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SharePoint 2016 Grundkurs

Berechtigungen auf Dokument- und Elementebene

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Machen Sie sich damit vertraut, wie Sie Dateien und Elemente innerhalb von Bibliotheken und Listen freigeben.
04:08

Transkript

In SharePoint Bibliotheken und Listen besteht die Möglichkeit Dateien und Elemente freizugeben, also individuell zu berechtigen. Wie Sie ein Dokument und ein Element freigeben, beziehungsweise die Freigabe aufheben, erkläre ich in diesem Video. Es gibt Anwendungsfälle wo es erforderlich ist, dass innerhalb einer Bibliothek, Dateien für andere Personen freigegeben werden. Jedoch sollte das immer eine Ausnahme sein, denn als Besitzer einer Websitesammlung oder einer Website, werden Sie durch die individuellen Freigaben auf Dokumente, beziehungsweise Elementebene, schnell den Überblick über alle Berechtigungen innerhalb Ihres SharePoint Bereiches verlieren. Es gibt leider keine Auswertungsmöglichkeit wer wo und wie berechtigt ist. Es gibt Drittanbieter, die Ihnen kostenpflichtig ein Tool programmieren, damit Sie dann grob ersehen können, wer in Ihrem Bereich wo berechtigt ist. Erstellen Sie gegebenenfalls lieber eine weitere Bibliothek oder Liste, wo Sie dann wissen, dass nur hier individuell auf Dokumente beziehungsweise Elementebene berechtigt wurde. Wenn ich jetzt aber ein Dokument einmal freigeben möchte, dann kann ich das direkt tun, ich möchte das jetzt mit dem Flyer hier machen, ich klicke direkt auf die drei Punkte, auf das Menü, und dort habe ich schon direkt den Eintrag FREIGEBEN, ich klicke hier rein, und hier gibt es auch gleich noch mal einen ganz, ganz wichtigen Hinweis, Microsoft hat das so programmiert, dass man hier auch das Wort "Jeder" eintragen kann, in vielen Firmen ist das wirklich ein Dorn im Auge, weil, wenn ich hier "Jeder" eintrage, dann bekommt wirklich jeder in unserem Unternehmen, der bei uns ein Konto hat, ob das nun externe Leute sind oder auch interne Leute, Zugriff auf dieses eine Dokument. Deshalb niemals "Jeder" verwenden, immer einzelne Personen oder Gruppen aus Active Directory, verwenden. So, in diesem Fall möchte ich noch mal meinen Kollegen berechtigen, und in diesem Fall soll er auch eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten. Und dann gebe ich das Ganze frei. Hier im oberen Bereich bekomme ich jetzt noch den Hinweis, dass das freigegeben ist, aber so auf den ersten Blick sehe ich das nicht, oder auch wenn ich jetzt in die Berechtigungen der Bibliothek wechsele, dann sehe ich hier auf den ersten Blick nicht, für wen das Dokument freigegeben ist. Ich wechsele noch mal zurück in die Bibliothek. Wenn ich jetzt genau weiß, welches Dokument ich freigegeben habe, dann habe ich die Möglichkeit wieder über die drei Punkte zu gehen, ich kann wieder auf FREIGEBEN klicken, und in diesem Fall: Für viele Personen freigegeben oder beziehungsweise: Freigegeben für kann ich anklicken, und wenn ich jetzt hier im unteren Bereich einmal auf ERWEITERT klicke, dann lande ich in den richtigen Berechtigungen, und ich sehe jetzt hier zwischen diesen ganzen SharePoint-Gruppen, dass hier der Björn individuell berechtigt ist, das heißt er ist noch nicht mal einer SharePoint-Gruppe hinzugefügt, und das wird wirklich unübersichtlich, das kann ich nicht empfehlen. In diesem Fall kann ich Björn auswählen und kann hier die Berechtigung entfernen. In diesem Fall ist er dann nicht mehr berechtigt, auf dieses Dokument zuzugreifen, es sei denn er befindet sich eh' in der Sharepoint Admin-Gruppe oder in der Besitzer-Gruppe.

SharePoint 2016 Grundkurs

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5 Std. 3 min (53 Videos)
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Erscheinungsdatum:26.09.2016

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