharePoint Online Grundkurs

Berechtigungen auf Websitesammlungs- und Websiteebene festlegen

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Die Berechtigungen in SharePoint auf Websitesammlungs- und Websiteebene können sehr chaotisch festgelegt werden. In diesem Video erfahren Sie, wie die Vererbung der Berechtigungen in SharePoint unterbrochen werden kann.
10:12

Transkript

Die SharePoint Berechtigungen sind ein sehr komplexes Thema, und sollten nicht unterschätzt werden. Als Besitzer einer Websitesammlung oder einer Webseite, können Sie die Berrechtigungen für die gesamte Websitesammlung, oder der Websitedateien oder entziehen. In diesem Video möchte ich auf die Berechtigungen innerhalb einer Websitesammlung und einer Website eingehen. Um die Berechtigungen einer Websitesammlung einzusehen, wechsel ich auf die Website der obersten Ebene, klicke dann auf das Zahnradsymbol, und dann einmal direkt in die Websiteeinstellungen und hier im linken Bereich haben wir Benutzer und Berechtigungen, und hier klicke ich einmal direkt auf die Websiteberechtigungen. Standardmäßig gibt es immer drei Benutzergruppen. Einmal Besitzer von Praxis-Anwender beziehungsweise Internet-Anwender, Besucher von Anwender, und einmal Mitglieder von Anwender. Die anderen Gruppen, die bei mir hier jetzt noch angezeigt werden, das sind Gruppen die standardmäßig durch das Aktivieren von Websitesammlungsfeatures automatisch angelegt werden. Und Sie sehen einmal hier jeweils den Namen, Besitzer von Anwender, beziehungsweise Praxis-Anwender, ist im Endeffekt eine SharePoint Gruppe, und diese SharePoint Gruppe besitzt die Berechtigugsstufe Vollzugriff. Um die Berechtigunsstufen einmal zu öffnen, haben wir die Möglichkeit, wenn wir berechtigt sind, eben halt hier direkt auf die Berechtigungsstufen zu klicken. Und hier werden nochmal die Berechtigungen direkt erläutert. Nur was dürfen Mitarbeiter, die die Berechtigungsstufe Bearbeiten besitzen, die können Listen hinzufügen, bearbeiten und löschen, können Listenelemente und Dokumente anzeigen, hinzufügen, aktualisieren und löschen, während Personen mit Leserechten die Seiten- und Listenelemente nur anzeigen können, und Dokumente herunterladen können. Aber sie haben keine Möglichkeit die Dokumente beispielsweide zu bearbeiten oder zu löschen. Wnn Sie berechtigt sind, haben Sie auch die Möglichkeit weitere Berechtigungsstufen hinzuzufügen, das macht teilweise Sinn, oder da habe ich sehr häufig die Anfrage, oder die Anforderung in den Fachabteilungen. Das es Mitarbeiter gibt, die Dateien hochladen und bearbeiten sollen, aber eben halt nichts mehr löschen dürfen. Und in diesem Fall empfehle ich dann eine eigenständige Berechtigungsstufe dafür zu erstellen, ich klicke dort einmal direkt rein, und hier hätte man dann die Möglichkeit einen Namen für diese Berechtigungsstufe zu geben. Fügen Sie unbedingt eine Beschreibung hinzu, damit Sie auch in einem halben Jahr noch wissen, was da hinter steckt. Und hier besteht die Möglichkeit Elemente hinzuzufügen. Dann können die Elemente natürlich auch angezeigt werden, Elemente bearbeiten, aber das Löschen lasse ich hier aus, und dementsprechend dürfen die Leute eben halt Dokumente hinzufügen, bearbeiten und anzeigen, aber nicht mehr löschen. Das nur als kleiner Tipp, ich gehe hier noch einmal zurück. Die Beschreibung, die ich Ihnen empfehle steht dann später hier. Und das ist ganz ganz wichtig, dass hier wirklich eine Beschreibung steht, was Sie mit dieser Berechtigungsstufe machen möchten beziehungsweise was diese Stufe aussagt. Erst wenn so eine Berechtigungsstufe angelegt ist, kann man über die Berechtigungen eine weitere Gruppe erstellen, das bedeutet, wenn ich jetzt hier auf Gruppe erstellen klicke, dans ich im unteren Bereich eben halt die Berechtigungsstufe der Gruppe zuweisen kann. Also nicht erst die Gruppe anlegen, sondern erst die Berechtigungsstufe und dann eben halt entsprechend die SharePoint-Gruppe. Ich wechsle noch einmal zurück. Nochmal in die Websiteeinstellungen und hier in die Berechtigungen. Wenn ich jetzt einen neuen Besitzer hinzufügen möchte, klicke ich direkt in die Besitzergruppe, und kann hier über die Schaltfläche "Neu" einen Benutzer hinzufügen. Dafür gehe ich jetzt einmal in meinen Kollegen hinzu, ich möchte nicht, dass er eine E-Mail bekommt. Deswegen deaktiviere ich das Häkchen, klicke auf Freigeben. Und nun habe ich meinen Kollegen Björn Stausmann hier der Gruppe hinzugefügt. Ich kann jederzeit die Personen auch auswählen, und kann über