Unsere Datenschutzrichtlinie wird in Kürze aktualisiert. Bitte sehen Sie sich die Vorschau an.

SharePoint 2016 Grundkurs

Benachrichtigungen bei Dokumentänderungen definieren

Testen Sie unsere 2016 Kurse

10 Tage kostenlos!

Jetzt testen Alle Abonnements anzeigen
Lernen Sie in diesem Film, wie Sie sich Benachrichtigen lassen können, sobald an einem Dokument von anderen Personen Änderungen durchgeführt wurden.
07:09

Transkript

Möchten Sie nicht ständig innerhalb einer oder mehrerer Team-Websites prüfen, ob gegebenenfalls neue Elemente oder Dokumente oder Änderungen an vorhandenen Informationen in Listen oder Bibliotheken vorgenommen wurden, so können Sie sich über die Benachrichtigungsfunktion der Listen und Bibliotheken per E-Mail benachrichtigen lassen. Über die Einstellungen der Benachrichtigung können Sie festlegen, wann und wie oft Sie benachrichtigt werden möchten. In diesem Video zeige ich Ihnen, wie Sie sich bei Änderungen innerhalb der Bibliothek oder bei einzelnen Dokumenten benachrichtigen lassen können. Angenommen, ich möchte gerne bei der Dokumentation benachrichtigt werden, sobald sich hier irgendetwas ändert, dann wähle ich die Dokumentation aus, ich klicke in das Register Dateien, weil das Register Dateien sich eben halt wirklich auf die Dateien hier im unteren Bereich bezieht, und hier finde ich in der Gruppe Freigeben und Verfolgen dieses Glockensymbol, und habe hier die Möglichkeit, eine Benachrichtigung für dieses Dokument festzulegen. Es öffnet sich ein Formularfeld, und hier im oberen Bereich bei Benachrichtigungstitel trage ich mir immer ein, von wo die Benachrichtigung kommt, weil in vielen Team-Websites wirklich die Bibliothek einfach nur Dokumente heißt, und so wüsste ich jetzt eben halt gar nicht, von welcher Bibliothek sprechen wir hier. So, in diesem Fall werde ich informiert per E-Mail, und sehe dann auch, aha, das kommt direkt aus der Bibliothek Projekt SharePoint Dokumente und die Dokumentation. Der Bereich Benachrichtigungen senden an steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie Besitzer der Website sind, ich hätte jetzt hier die Möglichkeit, auch nochmal meinen Kollegen hinzuzufügen, so dass er auch automatisch bei Änderungen informiert wird, ich könnte hier auch sogenannte Active-Directory-Gruppen hinzufügen, aber in diesem Fall lösche ich ihn raus, also das geht nur, wenn Sie als Besitzer mit Vollzugriffsrechten hier berechtigt sind. Je nachdem, wie Ihr System konfiguriert ist, haben Sie auch eine Zustellungsart, Sie können gegebenenfalls sogar per SMS benachrichtigt werden, sobald sich hier etwas ändert. Im Bereich Für diese Änderungen Benachrichtigungen senden legen Sie die Bedingungen fest, möchten Sie alle Änderungen am Dokument sehen oder jemand anderes ändert ein Dokument, je nachdem, welche Anforderungen Sie haben, bei mir war die Anforderung, dass sämtliche Informationen, die an der Dokumentation geändert werden, dass ich sofort benachrichtigt werde, das bedeutet, beliebige Änderungen werden vorgenommen. Im unteren Bereich habe ich die Möglichkeit, den Zeitpunkt des Versendens der Benachrichtigung festzulegen, möchte ich sofort informiert werden per E-Mail, oder möchte ich eine tägliche Zusammenfassung gesendet bekommen, oder eben halt eine wöchentliche Zusammenfassung. Wenn ich eine zeitliche Angabe hier festlege, habe ich immer die Möglichkeit, auch einen Wochentag und auch eine Uhrzeit auszuwählen, aber in meiner Anforderung war es, dass ich sofort benachrichtigt werde, sobald eine Änderung vorgenommen wird. Ich klicke auf OK, und ich erhalte jetzt eine E-Mail-Benachrichtigung, dass die Benachrichtigung erfolgreich eingerichtet wurde, und habe dann die Möglichkeit, immer benachrichtigt zu werden. Möchte ich mich jetzt über die gesamten Dateien innerhalb der Bibliothek informieren