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Dynamics NAV 2015 Grundkurs

Belege per E-Mail versenden

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Lassen Sie sich von Dynamics NAV 2015 dabei unterstützen, Belege per E-Mail an Ihre Kunden oder andere Benutzer zu versenden.
05:27

Transkript

Ja, hallo zu einem Film rund um die Neuerungen in der Version 2015 von Dynamics NAV. Ich weiß ja nicht, wie es Ihnen geht, aber ich bin einer dieser Benutzer, der, wenn es möglich ist, gerne papierlos arbeitet. Also ich versuche alle meine Kommunikationswege bzw. auch Inhalte auf elektronische Art und Weise zu lösen. Das ist natürlich nicht immer möglich, aber um genau so einen Inhalt geht es jetzt in diesem Film. Bevor wir hier mit den Funktionalitäten beginnen, möchte ich ganz kurz darauf hinweisen, was uns in den nächsten Minuten erwartet, und gleichzeitig aber auch, was uns nicht erwartet, d.h. was nicht Bestandteil dieser Neuerung ist. Im Wesentlichen lernen wir in den nächsten Minuten die Möglichkeit kennen, Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Bestellungen etc. per E-Mail zu versenden. Gut, da werden Sie jetzt sagen, das ist ja eigentlich nichts Neues, da haben Sie grundsätzlich Recht, aber als Standardfunktionalität von Microsoft, das mit der Produkt-DVD ausgeliefert wird, ist es tatsächlich neu. Die Vorgängerversionen von Dynamics NAV haben diese Funktionalität out of the books nicht unterstützt. Selbstverständlich gab es Implementierungsunternehmen, die das bei dem einen oder anderen Kunden dann entsprechend erweitert haben, aber es war eben nicht im Microsoft Dynamics NAV Standard. Jetzt ist es in der Standardfunktionalität und daher ist es mir persönlich auch einen eigenen Film wert. Was erwartet uns nicht? In diesem Zusammenhang gibt es doch da und dort gesetzliche Anforderungen, die sind länderbezogen und regional unterschiedlich. D.h. was uns nicht erwartet, in diesem Film, sind Bestandteile wie eine elektronische Signatur einer Rechnung oder Ähnliches, oder eine Verschlüsselung, sondern es geht hier wirklich primär darum, welche Möglichkeit besteht, das Rechnungs- formular, das Auftragsformular, das Bestellformular per E-Mail automatisch zu versenden. Dafür habe ich jetzt auch ein kleines Beispiel vorbereitet. Wir sind hier in meinem Standardrollencenter und ich beginne mit einem Verkaufsauftrag. Das startet eigentlich für erfahrene NAV Benutzer wie bisher: Ich gebe meine Kopfdaten ein und entscheide mich dann für verschiedene Positionen. Ob das jetzt eine oder mehrere sind, das dürfen Sie beim Ausprobieren selbst entscheiden. Soweit so gut, bis hierher nichts Neues. Neu ist jetzt, dass Sie in Ihrem Menüband eine Aktion vorfinden, die hat den Namen: "Buchen und per E-Mail senden." Je nach Bildschirmauflösung kann es sein, dass dieses Symbol bei Ihnen jetzt etwas größer dargestellt wird, es wird ja automatisch skaliert, aber davon lassen Sie sich bitte nicht in irgendeiner Form verwirren. Es geht eigentlich mehr darum, dass Sie das richtige Symbol anklicken. Denn, wenn Sie nur "Buchen" wählen, dann wird diese Funktionalität nicht ausgelöst. Ich klicke daher jetzt auf "Buchen und per E-Mail senden", erhalte die klassische Abfrage, ob ich nur einen Lieferschein möchte oder nur eine Rechnung? Ich möchte bewusst beides zeigen und bestätige diese Auswahl mit "OK". Jetzt erhalte ich diesen neuen Dialog "Bearbeiten - E-Mail senden". Und zwar habe ich hier die Möglichkeit, den Empfänger nochmals zu wählen, der kommt natürlich von der Debitorkarte. Ich kann Kopienfänger angeben, ich kann den Betreff ändern, ich kann eine entsprechende Nachricht dazu schreiben, und oder, das ist jetzt die Frage, was ich möchte, soll das Mail gleich geschickt werden, oder möchte ich es in Outlook noch mal aufmachen und es dort entsprechend weiterbearbeiten, weil ich mehr Formatierungsmöglichkeiten vorfinde. Das ist Ihre Entscheidung. Ich entscheide mich jetzt, dass dieses E-Mail in Outlook geöffnet wird, bestätige mit "OK". Jetzt werden Sie sich vielleicht ein bisschen wundern: Warum kommt dieser Dialog jetzt nochmals? Am ersten Blick wirkt es tatsächlich so, als wäre dieser Dialog jetzt 1:1 nochmals geöffnet worden. Aber Sie erinnern sich: Wir haben ja "Liefern und Faktorieren" gewählt. Daher, da das System derzeit so parametrisiert ist, wird ja nicht nur der Lieferschein erstellt und versendet, sondern auch die Rechnung. Das hat zur Folge, dass ich diesen Dialog auch zwei Mal erhalte, da es sich um zwei E-Mails handelt. Also öffnen wir auch die Rechnung im Outlook und schauen wir uns diese beiden Mails kurz einmal im Vergleich an. Hier haben wir zunächst das Mail Nummer eins. Hier ist das pdf auch bereits beinhaltet, keine Nachricht, denn ich habe keine angegeben, der Empfänger wurde übernommen. Wenn wir es mal kurz öffnen, sehen wir, es handelt sich um den Lieferschein. D.h. hier im Hintergrund schön zu sehen der Begriff "Lieferschein", kann das Ganze jetzt entsprechend bearbeiten, löschen, ändern, was ich möchte. Jetzt sind Sie nicht mehr mit NAV verbunden Wenn Sie jetzt entscheiden, dieses E-Mail doch nicht zu verschicken, dann ginge es auch tatsächlich nicht raus. Das nächste E-Mail, das uns hier jetzt noch zur Vollständigkeit fehlt, ist die Rechnung. Schauen wir uns auch hier das pdf an. Das wäre hier die Rechnung, die dann tatsächlich mitgeschickt wird. Auf diese Art und Weise können Sie in der Version 2015 sehr einfach Ihre Formulare Ihren Kunden oder Lieferanten zukommen lassen. Das bringt natürlich einige Vorteile mit sich. Denn aufgrund der raschen und fast Echtzeitübermittlung haben Sie hier jederzeit die Möglichkeit, z.B. bei Informationen, die Sie ausbessern müssen, in der Rechnungsadresse, oder wenn der Lieferant sagt, ich habe die Bestellung zur Zeit nicht zur Hand, dass Sie das Ganze in der Sekunde gleich nochmals übermitteln. Diese Möglichkeiten, die haben Sie jetzt NAV 2015. Das gibt Ihnen dann in weiterer Folge die Flexibilität, in Zukunft bei Geschäftsfällen rascher reagieren zu können.

Dynamics NAV 2015 Grundkurs

Lernen Sie den Umgang mit Dynamics NAV 2015 kennen. Sie erfahren, wie Sie die Software mit verschiedenen Endgeräte nutzen, Stammdaten verwalten und effizient arbeiten.

3 Std. 37 min (35 Videos)
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