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Dynamics NAV 2017 Grundkurs

Belege per E-Mail versenden

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Rechnungen oder Angebote als PDF versenden zu können, wird heute bereits erwartet. Dieser Film verrät, wie Dynamics NAV Sie dabei unterstützen kann.
05:54

Transkript

Das Versenden von Belegen, wie zum Beispiel in der Rechnung in elektronischer Form, mittels E-Mail gehört heute sicherlich zum Standard. Darüber hinaus gibt´s ganz viele Varianten wie den elektronischen Versand von Dokumenten, die signiert wurden, oder das Einsetzen von bestimmten Datenaustauschdefinitionen, das kann jetzt mittels Dateityp XML sein oder anderen Formaten. In diesem Film möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie aus dem System heraus eine PDF-Rechnung generieren können um diese dann zum Beispiel mittels Outlook zu verschicken. Also das was Sie jetzt am Bildschirm sehen, das wäre also unser Ziel, und ich zeige Ihnen jetzt, wie Sie das aus Dynamics NAV 2017 heraus erreichen können. Dazu schließe ich jetzt hier dieses geöffnete E-Mail. Ich befinde mich hier auf der Debitoren Karte, aber damit Sie wirklich sehen, wo ich gestartet habe, kehre ich mal zurück in mein Rollencenter. Mein Ausgangspunkt kann jetzt die Debitorenliste sein, Sie können aber auch gerne direkt aus dem Rollencenter heraus eine Verkaufsrechnung erstellen, das ist natürlich nur dann möglich, wenn sich in Ihrem Rollencenter diese Aktion auch bereits befindet. Ich klicke also auf diese Schaltfläche. Wähle jetzt meinen Debitor aus und gebe einen bestimmten Artikel in die Zeile ein. Das muss jetzt nicht genau dieser Artikel sein. Ja der erste Schritt ist eigentlich relativ einfach und damit auch erledigt, die Rechnung wurde erfasst. Sie finden in Ihrem Menüband je nachdem welche Bildschirmauflösung Sie verwenden, etwas besser oder schlechter sichtbar hier diese Aktion und eine Schaltfläche für buchen und senden. Und dieses buchen und senden gibt Ihnen die Möglichkeit, einen Beleg zu erzeugen und das Ganze direkt in eine E-Mail entsprechend einzubetten oder anzuhängen. Ja dann klicke ich auf buchen und senden. Das System fragt mich jetzt, welche Form des Versands ich verwenden möchte. Wie es dazu kommt, das zeige ich Ihnen dann noch, ich habe hier jetzt mal E-Mail(PDF) als Standardeinstellung gewählt. Und bestätige hier mit "Ja". Und jetzt im Anschluss erhalte ich noch eine kleine Ansicht, die direkt aus Dynamics NAV kommt. Hier wurde der Empfänger aus der Debitorenkarte übernommen. Der Betreff wurde automatisch erzeugt, genauso wie der Dateianhang, hier kann ich, wenn ich möchte bereits etwas dazu schreiben. Und jetzt muss ich mich entscheiden, ob ich das Ganze direkt über Outlook schicken möchte, dann habe ich auch die Möglichkeit, das nochmals zu bearbeiten. Mache ich das nicht, dann würde eine E-Mail erzeugt werden, die über einen SMTP-Server verschickt wird. Ich möchte Ihnen das jetzt in Outlook zeigen, bestätige also mit "OK". Daraufhin wird mir jetzt eine Outlook-E-Mail erzeugt, Sie können sich auch den Beleg hier nochmals ansehen. Das Ganze wurde jetzt in PDF-Form hier natürlich angehängt. Das Layout wurde dabei irgendwann von meinem Entwickler gestaltet. Ja und mittels Text kann ich hier noch meine persönlichen Worte oder vielleicht Anmerkungen dazuschreiben. Und dann klicke ich auf "Senden". Möchte ich das Ganze jetzt doch mehr automatisieren, also eben zum Beispiel gar nicht direkt über Outlook sondern sofort den Mail-Versand aktiveren, über SMTP, dann ist es für Sie wichtig, dass Sie hier im System noch die sogenannte SMTP-Einrichtung kennen. Diese SMTP-Mail-Einrichtung gibt Ihnen die Möglichkeit einen Mail-Server anzugeben. Das kann auf der einen Seite ein SMTP-Server sein, der jetzt vielleicht nicht direkt von Microsoft ist, sondern von einem anderen Anbieter. Haben Sie allerdings vielleicht Office 365 im Einsatz, dann können Sie auf die Standardeinstellungen klicken, die werden dann übernommen. Sie müssen sich dann nur noch entsprechend authentifizieren, also Ihr Benutzer-ID und Ihr Kennwort eingeben. Das Ganze könne Sie dann testen und dann das E-Mail ohne zusätzliche Bearbeitung direkt aus Dynamics NAV verschicken. Der Schwerpunkt in diesem Film war also, wie es möglich ist, direkt aus dem System heraus Belege zu verschicken, zum Beispiel per PDF. Wenn Sie sich auch weiter mit dem Thema beschäftigen möchten oder vielleicht sogar hier ein bisschen vertiefen wollen, dann gebe ich Ihnen noch zwei kleine Tipps. Nämlich Tipp Nummer 1, Sie finden auf der Debitorenkarte die Möglichkeit, ein sogenanntes Beleg-Sendeprofil einzustellen. Können wir uns gern ganz kurz hier auch ansehen. Dieses Sendeprofil gibt Ihnen bestimmte Einstellungsmöglichkeiten. Ist dann in weiterer Folge also pro Debitor definiert. Wie so ein E-Mail erzeugt werden soll, ob mit PDF ohne PDF oder ob das vielleicht doch ein elektronischer Beleg ist, in einem bestimmten Format, das ist Variante 1 beziehungsweise Hinweis 1. Mit dem sollten Sie sich auch noch auseinandersetzen. Und zusätzlich gibt es auch noch die Möglichkeit, dass Sie direkt von der Debitorenkarte sogenannte Dokumentenlayouts anlegen. Dokumentenlayouts oder hier steht es jetzt in der einen Zahl Dokumentlayouts, bedeutet nicht mehr nicht weniger, dass es Ihnen möglich ist, anhand von bestehenden Layouts, die im System vorhanden sind, individuelle kundenbezogene Layouts zu erzeugen, um dann eine Rechnung vom Optischen her an einen Kunden anzupassen. as Sie haben dann Standardrechnungsformular und vielleicht ein eigenes Formular, das vom Layout her für einen Kunden individuell angepasst wurde. Dabei steht Ihnen auch eben die integrierte Möglichkeit zur Verfügung über Visual Studio, oder dann in weiterer Folge Microsoft Word. Das Ganze wird aber jetzt hier den Rahmen sprengen, wichtig also jetzt zusammengefasst, was haben wir gesehen. Sie können Belegt aus Dynamics NAV heraus direkt per Mail verschicken, entweder über Outlook oder über SMTP. In weiterer Folge finden Sie dazu auf der Debitorenkarte zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten, die das Ganze dann noch flexibler machen, beziehungsweise variantenreicher. Das betrifft sowohl das Layout, als auch den Versand und die Automatisierung selbst.

Dynamics NAV 2017 Grundkurs

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Dynamics NAV Dynamics NAV 2017
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Erscheinungsdatum:13.04.2017
Laufzeit:4 Std. 52 min (50 Videos)

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