SAP Business One Grundkurs

Automatische Kunden- und Lieferantennummernvergabe

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Wie Sie eigene Nummernkreise für Kunden und Lieferanten verwenden, lernen Sie hier von Ihrem Trainer im Detail an den praktischen Beispielen.

Transkript

Es ist gängige Praxis, dass Geschäftspartner, im Allgemeinen Kunden und Lieferanten, über eine lückenlose Nummerierung verfügen. Dabei wird meist auf die Datev-Logik gesetzt. Diese sagt, dass Kunden ab der Nummer 10.000 nummeriert werden und Lieferanten ab der Nummer 70.000. In SAP Business One unter "Geschäftspartner" - "Geschäftspartnerstammdaten" können Sie im Hinzufügen-Modus Kunden anlegen und diese Nummern manuell vergeben. Sie können jedoch, um eine lückenlose Nummerierung zu gewährleisten, auch Nummernkreise für Kunden und Lieferanten anlegen, um damit z. B. der Datev-Logik zu folgen. Sie müssen dazu zunächst je einen Nummernkreis für Kunden und Lieferanten anlegen. Dies tun Sie am schnellsten unter "Administration" - "Systeminitialisierung" - "Belegnummerierung". Suchen Sie sich im Fenster "Belegnummerierung" den Eintrag "Geschäftspartner Kunde" und doppelklicken auf die Zeile. Es öffnet sich ein weiteres Fenster mit den Nummerierungsserien für "Geschäftspartner Kunde". Aktuell gibt es nur eine manuelle Belegnummerierung. Das heißt, Sie müssen die Kundennummern manuell vergeben. Wählen Sie "Daten" - "Zeile hinzufügen", um eine neue, automatische Nummerierungsserie anzulegen. Geben Sie einen Namen, z. B. Kunde. Setzen Sie eine erste Nummer fest. Um der Datev-Logik zu folgen, wählen Sie hier "10.000". Sie können jedoch auch jede andere, beliebige Nummer wählen. Die nächste Nummer ist automatisch ebenfalls die 10.000, da bisher keine Nummern aus diesem Nummernkreis vergeben wurden. Begrenzen Sie die Nummerierungsserie auf 69.999, um nicht mit den Lieferantennummern zu kollidieren. Wenn die Fehlermeldung weg ist, geben Sie in der Spalte "Anzahl der Stellen" eine "5" ein, weil die Nummern 10.000 bis 69.000 fünf numerische Stellen beinhaltet. Klicken Sie auf "Aktualisieren" und "OK". Aktualisieren Sie die Tabelle "Belegnummerierung" und legen im gleichen Schema eine weitere Belegnummerierung für die Lieferanten an. Wieder "Daten" - "Zeile hinzufügen"; benennen Sie dieses Mal "Lieferant". Die Fehlermeldung in der Statusleiste zeigt, dass Lieferant für das Feld leider zu groß ist. Hier passen maximal acht Zeichen in das Feld. Lieferant selber hat jedoch neun. Ich belasse es in diesem Fall beim Wort "Lieferan". Erste Nummer: 70.000; letzte Nummer: 79.999; Anzahl der Stellen: fünf. Klicken Sie auf "Aktualisieren" und "OK". Aktualisieren Sie erneut die Belegnummerierung und klicken auf "OK". Wechseln Sie zurück in das Geschäftspartnerstammdaten-Fenster, gehen in den Hinzufügen-Modus und wählen bei der Nummerierungsserie den Kunden aus. Es wird automatisch die erste freie Nummer, hier die 10.000, angezeigt. Wenn Sie den Geschäftspartner-Typ auf "Lieferant" wechseln, steht Ihnen die Nummerierungsserie "Lieferan" zur Verfügung. Wählen Sie diese und Sie bekommen die erste freie Nummer, hier die 70.000. Um die Nummerierungsserie standardmäßig zu benutzen, gehen Sie erneut in die Belegnummerierung unter "Administration" - "Systeminitialisierung" - "Belegnummerierung", wählen die "Geschäftspartnerkundenbelegnummernserie", makieren die "Kundenbelegnummernserie" und klicken auf den Button "als Standard setzen". Sie können dann wählen, ob die Standardserie für Sie, also für den derzeitigen Benutzer, festgelegt werden soll, als Standard für alle Benutzer in dieser Firma oder, ob Sie bestimmte Benutzer auswählen möchten, für die diese Serie als Standard hergenommen wird. In unserem Fall und für Stammdaten optimal, wählen Sie "als Standard für alle Benutzer festlegen", damit auch alle Benutzer die gleiche Nummerierungsserie für Kunden benutzen. Klicken Sie "OK", aktualisieren Sie die beiden Fenster und gehen erneut in die Geschäftspartnerstammdaten. Gehen in den Hinzufügen-Modus und automatisch wird für den Geschäftspartnertyp "Kunde" die Belegnummerierungsserie "Kunde" gewählt.

SAP Business One Grundkurs

Sehen Sie, wie der grundlegende Umgang mit SAP Business One funktioniert, wie Sie gezielt durch die Software navigieren, wie Sie mobil arbeiten und wie Sie Stammdaten anlegen.

5 Std. 6 min (65 Videos)
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