Project 2013 Grundkurs

Basisplan festlegen

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Durch das Festlegen eines Basisplans entsteht eine Momentaufnahme des Zeitplans, welche Informationen zu Vorgängen, Ressourcen und Zuweisungen enthält. Dadurch können während des Projekts zeitliche Veränderungen verglichen werden.
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Transkript

Erst kommt die Planung, dann die Durchführung. Die Planung generiert die Termine, das zeigt uns die möglichen Termine, auch die auf die wir uns eventuell festlegen müssen. Hier die festen Termine. Es koordiniert die Tätigkeit mit den Beteiligten. Das können auch externe Beteiligte sein und so weiter, jedenfalls plant man. Und sind alle unzufrieden, und dann muss man noch einmal planen. Und dann haben die Ressourcen keine Zeit oder sind überlastet. Wieder gibt es eine Schleife der Planung, nur es sollte einen Punkt geben, bei dem alle sagen, Toll, ein toller Plan. So machen wir es. Beschlossen und verkündet. Das muss natürlich nicht für den ganzen Plan sein, das kann durchaus auch für entweder Teilpläne sein oder für bestimmte Abschnitte, bestimmte Phasen aus einem Projekt. Aber im Kern ist immer erst die Planung und dann die Durchführung. In welchem Zeitintervall das ist, ob ich für drei Jahre plane, und dann durchführe, wie das bei großen Investitionsprojekten ist, oder ob das agil ist, so dass ich immer nur einen Monat plane und dann durchführe und dann eine neue Planungsrunde für den nächsten Monat mache, das ist egal, aber vom Prinzip immer erst die Planung dann die Durchführung. Dieser Plan, den wir hier vor uns haben, das soll er sein. Nach diesem Plan sollte diese Entwicklung hier durchgeführt werden. Bevor wir in die Durchführung gehen und in der Durchführung dann Istwerte eintragen, Projektüberwachung heißt ja, dass wir die Realität prüfen und Istwerte eintragen, dann Abweichungen vom Plan möglichst frühzeitig erkennen, um diese Abweichungen dann gegen zu steuern, das ist Projektüberwachung. Bevor wir Istwerte eintragen, müssen Sie den Basisplan herstellen. Ich wechsle mal die Tabelle, ich gehe in die Tabelle Abweichungen. Die Tabelle Abweichung hat hier Anfang und Ende, und Sie sehen geplanter Anfang, geplantes Ende, das sind einfach Felder in der Datenbank. Hier hinten haben wir auch Abweichungsanfang , Abweichungsende. Der Basisplan ist sozusagen die Verabredung. Wir müssen ja wissen, wie war der Plan bevor das Ganze dann neu gerechnet wird. Das Problem ist ja, wenn sich hier etwas ändert, wenn ich hier eine andere Dauer eingebe, dann wird ja alles neu berechnet. und ich wüsste nicht mehr, wie es geplant war. Machen wir wieder rückgängig. Das waren glaube ich 10 Tage. Jawoll. Der Basisplan friert die Planung ein sozusagen. Das Programm ändert nicht die Werte vom Basisplan. Das sind die geplanten Felder. Es gibt Geplanter Anfang, Geplantes Ende. Was Sie hier sehen. Ich zeige Ihnen auch gleich die Geplante Arbeit und die Geplanten Kosten. Es gibt natürlich auch die Geplante Dauer.Nun will ich den Basisplan speichern im Projektregister hier Projekt und hier haben Sie das ist korrekter, Basisplan festlegen, denn es ist kein Speichervorgang, sondern es ist, ich mache es mal, Basisplan festlgen, den Basisplan für das gesamte Projekt. Es ist ein Gruppiervorgang. Es werden die berechneten Werte zu diesem Zeitpunkt gruppiert in die geplanten Werte. Die letzte Eingabe führt immer zur Neuberechnung, das ist für mich Anfang und Ende, Kosten, Arbeit et cetera. Das sind die berechneten Werte. Dann gibt es die Geplanten Werte, die haben wir jetzt hier rüber kopiert. Und es gibt dann die Istwerte. Sie sehen, wenn wir diese Aktion durchführen, sind hier die Abweichungen Null, wenn wir das hier hinein kopieren, und das dort, ist natürlich die Abweichung Null. Denn die Abweichung ist Anfang minus Geplanter Anfang, Ende minus Geplantes Ende. Das sind jeweils die Abweichungen Anfang und Ende. Wann macht man die Aktion, Basisplan speichern ? Es gibt Firmen, die haben in Ihrem Vorgehensmodell einen Zeitpunkt definiert, wann der Basisplan gespeichert werden soll, um es korrekter zu sagen, wann der Basisplan hergestellt werden soll. Ich würde sagen, auf jeden Fall bei der Vertragsunterzeichung, bevor es los geht, bevor der erste Istwert in der Durchführung eingetragen wird. Ich speichere nun dieses Projekt, denn der Basisplan sind ja nur Felder, es ist ja nur eine Kopie, es sind ja nur Felder, deshalb müssen Sie das Projekt hier noch einmal speichern. Und jetzt habe ich es mit den Feldern, die den Basisplan darstellen auch gespeichert. Ich will Ihnen die anderen Werte noch einmal zeigen, die sehen Sie in der Tabelle Arbeit. Hier haben Sie die geplante Arbeit. Wenn ich den Basisplan herstelle, wird gruppiert, die Arbeit in die geplante Arbeit mit dem wunderbaren Ergebnis der Abweichung Null in der Tabelle Kosten. Da werden die berechneten Kosten in die geplanten Kosten gruppiert mit Abweichung Null. Wenn Sie die Termine überwachen wollen, sind Sie ganz gut in der Tabelle Abweichungen, denn das müsste eigentlich Abweichungen der Termine heißen. Ich war eben bei der Frage, wann machen Sie das, jemand hat mal gesagt, immer, bevor er berichtet, speichert er den Basisplan. Das heißt, er gruppiert, hier spiegelt wie es gelaufen ist, er gruppiert den realen Verlauf hier hinein und er gruppiert den realen Verlauf in die geplanten Werte und hat keine Abweichungen. Ich habe ihm geraten, hier noch manchmal drei Tage Abweichungen einzubauen, so dass man es ihm glaubt, dass er der größte Projektmanager aller Zeiten ist. Aber wenn man hier den Basisplan festlegt, dann steht jetzt, wenn man es einmal gemacht hat, das Datum dahinter. Ich sehe also, wann er den Basisplan gespeichert hat. Auf dem Project Server kann man die Berechtigung ein Basisplan zu speichern entziehen. Dass muss man dann natürlich zentral machen. Dann können die einzelnen Projektleiter hier nicht ihren realen Verlauf zurück gruppieren in den Sollverlauf. Das ist die Funktion des Basisplanes. Ich habe noch einmal geklickt. Das Programm fragt mich, ob ich überschreiben will. Ich hab ja nichts geändert. Wichtig ist natürlich, dass ich hier die Abweichung Null habe. Das war die Funktion des Basisplanes und wir gehen dann über die, in der Projektüberwachung, die Istwerte einzutragen.

Project 2013 Grundkurs

Lernen Sie Ihre Projekte mithilfe von Microsoft Project 2013 zu verwalten, angefangen von den ersten methodischen Planungsüberlegungen bis hin zur effektiven Projektüberwachung.

7 Std. 31 min (61 Videos)
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