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Visio 2013 Grundkurs

Automatisches Generieren von Organigrammen

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Visio 2013 verfügt über eine Funktion, die es ermöglicht, ein Organigramm aus einer Excel-Tabelle zu generieren. Folgen Sie dem Trainer in seinem Beispiel und erfahren Sie, welche Schritte dafür nötig sind.
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Transkript

Man muss nicht immer alles selbst machen. In diesem Video zeige ich Ihnen, wie Sie in Microsoft-Visio ein Organigramm erstellen können, das auf vordefinierten Daten, d.h. aus Daten, die aus irgendeiner Datenquelle kommen, einer Datenbank beispielsweise, automatisiert ein Diagramm erzeugt. Wenn Sie Visio intalliert haben, dann finden Sie in dem Ordner in dem Visio installiert ist, eine Excel-Tabelle, die folgendermaßen aussieht. Ich öffne sie mal. Das ist meine Excel-Tabelle. Sie finden in der ersten Spalte "A" einige Namen. Ingolf, Ariane, Inke, Andrea, Lisa, Christian, Chrisitiane, usw. Jeder dieser Namen hat einen Vorgesetzten, der in Spalte C steht. Außer Ingolf. Ingolf ist mein Super-Chef. Ingolf hat keinen Vorgessetzten. Prima. Wunderbar. Arianes Chef ist Ingolf, Inkes Chef ist Ingolf, Andreas Chef ist auch Ingolf. Stigs Chef dagegen ist Christine. Und wenn ich weiterschaue, Christine Koch, wo ist sie denn? Aha hier. Ihr Chef ist Heinrich Fischer. Heinrich Fischers Chef dagegen ist auch wieder Ingolf, usw. Und so schließt sich der Kreis, d.h. jeder Mitarbeiter in dieser Liste hat einen Vorgesetzten. Dieser Vorgesetzte taucht auch in Spalte A der Namensspalte auf, bis auf einen eben. Zu all diesen Daten gibt es Informationen: Position, Abteilung, Telefon, E-Mail. Was auch immer. Diese Datei ist mäßig groß für eine Firma, d.h. hier haben wir insgesamt 52 Namen, also ganz genau 51 abzüglich der Überschriftszeile. Auf diese Datei greife ich nun gleich zu und erstelle ein Diagramm. Ich habe mir die Mühe gemacht, zu jedem Mitarbeiter ein Foto herauszusuchen. Schauen wir das auch einmal an. In einem anderen Ordner finde ich Fotos, die genau so heißen wie diese Menschen. Wie sieht beispielsweise Danielle aus? Er hat viel Ähnlichkeit mit mir. Oder beispielsweise Helge? Oh, er sieht mir auch ähnlich. Und Helmut? Nun, das bin auch ich. Ich habe ältere Urlaubsbilder von mir genommen und diese ein wenig beschnitten. Und werde nun mit diesen Gesichtern das Diagramm machen. zugegeben, bei den Frauen passt es nicht ganz, aber ich kann ja nicht irgendwelche wildfremden Menschen oder noch schlimmer, Bekannte von mir nehmen und die einfach hier einfügen. Es sind also alles Bilder von mir. Es sind alles unterschiedliche Bilder, die ich hier eingefügt habe. So, nun zum eigentlichen Assistenten. Den Assistenten finden Sie, wenn Sie in Visio über "Datei", "Neu" aus der "Kategorie", aus der Kategorie "Geschäft" die Vorlage, etwas weiter runter, die Vorlage Organigramm-Assistent starten. Dann öffnet der im Hintergrund die entsprechende Vorlage. Sie sehen Sie hier Reigsterkarte "Organigramm". Öffnet er auch die entsprechenden Schablonen mit den entsprechenden Shapes? Er arbeitet hier noch, gut. Und er öffnet einen Assistenten. Dieser Assistent fragt mich: Benutzer, sag mal hast du die Information, bereits in einer Datei gespeichert? Ja klar, die sind in einer Datei. In dem Fall in einer Excel-Tabelle. Weiter geht's. Sind Sie in einem Exchange-Server? Nein, sie sind in diesem Beispiel in einer Text-Datei oder einer Excel-Tabelle gespeichert. Weiter gehts. Jetzt fragt er natürlich: Wo liegt diese Datei? "Durchsuchen". Dort klicken Sie bei Ihrem Rechner auf das Laufwerk, in dem Visio installiert ist. Hier ist es auf Laufwerk C, "Programme" unter "Microsoft Office". Da finde ich unter "Office 15" einen Ordner "Visio-Content". "1031". Da befinden sich zwei Dateien, eine Text-Datei und eine Excel-Tabelle, die Sie gerade eben gesehen haben, und in dieser Excel-Tabelle sind meine 50 Namen in der entsprechenden Struktur. Die Datei wähle ich aus. Und