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Outlook 2016: Tipps, Tricks, Techniken

AutoKorrektur und Schnellbausteine

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Wenn Sie viele E-Mails schreiben, sollten Sie Texte als Textbausteine hinterlegen – AutoKorrektur und Schnellbausteine bieten hervorragende Möglichkeiten.
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Transkript

Tipp Nummer acht. Wenn Sie häufig E-Mails schreiben, werden Sie sicherlich auch immer wiederkehrende Texte haben. Zum Beispiel, ich bin mit einigen Personen die ich regelmäßig anschreibe, per Du und statt Schöne Grüße oder Mit freundlichen Grüßen schreibe ich ganz gerne Liebe Grüße. Nun möchte ich nicht regelmäßig Liebe Grüße schreiben, sondern das Ganze ein bisschen beschleunigen. Nun, dafür steht die Autokorrektur zur Verfügung. Sie wechseln über Datei Optionen Rechtschreibung und AutoKorrektur und dort können Sie festlegen, dass Sie ein Kürzel, sagen wir mal lg, ersetzen durch Liebe Grüße, Hinzufügen, OK, OK, OK. Das können Sie in einer Mail machen, das können Sie aber auch direkt in Outlook machen, indem Sie dort in die AutoKorrektur wechseln. Testen wir es mal, wenn ich lg+Leertaste oder Enter drücke, schon steht eben Liebe Grüße drin. Probe aufs Exempel, ich schließe die E-Mail, ich erzeuge eine neue E-Mail, Neue E-Mail, schreibe dort nun mein lg+Leertaste und tatsächlich hat er sich die Autokorrektur gemerkt. Die wird durchgepaust, die haben Sie nun auch in Word, Powerpoint, Excel zur Verfügung, das heißt, das Kürzel lg wird automatisch durch Liebe Grüße ersetzt. Es gibt auch eine zweite Möglichkeit. Sie können einen Text, zum Beispiel Hochachtungsvoll Ihr René Martin, machen wir noch den Firmennamen compurem untendrunter. Sie können einen Text auch markieren, und Sie können einen Text als Textbaustein speichern. Outlook nennt die Textbausteine Schnellbausteine, und Sie finden die über Einfügen in der Gruppe Textschnellbausteine. Hier sehen Sie den alten Begriff AutoText, hier wurden schon zwei angelegt, und Sie können nun diese markierten Textteile aus Ihrer E-Mail im AutoText-Katalog speichern. Er fragt nach einem Kürzel, ich nenne es mal hv, Hochachtungsvoll, man kann einzelne Kataloge und Kategorien noch anlegen, und es wird in einer bestimmten Datei gespeichert, wo Sie es exportieren können und OK. Nun könnten Sie diesen Textbaustein herholen, wenn Sie ihn brauchen, indem Sie auf Einfügen und hier sehen Sie einige, je nach Bildschirmgröße fünf, sechs Textbausteine, und mit einem Klick auf hv hätten Sie diesen Textbaustein drin. Es geht auch schneller. Sie können auch direkt den Textbaustein, das Textbausteinkürzel in Ihre E-Mail reinschreiben und nun die Funktionstaste F3 drücken. Mit F3 wird der dahinterliegende Text durch das Kürzel ersetzt, das heißt, nun steht wieder der Text in Ihrer E-Mail. Zwei Möglichkeiten, AutoKorrektur und Schnellbausteine. AutoKorrektur hat den Vor- oder Nachteil, es geht schneller und es geht immer automatisch los. Also, wenn Sie Abkürzungen haben, zum Beispiel meinen Namen kürze ich ganz gerne mit rem ab, r,e,m. Dann darf natürlich der Text rem als Einheit für Radioaktivität, nicht in der E-Mail auftauchen, denn er macht es automatisch. Der Schnellbaustein ist einen Schritt langsamer, aber dafür sicherer. hv wird nur dann ersetzt in unserer Hauptverwaltung hv wird, und wie Sie sehen, hier lässt er mir natürlich hv zufrieden. Erst, wenn ich auf dieses hv klicke, explizit F3 drücke, dann wird hv durch mein Hochachtungsvoll und so weiter ersetzt. Zwei sehr schöne Möglichkeiten, um immer wiederkehrende Texte abzuspeichern, AutoKorrektur und Schnellbausteine.

Outlook 2016: Tipps, Tricks, Techniken

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2 Std. 31 min (69 Videos)
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