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Word 2013 Grundkurs

Beispiel 3 - Formatierung von Word-Tabellen

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Komplexe Tabellen können bei der Formatierung schon mal Mühe bereiten. Damit dem nicht so ist, erhalten Sie hier Tipps und Tricks rund um die Formatierung von Word-Tabellen, unter anderem, wie Sie Befehle wiederholen.
08:20

Transkript

Der Teufel steckt im Detail, vor allen Dingen wenn Sie in Microsoft Word eine komplexe Tabelle gestalten, oder auch wenn Sie mehrere Tabellen haben, die unterschiedlich formatiert sind, beispielsweise hier. Ich habe hier eine kleine Tabelle vorbereitet, oder ganz genau, es sind mehrere Tabellen in einem Dokument. Das soll so eine Art Formular sein. Diese Tabellen sind unterschiedlich, wie Sie sehen. Die haben mehrere Spalten, mehrere Zeilen, jede Tabelle unterscheidet sich von der anderen Tabelle. Wir möchten in diesem Video einige Tipps und Tricks rund um das Formatieren von komplexen Tabellen geben. Erstens: Ich beginne mit der Überschrift, das ist keine Tabelle. Klicke in die Überschrift, formatiere diese Überschrift zentriert, wunderbar. Ich markiere das ganze Dokument, Strg+A, ändere den Zeilenabstand, weil die Texte sitzen sehr eng aufeinander, indem ich über das Symbol 1,5-zeilig wähle, oder ich hätte auch die Tastenkombination Strg+5 nehmen können. Ein Blick auf das Dokument sagt mir, dass die Texte dummerweise sehr eng an der Oberkante stehen. Das gefällt mir nicht. Kein Problem. Ich kann in den ersten Absatz klicken und kann sagen, an dieser Stelle möchte ich einen Anfangsabstand, indem ich über die Gruppe Absatz einen Abstand Vor wähle von einer halben Zeile. Ich habe eine halbe Zeile nach der Zeile. Das heißt, ich kann auch eine halbe Zeile vor der Zeile machen. Im Moment, er hat es noch nicht ausgeführt, habe ich 1,5-zeilig, das heißt, die halbe Zeile wirkt sich nach unten aus. Jetzt möchte ich noch eine halbe Zeile nach oben, OK, prima. Ein Blick auf das Dokument verrät mir, dass ich diese Funktion, diese Formatierung an mehreren Stellen benötige. Da ich keine Lust habe, jedes Mal in einen Absatz zu klicken, Absatz, Klick, Klick, überlege ich kurz. Man kann in Microsoft Word eine Aktion nicht nur rückgängig, nicht nur zurück machen, sondern sie auch wiederholen. Das heißt, ich kann in diesen Absatz klicken und die letzte Aktion wiederholen. Dafür gibt es die Tastenkombination Strg+Y. Strg+Y, Strg+Y. Oder auch hier. Oder auch die Tastenkombination F4; F4, F4, F4, F4. Auch hier möchte ich es wiederholen, F4. Hier, dagegen nicht darunter, hier in diesem Absatz. So kann ich relativ schnell das ganze Dokument durchgehen und das ganze Dokument neu formatieren. Jetzt rutscht die Tabelle runter, weil er sagt, hier ist nicht mehr genug Platz für diese Tabelle, okay. Wenn Ihnen sowas passiert, kann es zwei Ursachen haben. Entweder in der Tabelle wurde etwas voreingestellt, entweder Sie haben in der Tabelle, rechte Maustaste, in den Tabelleneigenschaften voreingestellt, dass in der Registerkarte Tabelle irgendein Textumbruch eingegeben wurde, nein, das ist alles okay, oder in den Zeilen, dass die Option Zeilenwechsel auf Seiten zulassen deaktiviert wurde. Nein, sie ist aktiv. Das heißt, er könnte einen Seitenwechsel mitten durch die Tabelle machen. Das ist okay. Aber es kann auch eine andere Ursache haben, nämlich eine Absatzformatierung. Es könnte auch hier in der Gruppe Absatz im zweiten Registerblatt, Zeilen- und Seitenumbruch, eingestellt sein, dass diese Absätze nicht vom nächsten Absatz getrennt werden. Wenn ich diese Option deaktiviere, OK, schiebt er die Tabelle wieder nach oben und lässt sie hier stehen, weil hier steht jetzt ein Absatz auf der nächsten Seite. Der letzte Absatz war schuld, ihm wurde gesagt, trenn diesen Absatz nicht von diesem, Absatz 9 nicht von 10, Absatz 8 nicht von 9, und so weiter. Das heißt, wenn Sie komische Seitenumbrüche haben, gehen Sie auf die Suche, indem Sie entweder, rechte Maustaste, die Tabelleneigenschaften durchschauen, oder zweitens, die Absatzeigenschaften durchschauen. Je nachdem welche Formatierungen hier voreingestellt sind, passieren manchmal etwas merkwürdige Dinge, die man wissen muss, verstehen muss, damit