Achtung! Die Datei muss geschlossen sein. Ich habe die Datei vorhin zugemacht. Auf Grund dieser Datei soll er weiter ein Organigramm erstellen und er fragt natürlich in welcher Spalte befindet sich Name und Vorgesetzter. Zufällig sind die Spalten in der Tabelle bereits so genannt worden. Wäre das nicht der Fall, müsste z.B. statt Vorgesetzter "Chef" oder "Boss" auswählen. Oder statt Name Mitarbeitername oder wie es eben in der Liste heißt. Und Sie sehen, die Feldnamen, die hier drin stehen, sind genau die Überschriftsnamen, die er sich aus der Excel-Tabelle gezogen hat. Er hat im Hintergrund bereits die Datei aufgemacht. Weiter geht's. Er möchte wissen, was angezeigt werden soll, z.B. Name und Position. ... ach nee, nicht die Position. Ich wünsche mir lieber die Abteilung. Zeig mir mal Name und die Abteilung an. Wunderbar. Weiter geht's. Aber wer weiß, vielleicht brauche ich doch noch die Position oder die Telefonnummer oder die E-Mail Adresse. Sie können noch weitere Informationen an die Shapes als Daten hängen. Diese Daten werden nicht angezeigt, aber können jederzeit verwendet werden. oder mit einem Klick kann ich eine Information durch eine andere austauschen. Zur Sicherheit übernehme ich alle Daten. Nachteil: Die Datei wird etwas größer. Vorteil: Ich bin auf der sicheren Seite und habe alle Informationen zur Verfügung. Und weiter geht's. Jetzt fragt er mich, ob ich Bilder habe. Diese Funktion ist neu in Visio 2013. Bislang musste man jedem Shape händig sein Bild hinzufügen. Jetzt können Sie auf einen Ordner klicken und in diesem Ordner befinden sich nun die Bilder. Die Bilder müssen natürlich den Namen haben, den meine Mitarbeiter haben. Das habe ich so angelegt. Ich hab es hier auf dem Stick. In... In dem CD-Laufwerk in Kapitel 09 hab ich's hier in dem Ordner "Bilder". In diesem Ordner sind die Bilder, die Sie gerade eben gesehen haben. Oder von denen Sie einige wenige gesehen haben was eben mein Konterfei trägt. Wunderbar. Er soll die Bilder auf Grund des Namens zuordnen. Auch klar. Weiter geht's. Er fragt mich, ob er den Umbruch vornehmen soll... Da bin ich immer sehr gespalten, wenn Visio etwas automatisiert macht. Nein, das möchte ich selbst entscheiden. Ich schaue mir erstmal das Ergebnis an und schaue dann, was ich damit machen kann. Also ich möchte selbst festlegen, wo wie der Umbruch aussieht. Also weiter geht's. Dann, schaut er sich die Datei an und merkt: Ingolf, das ist der Superchef. Den nehmen wir. Prima, klasse. Hat er richtig erkannt. Jetzt kannst du loslaufen, "Fertig stellen" und mach mal. Und er rechnet ein klein bisschen und nach einigen Sekunden sehen Sie dann das Ergebnis im Hintergrund. Aha. Das sieht doch schon ganz gut aus. Vergrößern wir mal einen Ausschnitt. Jetzt sehen Sie hier den Namen, das ist Ariane, Andrea, Heinrich. Das ist Christine, okay die sehen ein bisschen komisch aus, ich geb es ja zu. Alles Fotos von mir, irgendwelche Urlaubsbilder wie ich gesagt habe. Die Informationen werden jetzt angezeigt. Wenn Ihnen das Design nicht gefällt, das können Sie hier über "Organigramm", "Shapes", "Ändern", indem Sie hier auf das Pfeilchen klicken und sagen, ach, bei diesen vielen Bildern die ich habe und auch haben möchte, wähle ich lieber eine Münze aus. Das dauert einen kleinen Moment. Jetzt sehen Sie das Organigramm eben so dargestellt. Wow, 50 Menschen, schon eine ganze Menge. Helmut hat mehrere Mitarbeiter. Da möchte ich doch mal ganz gerne die Mitarbeiter unten drunter auf eine andere Art und Weise dargestellt haben, d.h. hier hätte ich ganze gerne "Layout", deine Mitarbeiter in Leiterform untereinander dargestellt. Er rechnet ein wenig und jetzt sind die Lücken natürlich sehr groß Jetzt könnte ich an dieser Stelle ein neues Layout durchführen lassen. Das könnte ich bei anderen auch noch machen. Auch der hat mehrere Mitarbeiter, auch hier könnte ich das Layout wieder ändern. Und auch hier könnte ich das Layout wieder neu anordnen lassen. So kann ich zwei, drei Mal vorgehen und das Diagramm sieht am Ende genauso aus, wie