lassen, was sich hier geändert hat, wechsele ich in das Register Bibliothek, und auch hier habe ich die Möglichkeit, mich benachrichtigen zu lassen, ich klicke auf Benachrichtigungen für diese Bibliothek festlegen, und ich vergebe natürlich hier auch wieder einen Namen, ich habe auch hier die Möglichkeit, weitere Personen hinzuzufügen, weil ich Besitzerin dieser Website bin, Ich werde nur per E-Mail benachrichtigt, und hier im unteren Bereich habe ich die Möglichkeit, den Änderungstyp festzulegen, wann ich benachrichtigt werden möchte, und im unteren Bereich Für diese Änderungen Benachrichtigungen senden, habe ich die Möglichkeit, weitere Bedingungen festzulegen. Also das ist ähnlich wie bei dem einzelnen Dokument, hier ist das jetzt bezogen auf die gesamte Bibliothek, und auch hier im unteren Bereich kann ich den Zeitpunkt festlegen, wann ich benachrichtigt werden möchte. Ist das eine sehr aktive Bibliothek, wo viel gearbeitet wird, wo viele Dokumente geändert werden oder neu hinzugefügt werden, dann würde ich eher eine tägliche oder eine wöchentliche Zusammenfassung wählen, als wenn das ein wichtiges Dokument ist, wo ich auf den Bearbeitungsstatus warte. In diesem Fall klicke ich wieder auf OK, und lande direkt wieder in der Bibliothek. Möchte ich mich irgendwann nicht mehr benachrichtigen lassen, dann habe ich die Möglichkeit, direkt wieder hier in die Benachrichtigungen zu gehen, also das spielt jetzt keine Rolle, ich gehe ruhig mal in die Aufgaben, und auch hier habe ich über das Register Liste die Benachrichtigung, ich könnte mich auch auf einzelne Aufgaben benachrichtigen lassen, schauen Sie, wenn ich auf das Register Aufgaben klicke, gibt es hier auch das Glockensymbol, aber ich möchte jetzt die Benachrichtigungen auf die Dokumentenbibliothek und das Dokument, die Dokumentation möchte ich jetzt löschen. Ich wechsele hier über die Benachrichtigung, und wechsele einmal auf Meine Benachrichtigungen verwalten, und hier sehe ich jetzt, wie das Ganze konfiguriert ist, ich sehe hier Projekt SharePoint, Dokumente, Dokumentation, und ich sehe hier die Projekt SharePoint Dokumente, also die Bibliothek. ich kann jetzt beides auswählen, oder auch nur eins, und könnte hier Ausgewählte Benachrichtigungen löschen. Anklicken, dann kriege ich wieder einen Hinweis, ob ich das wirklich löschen möchte, ich bestätige mit OK, und werde zukünftig nicht mehr benachrichtigt. Hier auch nochmal ein kleiner Hinweis: Alternativ können Sie die Benachrichtigungen auch in Microsoft Outlook verwalten, klicken Sie dafür in Outlook in das Register Datei, in der Kategorie Informationen finden Sie die Schaltfläche Regeln und Benachrichtigungen, und hier haben Sie dann die Möglichkeit, das Register Benachrichtigungen verwalten anzuklicken, und dann die Benachrichtigungen ebenfalls vom SharePoint direkt zu verwalten.

SharePoint 2016 Grundkurs

Sehen Sie, wie Sie SharePoint 2016 bei der täglichen Arbeit unterstützen kann.

5 Std. 3 min (53 Videos)
Derzeit sind keine Feedbacks vorhanden...
 
Hersteller:
Software:
Exklusiv für Abo-Kunden
Erscheinungsdatum:26.09.2016

Dieser Online-Kurs ist als Download und als Streaming-Video verfügbar. Die gute Nachricht: Sie müssen sich nicht entscheiden - sobald Sie das Training erwerben, erhalten Sie Zugang zu beiden Optionen!

Der Download ermöglicht Ihnen die Offline-Nutzung des Trainings und bietet die Vorteile einer benutzerfreundlichen Abspielumgebung. Wenn Sie an verschiedenen Computern arbeiten, oder nicht den ganzen Kurs auf einmal herunterladen möchten, loggen Sie sich auf dieser Seite ein, um alle Videos des Trainings als Streaming-Video anzusehen.

Wir hoffen, dass Sie viel Freude und Erfolg mit diesem Video-Training haben werden. Falls Sie irgendwelche Fragen haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren!