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Gmail Grundkurs

Automatische Filter einrichten

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So richten Sie automatische Filter ein, um neue Nachrichten nach benutzerdefinierten Regeln automatisch zu kennzeichnen und zu archivieren.
04:11

Transkript

Filter in Gmail sind eine praktische Funktion, um Nachrichten nach benutzerdefinierten Regeln automatisch zu verwalten. Das Tolle an Filtern ist, dass Sie Ihnen Arbeit abnehmen. Wie Sie einen automatischen Filter in Gmail einrichten und welche Arbeit Ihnen ein Filter abnimmt, das zeige ich Ihnen jetzt in diesem Video. Um einen neuen Filter einzurichten, nutzen Sie die Suchoption. Hier können Sie einfach die Kriterien für Ihren Filter festlegen, bspw. alle E-Mails von meinem Kollegen Thomas Maier, die die Wörter "Projekt X" enthalten, und zwar genau die Wortgruppe "Projekt X" enthalten, deshalb in Anführungszeichen. Und wenn ich jetzt rechts unten auf "Filter mit diesen Suchkriterien erstellen" klicke, dann kann ich sagen, was mit diesen E-Mails passieren soll. Ein Filter gilt immer für neue E-Mails, d. h., wenn ich den Filter jetzt anlege, wird der Filter für alle ab jetzt neu eintreffenden E-Mails in meinem Postfach aktiv. Also, ich sage, "Filter mit diesen Suchkriterien erstellen" und jetzt kann ich sagen, was passiert ab sofort mit allen E-Mails von Thomas Maier, die die Wortgruppe "Projekt X" enthalten. Beispielsweise kann ich sagen, die sollen den Posteingang überspringen. Das ist eine Funktion, die man bspw. bei Newslettern machen kann. Diese Auswahl ist aber mit Vorsicht einzusetzen, da die E-Mail dann natürlich nicht im Posteingang landet und Sie evtl. die E-Mail dann übersehen können. Man kann auch sagen, dass eine E-Mail automatisch als "Gelesen" markiert wird oder mit einem Stern versehen wird, sprich markiert wird. Das möchte ich in diesem Fall. Und zum anderen möchte ich auch, dass diese E-Mails von Thomas Maier mit "Projekt X" auch automatisch gleich das Label "Projekt X" erhalten. Sie sehen, Sie können hier auch mehrere Aktionen auswählen. Man könnte diese E-Mails auch weiterleiten, löschen, hier ist wieder Vorsicht geboten, bspw. auch wie als Spam einstufen, oder noch weitere Aktionen auswählen. Wenn ich jetzt auf "Filter erstellen" klicke, dann wird dieser Filter erstellt, d. h., wenn jetzt eine neue E-Mail von Thomas Maier kommt mit der Wortgruppe "Projekt X" irgendwo in der E-Mail, wird Sie automatisch mit einem Stern markiert und mit dem Label "Projekt X" versehen. Jetzt erstelle ich den Filter. Und ich werde jetzt gleich eine entsprechende E-Mail von Thomas Maier erhalten und dann können wir überprüfen, ob der Filter auch richtig arbeitet. Jetzt ist die E-Mail eingetroffen und Sie sehen, die E-Mail wurde automatisch mit einem Stern markiert. Und wenn wir die E-Mail öffnen, sehen wir, Sie wurde auch automatisch mit dem Label "Projekt X" versehen. Nutzen Sie also Filter, um sich von regelmäßigen Aufgaben in Gmail zu entlasten. Beispielsweise kann ein Filter für Sie E-Mails von Kunden oder zu einem Projekt automatisch labeln, E-Mails Ihres Chefs als wichtig oder mit einem Stern markieren oder um Newsletter automatisch archivieren. Zum Abschluss noch ein Tipp: Sie können übrigens einstellen, dass ein Filter auch für alte E-Mails in Ihrem Postfach angewandt wird, bspw. wenn Sie ein neues Label erstellen und Sie haben bereits E-Mails in Ihrem Postfach, die zu dem Label passen. Dann klicken Sie einfach auf die Suchoptionen, erstellen einen neuen Filter, bspw. alle E-Mails von meinem Kollegen Thomas Maier, die die Wörter "Projektmeeting" enthalten. Dann sagen Sie auch hier wieder, "Filter mit diesen Suchkriterien erstellen". Und in diesem Fall sage ich, diese E-Mails sollen ein Label bekommen, und zwar ein neues, das ich "Projektmeeting" nenne. Jetzt erstelle ich kurz das Label. Und bevor ich jetzt unten auf "Filter erstellen" klicke, sehen Sie, habe ich hier rechts auch die Möglichkeit zu sagen, "Filter auch auf eine passende Konversation bzw. E-Mail anwenden". Wenn ich diese Funktion auswähle und jetzt den Filter erstelle, dann sehe ich, dass im neuen Label "Projektmeeting" automatisch eine E-Mail drin ist, wo das Wort "Projektmeeting" enthalten ist. Der Filter wurde also auf eine E-Mail angewandt, die bereits in meinem Postfach enthalten war. Und natürlich ist dieser Filter auch jetzt für die Zukunft aktiv, d. h., wenn ich weitere E-Mails von meinem Kollegen Thomas Maier mit dem Wort "Projektmeeting" erhalte, dann bekommen die auch dieses Label.

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1 Std. 34 min (39 Videos)
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Erscheinungsdatum:07.06.2016
Aktualisiert am:13.03.2017

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