ich es gerne hätte. Zum Schluss noch einige Informationen zum Organigramm-Assistenten. Beachten Sie, die Liste hat keine Verknüpfung zu diesem Diagramm, d.h. würde sich in der Liste etwas ändern, müssten Sie den Assistenten neu aufrufen. Sie können ihn auch aufrufen, indem Sie hier in Visio in der Vorlage über die Registerkarte "Organigramm" auf die Schaltfläche "Importieren" klicken. Nicht "Exportieren", "Importieren" klicken. Dann startet er und fragt: Liegen die Informationen in einer Datei? Weiter geht's. Hast du eine Excel-Tabelle? Weiter, weiter, weiter... Einmal durchgeklickt und schon hätte ich ein neues Zeichenblatt mit den neuen Daten, den neuen Namen. Auch der umgekehrte Weg ist möglich, d.h. wenn Sie so ein Diagramm erstellt haben, wie auch immer, mit dem Assistent oder per Hand, ... dann können Sie die Informationsdaten exportieren ... d.h. rausschreiben, d.h. in eine Excel-Tabelle z.B. exportieren. Er fragt welches Format, Excel bietet sich an. Welche Datei wohin speichern und dann werden sämtliche Namen mit ihren Vorgesetzten gespeichert. Da es sein kann, dass ein Mensch zweimal in dieser Liste steht, z.B. Hans Müller oder Beate Meier. Die taucht zweimal in unserer großen Firma auf. Deshalb vergibt er dann den Mitarbeitern Nummern und weist jeweils die Nummer dem Mit- arbeiter, bzw. seinem Vorgesetzten zu. Also auch der Export ist möglich aus einem Diagramm heraus. Beachten Sie, wenn Sie mehrere Vorgesetzte haben, dann würde er nur einen dieser Vorgesetzten nehmen und von hier aus die Leiter nach unten weiter aufbauen. Das ist manchmal problematisch. Ich hab natürlich mehrere Vorstände, mehrere Geschäftsführer. Die sollen alle oben nebeneinander dargestellt werden mit ihren entsprechenden Abteilungen. Das Problem kann man lösen, indem man in der Excel-Liste nicht einen Chef darstellt sondern mehrere Chefs. Ich zeig's mal. Das heißt hier Ingolf, und dann haben wir vielleicht noch einen anderen Chef. Und weise Ingolf z.B. den Firmennamen, hier in dem Beispiel Contoso, zu. Das heißt mein Superchef hieße dann Contoso. Das ist natürlich kein menschlicher Chef, sondern eben der Firmenname. Und von dem aus abgeleitet, stehen dann die Geschäftsführer oder Vorstände nebeneinander in der Liste als oberste oder in dem Beispiel als zweite Kategorie. Beachten Sie noch folgende letzte Information zu Organigramm über die ich nicht sehr glücklich bin, für die ich auch noch keine perfekte Lösung gefunden habe, und zwar: Es kann durchaus mal sein, dass dieser Mitarbeiter für einen anderen Chef auch noch arbeitet, d.h. dieser Mitarbeiter hat nicht nur den als Chef, sondern auch den als Chef. Würde ich nun "Start", eine neue Verbindungslinie per Hand ziehen, um das zu kennzeichnen. Von hier wollen wir hierhin. Okay. Sehen Sie was passiert? Er kappt die Verbindungslinie. Nochmal. Wenn ich diesen Mitarbeiter dem Chef zuordne, klappt das wunderbar. Wenn ich diesen Mitarbeiter dem Chef jedoch zuweise, verschwindet eine der beiden Linien. Leider ist es in Visio- Organigramm nicht möglich, dass ein Mitarbeiter für zwei Abteilungen, für zwei Chefs oder gar noch mehr wie zwei Chefs arbeitet. Das Problem müsste man lösen, indem man entweder die Verbindungslinie nicht ganz hinklebt oder sich mit "dummen Linien" behilft. Also nicht mit Verbindern, sondern mit einfachen Linien. Oder indem man an diese Verbindungslinie noch einen Verbindungspunkt anbringt und dann eine Linie von hier zu diesem Verbindungspunkt zieht. Es gibt leider keine Lösung für dieses Problem: 1 Mitarbeiter hat mehrere Chefs. Aber sonst ein geniales Tool mit dem Sie mit wenigen Klicks aus einer Liste ein Diagramm, ein Organigramm erzeugen können.

Visio 2013 Grundkurs

Erlernen Sie in diesem Grundlagen-Training für Visio 2013 alle wesentlichen Arbeitstechniken, um anschließend logische oder physische Sachverhalte visualisieren zu können.

5 Std. 9 min (47 Videos)
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Erscheinungsdatum:08.08.2013

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