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SharePoint Online Grundkurs

Berechtigungen auf Dokument- und Elementebene festlegen

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Machen Sie sich damit vertraut, wie Sie Dateien und Elemente innerhalb von Bibliotheken und Listen freigeben.
05:25

Transkript

In SharePoint Bibliotheken und Listen besteht die Möglichkeit, Dateien und Elemente freizugeben, also individuell zu berechtigen. Wie Sie ein Dokument oder ein Element freigeben beziehungsweise die Freigaben auch wieder aufheben können, erkläre ich in diesem Video. Es gibt Anwendungsfälle, wo es erforderlich ist, dass innerhalb einer Bibliothek Dateien für andere Personen freigegeben werden müssen. Jedoch dass immer eine Ausnahme sein, denn als Besitzer einer Websitesammlung oder einer Website, werden Sie durch die individuelle Freigabe auf Dokumente beziehungsweise Elementebene, schnell den Überblick aller Berechtigungen innerhalb Ihres SharePoint Bereichs verlieren. Es gibt leider keine Auswetungmöglichkei, wo, wer und wie berechtigt ist. Es gibt Drittanbieter, die Ihnen kostenpflichtig einen Tool programmieren können, dann sind Sie grob dabei, und können ersehen wer in Ihrem Bereich wo berechtigt ist. Erstellen Sie gegebenenfalls lieber eine weitere Bibliothek oder Liste, wo Sie dann wissen, dass nur hier in dieser einen Bibliothek oder in der Liste individuell auf Dokumente beziehungsweise Elemente berechtigt wurde. Wenn Sie ein Dokument freigeben möchten, also berechtigen möchten ganz individuell, ich bin jetzt gerade hier in meinem Event Hamburger Hafen in meiner Website, und ich habe sogar hier schon direkt im Webpart die Möglichkeit, über die drei Punkte, über das Menü hier direkt auf Freigeben zu klicken. Dann habe ich hier im oberen Bereich in diesem Dialog die Möglichkeit eine Person auszuwählen, ich wähle mal wieder meinen Björn aus, Und habe jetzt auch hier auf der rechten Seite die Möglichkeit auszuwählen, ob er die Datei bearbeiten kann, oder ob er sie nur lesen soll, in meinem Fall kann er das gerne Mal bearbeiten. Und über Optionen anzeigen habe ich jetzt die Möglichkeit hier eine individuelle Benachrichtigung zu schreiben, in diesem Fall lasse ich das einmal weg, und klicke direkt auf Freigeben. Nun wurde ich eben hier im oberen Bereich kurz informiert, dass die Freigabe erfolgt ist, und jetzt hat der Björn individuelle Berechtigungen auf dises Dokument, also ich wechsle mal ganz kurz hier in die Websiteberechtigungen. Hier sehe ich nicht, dass der Björn, irgendwie auf mein Websitebereich Zugriff hat, ich wechle noch mal in die Bibliothek, und wechsle hier noch mal in die Bibliothekseinstellungen, und wechsle hier in die Berechtigungen für diese Dokumentenbibliothek, und auch hier sehe ich jetzt nicht, dass Bjorn irgendwo berechtigt ist, also Sie sehen, es ist nicht nachvollziehbar wer hier individuelle Rechte hat, dshalb ist das Berechtigen bzw. das Freigeben von Dateien in einer SharePoint Website, in einem Arbeitsbereich nicht optimal, und ich rate eher davon ab. Möchte ich jetzt die Berechtigung wieder entfernen, dann wechle ich einfach mal hier in meine Dokumente, jetzt muss ich noch wissen welches Dokument war es denn noch, welches ich ihn freigegeben habe, ich glaube es war dieses hier, und ich klicke mal auf die drei Punkte, in diesem Fall wechle ich noch mal auf Start, und gehe jetzt hier noch mal über die drei Punkte genau. Dann öffnet sich dieser Dialog, und ich habe hier die Möglichkeit die Freigaben einmal zu überprüfen. Dann sehe ich hier Freigaben für, also einmal dass ich berechtigt bin, und dann einam der Björn, und ich kann jetzt hier auf Freigabe beenden klicken. Dann werde ich nochmal darauf hingewiesen, und jetzt sehen Sie, dass nur noch ich wieder berechtigt bin auf dieses Dokument zuzugreifen. Sie haben nun gesehen, dass es wirklich sehr kompliziert ist, wenn auf Element- bzw. Dokumentebene eine Freigabe erfolgt. Ich kann Ihnen das jetzt hier auch noch mal bei den Ansprechpartnern zeigen, also ich wechsle noch einmal in die Ansprechpartnerliste. Und auch hier hätte ich die Möglichkeit, das Ganze freizugeben. Sie sehen wieder das Feld sieht genau so aus, und ich habe auch hier die Möglichkeit, kann anzeigen, kann bearbeiten, ich habe die Möglichkeit eine individuelle E-Mail Nachricht zu schreiben, und ich habe auch noch die Möglcihkeit über "Freigegeben für" die Freigaben zu beenden. Wie gesagt erstellen Sie sich lieber eine ztusätzliche Bibliothek, wo Sie wirklich inbdividuelle Freigaben auf Dokumentebene vergeben, Sie verlieren wirklich den Überblick dabei.

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5 Std. 24 min (54 Videos)
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SharePoint SharePoint Online
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Erscheinungsdatum:02.11.2016

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