man sie auch korrigieren kann. Dann möchte ich noch einige der Zellen grau formatieren. Das heißt, ich klicke in die erste dieser Zellen und wähle aus der Registerkarte Entwurf die Schattierung, und wähle hier eine graue Schattierung, zum Beispiel diese hier, nicht zu dunkel, passt. Auch diese Aktion kann ich natürlich mit der Taste F4 oder Strg+Y wiederholen, wiederholen, und auf die Zellen anwenden, die später grau schattiert werden sollen. Angenommen, ich möchte die erste und die dritte Spalte etwas schmaler, so, so, oder auch etwas breiter haben, dann habe ich natürlich ein Problem. Wenn ich mit der Maus die erste Spalte ziehe, die dritte Spalte ziehe, sie werden nie exakt gleich groß, Damit die erste und die dritte Spalte exakt gleich groß werden, steht mir die Registerkarte Layout, beziehungsweise dort steht mir das Textfeld für die Breite der entsprechenden Spalte zur Verfügung. Das heißt, ein Klick in die erste Zelle sagt mir, diese Spalte ist 6,24, diese ist 3, und diese ist 6,26 groß. Das gefällt mir nicht. Ich überlege, wie breit die erste und die dritte sein müssen. Die Seite ist 21 cm groß. DIN A4 ist 21 x 29,7. Davon ziehen wir links und rechts 2,5 cm ab. Das heißt, es bleiben übrig 16 cm. Sieht man auch hier im Lineal. Für die Tabelle ist 16 cm reserviert. 16 geteilt durch 3, ich könnte sie verteilen auf 7, 14, und 2 bleibt für 16. Das heißt, ich klicke in die erste Zelle, tippe 7 cm ein, Enter, klicke in die letzte Spalte, tippe nochmal 7 cm ein. Und klicke in die mittlere, du bekommst 2 cm. 7, 14 und 2 ist 16. Wunderbar. Ein Blick auf die Tabellen zeigt mir allerdings, dass der Abstand nicht ganz bündig stimmt. Obwohl ich richtig gerechnet habe, 7, 14, 16, macht er hier etwas weniger Abstand. Das ist eine sehr merkwürdige Sache von Microsoft-Word-Tabellen. Das heißt, wenn ich hier in die untere Tabelle gehe und nachschaue, stelle ich erstaunt fest, dass die Tabelle, die über den ganzen Satzspiegel, über die ganze Textbreite geht, nicht 16 cm, sondern 16,25 cm groß ist. Das heißt, Word fügt automatisch zu den Tabellen noch einen Viertelzentimeter hinzu. Das muss man einfach wissen. Bitte fragen Sie mich nicht warum. Ich weiß es nicht. Es ist einfach eine Sache, die er so macht. Das heißt, wenn ich es weiß, wenn ich es verstanden habe, kein Problem. Dann klicke ich in die mittlere Zelle und füge auch hier, statt 2 2,5, einfach noch einen Viertelzentimeter dazu. Und nun ist es wieder ganz genau bündig. Und letzte Sache: Damit die Linie hier oben und unten verschwindet, kann ich natürlich die Zelle markieren und könnte entweder über Entwurf Rahmen, erster Schritt, alle vier Linien ausschalten, wie Sie im Hintergrund schon sehen, und dann wieder oben, unten einschalten, das wären zwei Klicks. Oder, Alternative: Ich wähle das Dialogfeld Rahmen und Schattierung. Im ersten Registerblatt Rahmen. Und deaktiviere die obere Rahmenlinie, die untere, die linke und rechte ist ja okay, OK. Damit habe ich eben die obere, untere ausgeschaltet. Und falls Sie immer noch diese gepunktete Gitternetzlinie sehen, zur Kontrolle können Sie auch diese deaktivieren, sieht dann so aus. Wunderbar, so möchte ich es auf dem Papier ausgedruckt. Zusammengefasst, merken Sie sich bitte die Wiederholfunktion, entweder Strg+Y oder F4. Damit wird genau der letzte Schritt wiederholt. Merken Sie sich, dass sowohl in den Tabelleneigenschaften als auch in den Absatzeinstellungen durchaus Einstellungen sein können, die einem Umbruch auf einer Seite widersprechen. Merken Sie sich bitte, dass man Spalten numerisch exakt genau bestimmen kann, natürlich auch Höhe von Zellen. Sie können entweder über das Symbol Zentriere den Text in der Tabelle den Text in die Mitte schieben, oder Sie können auch einen Abstand vor dem Absatz definieren. Bitte mischen Sie nicht beides. Entweder Anfangsabstand oder Zentrieren, bitte nur eins von beiden. Mit diesem Wissen, bin ich sicher, werden Ihre Tabellen sehr ordentlich, sehr schön.

Word 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Arbeit mit Word 2013 von Grund auf anhand vieler nachvollziehbarer Beispiele kennen und nutzen Sie die Möglichkeiten des Programms für eine erfolgreiche Textarbeit.

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