die Aktionen auch die Benutzer wieder entfernen aus der Gruppe. In diesem Fall belasse ich das einmal so, denn durch das Vererbungsprinzip von SharePoint habe ich jetzt Björn hier im oberen Berech der obersten Ebene im Intranet, hinzugefügt als besitzer, egal in welche Website ich jetzt wechsle, ich wechsle einfach mal hier ins Projekt SharePoint Online, werden wir Björn auch hier als Besitzer finden, dadurch dass sich das jetzt nach unten vererbt sich. Klicke auch hier nochmal in die Einstellungen, gehe in die Websiteeinstellungen, gehe auf Websiteberechtigungen, und Sie sehen, die Gruppen werden automatisch vererbt. Die werden also wirklich von oben nach unten durchgezogen, wenn jetzt aber meine Website, Projekt SharePoint Online, nicht diese Gruppen besitzen sollen, sondern nur die Mitglieder sollen darauf zugreifen, dann habe ich jederzeit die Möglichkeit über das Register Berechtigungen, die Berechtigungsvererbung zu unterbrechen. Ich klicke auf OK. Und in diesem Fall werden dann für meine Website Projekt SharePoint Online neue Gruppe angelegt, also ich klicke jetzt hier auf "Neue Gruppe erstellen", und dann steht hier auch "Besucher von Projekt SharePoint Online, das macht wirklich ganz viel Sinn, dass Sie das auch wirklich pflegen, weil dann haben Sie nacher die Gruppen, in denen Sie die Personen hinzufügen können. Ich erstelle jetzt für alles eine neue Gruppe, und klicke dann auf Ok. Wenn ich jetzt noch mal in die Berechtigungen wechsle, über die Websiteeinstellungen, noch mal in die Websiteberechtigungen, dann habe ich jetzt auch die Möglichkeit zu sagen, OK, ich möchte jetzt von Besitzer, also übergeordnet, die Mitarbeiter die hier in der Gruppe Besitzer sind, die möchte ich rausschmeißen, genauso möchte ich gerne die Besucher hier rausschmeißen, dann möchte ich auch die Mitglieder rausschmeißen, so dass ich also wirklich eigenständige Gruppen habe. So und ich klicke jetzt auf Benutzerberechtigungen entfernen. Und in diesem Fall habe ich wirklich nur noch meine Gruppen, also Besitzer von Projekt SharePoint Online, Besucher und entsprechend die Mitglieder. Björn ist jetzt hier auf dieser Website nicht mehr berechtigt, ich müsste ihn jetzt hier wirklich noch mal in der Besitzergruppe hinzufügen, über "Neu", Benutzer hinzufügen, und Freigeben. Erst jetzt hab Björn direkt auf meine Website Zugriff. Das bedeutet, dass ich auf jeder Website individuelle Berechtigungen festlegen kann, und somit aber auch ein sehr konfuses Berechtigungssystem entstehen kann. Meine Empfehlung ist, dass Sie wirklich von der Website der obersten Ebene nach unten hin weitesdgehend alles offen lassen, und wenn Sie jetzt wirklich so wie ich hier ein Projekt haben, wo es wirklich nur Projektmitglieder betrifft, dass man hier die Berechtigungen kappt. Ich wechsle noch mal in das Event Hamburger Hafen. Und angenommen, ich möchte hier eigene Berechtigungen erstellen, dann klicke ich noch mal auf das Zahnradsymbol, gehe in die Websiteeinstellungen, und klicke noch mal auf die Websiteberechtigungen, und müsste ich hier jetzt wieder die Berechtigungsvererbung beenden. Nehme ich das vor, werde ich automatisch gefragt, ob ich neue Gruppen anlegen kann, das würde ich Ihnen auch immer empfehlen, dass Sie das machen, damit das dann nachher sauber von den Berechtigungen her ist. Wenn ich jetzt plötzlich feststelle, ich habe hier jetzt eigene Berechtigungen vorgenommen, das wollte ich gar nicht, ich möchte doch wieder, dass die Berechtigungsvererbung von ganz oben greift, also dass eben halt die Benutzer die hier oben hinzugefügt wurden, auch in meinem Hamburger Event sein dürfen, dann habe ich natürlich auch immer die Möglichkeit die Berechtigungsvererbung wiederherzustellen. Also ich gehe wieder über das Zahnradsymbol in die Websiteeinstellungen, gehe in die Websiteberechtigungen, und hier habe ich die Möglichlkeit über "Eindeutige Berechtigungen löschen", die ursprünglichen Berechtigungen wiederherzustellen. Sie sehen die Berechtigungen, und die damit verbundenen Vererbungen sollten Ihnen immer bewusst sein, denn durch das falsche Setzen von Berechtigungen, können ungewollte Informationen veröffentlicht werden, die nich für die Allgemeinheit bestimmt sind.

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5 Std. 24 min (54 Videos)
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SharePoint SharePoint Online
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Erscheinungsdatum:02.11.2016

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