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SharePoint Online Grundkurs

Benachrichtigungen bei Dokumentänderungen definieren

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Lernen Sie in diesem Film, wie Sie sich benachrichtigen lassen können, sobald Dokumente von anderen Personen geändert wurden.
06:06

Transkript

Möchten Sie nicht ständig innerhalb einer, oder mehreren Teamsites prüfen, ob gegebenenfalls neue Dokumente, Änderungen an vorhandenen Dokumenten innerhalb von Listen vorgenommen wurden, so können Sie sich über die Benachrichtigungsfunktionen der Bibliothek, per Email benachrichtigen lassen. Über die Einstellungen der Benachrichtigungen können Sie festlegen, wann Sie und wie oft Sie benachrichtigt werden möchten. In diesem Video zeige ich Ihnen, wie Sie sich bei Änderungen innerhalb der Bibliothek, oder bei einzelnen Dokumenten benachrichtigen lassen können. Wenn Sie beispielsweise für diese Bibliothek hier zuständig sind und Sie möchten immer informiert werden, wenn ein neues Dokument hinzugefügt wird, dann haben Sie die Möglichkeit direkt hier im oberen Bereich, wieder über das Menü mit den drei Punkten dargestellt, "mich benachrichtigen" anzuklicken. Es öffnet sich ein Dialog. Hier im oberen Bereich sehen wir den Namen des Benachrichtigungstitels. Diesen würde ich immer direkt anpassen an die Teamwebsite, oder Projektwebsite, also den richtigen Namen verwenden, denn wenn Sie sich in mehreren Bibliotheken benachrichtigen lassen, dann steht immer in der Email, Sie habene eine Nachricht von Dokumente und ja, dann weiß man nachher gar nicht mehr, von welcher Website kommt die Benachrichtigung. So, ich schreibe jetzt einmal hier rein: "Projekt". [typing] Dann weiß ich, dass das von meiner Projektwebsite stammt das Ganze. Da ich Mitglied der Gruppe "Besitzer" bin und somit die Benutzerberechtigung Vollzugriff habe, kann ich hier weitere Personen hinzufügen. Also wenn ich jetzt beispielsweise die Kollegin Frau Fröhlich hier hinzufügen möchte, [typing] dann kann ich die auch hier hinzufügen, aber Frau Fröhlich kann selber entscheiden,ob Sie denn die Benachrichtigungen erhalten möchte, oder nicht, also Sie kann über Ihre eigenen Benachrichtigungen das Ganze wieder abstellen. Aber in einigen Anwendungsfällen da ist das gebeten, dass sobald etwas in der Bibliothek sich ändert, dass dann eben halt ein Team von fünf bis sieben Leute, automatisch informiert werden. Wenn ich jetzt weiter nach unten blättere, je nachdem welche Konfiguration in ihrem Unternehmen für die Zustellung von Benachrichtigungen festgelegt wurde, können Sie im Bereich "Zustellungsart" auswählen, ob Sie per Email Nachricht, oder per Textnachricht über ihr Mobiltelefon informiert werden möchten. Im Bereich "Änderungstyp" legen Sie die Bedingungen fest, wann Sie benachrchtigt werden möchten. Bei mir waren das nur, wenn neue Elemente hinzugefügt werden. Im Bereich für diese Änderungen "Benachrichtigungen senden", legen Sie zusätzliche Bedingungen fest und zum Schluss legen Sie fest, wie häufig Sie benachrichtigt werden möchten. In meinem Beispiel möchte ich täglich und zwar direkt morgens um 6, möchte ich gerne eine Zustellung haben, so dass ich dann entsprechend die Änderung in meinem Posteingang öffnen kann. Ich bestätige mit Okay. Sobald ich eine Benachrichtigung festgelegt habe, bekomme ich auch per Outlook eine Benachrichtigung, dass eben halt die Benachrichtigung für die Dokumente in der Bibliothek Projekt SharePoint Online erfolgreich eingerichtet wurde. Möchten Sie sich auf ein einziges Dokumet benachrichtigen lassen, wenn andere Kolleginen oder Kollegen da dran arbeiten, dann haben Sie auch die Möglichkeit ein Dokumet auszuwählen. Und wenn Sie jetzt nochmal auf die Schaltfläche mit den drei Punkten klicken, dann können Sie "mich benachrichtigen" auch anklicken und in diesem Fall sehen Sie, dass beim Benachrichtigungstitel Dokumente steht und Grobkonzept. Das bedeutet ich werde jetzt auf das eine Dokumet benachrichtigt, sobald sich da etwas ändert. Ich habe auch hier wieder die Möglichkeit weitere Personen hinzuzufügen. Ich kann festlegen, wie ich benachrichtigt werden möchte. In meinem Fall gibt es nicht die Möglichkeit, dass ich eine Sms bekomme. Ich möchte gerne, dass beliebiege Änderungen die vorgenommen werden, dass ich da eben halt eine Email Nachricht bekomme und das Ganze sobald das Dokumet bearbeitet wurde. Deshlab lasse ich "Benachrichtigungen sofort vesenden" bestehen. Ich bestätige mit Okay. Und ich erhalte auch gleich in meinem Outlook eine Email Nachricht dass das erfolgreich eingerichtet wurde. Ich wechsle jetzt noch einmal zu Outlook in meine Emails und hier im unteren Bereich, in der Email, wo ich die Benachrichtigung bekommen habe, dass das alles ordentlich eigerichtet wurde die Benachrichtigung, habe ich hier im unteren Bereich die Möglichkeit "meine Benachrichtigunen auf dieser Website ändern", wenn ich da raufklicke, lande ich wieder im SharePoint und hab jetzt die Möglichkeit hier die Inhalte auszuwählen, wo ich mich gegebenenfalls nicht mehr benachrichtigen lassen möchte und ich klicke auf "ausgewählte Benachrichtigungen löschen" und dann erhalte ich zukünftig keine Benachrichtigungen mehr. Alternativ können Sie die Benachrichtigungen auch in Microsoft Outlook in der Desktop-Anwendung verwalten. Klicken Sie dafür in Outlook in das Register "Datei". In der Kategorie "Informationen" finden Sie die Schaltfläche "Regeln" und "Benachrichtigungen und hier haben Sie die Möglichkeit die Benachrichtigungen zu verwalten und gegebenenfalls auszustellen, beziehungsweise zu löschen.

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5 Std. 24 min (54 Videos)
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SharePoint SharePoint Online
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Erscheinungsdatum:02.11.2016

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