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Office 365: Excel lernen

AutoAusfüllen nutzen

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Laufende Nummern, Datumsangaben oder Monatsnamen: Eine ganze Reihe von vordefinierten Listen assistiert Ihnen beim Ausfüllen von Zellbereichen. Das klappt mit oder ohne das automatische "Weiterzählen", je nach Modifikationstaste.

Transkript

Eine extrem praktische Fähigkeit von Excel ist das AutoAusfüllen. Das bedeutet, Sie geben einen Wert vor, sagen wir beispielsweise den Januar, und können jetzt an diesem kleinen Knubbel ziehen, wahlweise nach rechts, und Sie sehen schon am QuickInfo, dass weitergezählt wird so weit Sie wollen, oder genauso gut, ich lösche das mal, das geht nämlich durch diesen Knubbel durchs Zurückschieben genauso gut. Sie können es auch nach unten ziehen und Sie merken schon, wenn ich jetzt den Dezember überschreite, dann fängt es hier wieder mit dem Januar an. Es sind also Listen hinterlegt, in denen in diesem Fall bekanntgegeben wird, welche Werte dort folgen. Das muss gar nicht der jeweils erste Wert sein, ich kann hier also beispielsweise mit dem März anfangen und von da aus weiterzählen, das ginge sogar rückwärts wenn ich jetzt hier nach oben ziehe, aber das brauche ich eher selten. Sie müssen vor allem darauf achten, wenn Sie sich im deutschsprachigen Raum befinden, dass es nur in Deutschland dann auch Januar heißt, in Österreich beispielsweise müssen Sie entsprechend Jänner schreiben. Ich habe hier also die Variante, das kann man nachgucken unter Datei Optionen und bei der Sprache, ich habe hier also die Einstellung Deutsch (Deutschland). Das geht nicht nur für die ausgeschriebene Version, sondern Sie können auch die Kurzfassung nehmen. Ich fange jetzt eher zufällig hier mal mit dem Januar an. Es geht, wie gesagt, mit jedem anderen, dann werden auch die Folgetexte kurz geschrieben. Und, Sie können auch die Formatierung vorgeben. Wenn Sie sagen, ich hätte es gerne in Großbuchstaben, dann kommen auch die Folgenden in Großbuchstaben. Das geht auch für die Werktage, beispielsweise. Ich gebe mal Freitag ein, und dann folgen die Übrigen in der üblichen Reihenfolge. Sie können das auch für eine beliebige freie Eingabe machen. Also, beispielsweise für so etwas wie Test1, das ist im weitesten Sinne eine Kombination aus einem Text und einer Zahl. Wenn ich die in irgendeiner Richtung an diesem Knubbel weiterziehe, dann sehen Sie, die wird weitergezählt. Da gibt es aber Besondere, ich schreibe das mal im Vergleich daneben, die Excel erkennt. Q1 zum Beispiel wird für ein Quartal gehalten, das heißt, es wird zwar weitergezählt, aber nach dem 4. fängt wieder das 1. an. Das verhält sich also anders als hier. Ich lösche deren Ergebnisse mal beide. Wenn Sie ein jeweils anderes Ergebnis haben wollen, also das Weiterzählen sozusagen vermeiden, dann müssen Sie beim Ziehen die Steuerungstaste gedrückt halten, und Sie sehen schon im QuickInfo es bleibt bei Test1. Wichtig ist, dass Sie erst die Maus loslassen und dann die Steuerungstaste. Dann verhält sich auch das hier wie ein ganz normaler Text mit einer Zahl dran. Sie können also, wenn Sie mehrfach denselben Eintrag brauchen, der einen Text und eine Zahl enthält, das einfach erzwingen. Kurz gesagt, wann immer Sie das Gegenteil dessen brauchen was da passiert, dann sollten Sie einfach die Steuerungstaste gedrückt halten. Dieselbe Technik funktioniert auch mit Datumswerten. Ich nehme mal ganz bewusst einen Wert von Ende Februar, also sagen wir den 27.02. dieses Jahres, das reicht ja so als Eingabe, und das nach unten ziehe, dann wird automatisch tageweise weitergezählt. Wichtig ist mir hier das Schaltjahr, denn wenn ich das mit dem 27.02.2017 mache, dann gibt es den 29.02.2017 dort mangels Schaltjahr natürlich nicht. Also das wird automatisch erkannt und auch über den Monatswechsel gezählt und nicht einfach jetzt der 30. Februar erfunden und so weiter. Wenn Sie daraus jetzt folgern, na wunderbar, dann schreibe ich doch einfach hier 2016 als Jahreszahl, und das wird hier weitergezählt, werden Sie eine Überraschung erleben. Das ist keine Jahreszahl, das ist eine ganz normale Zahl, die zufällig 2016 heißt. Die empfinden wir vielleicht in diesem Jahr als Jahreszahl, aber es ist aus Excelsicht keine. Und da greift wieder genau derselbe Trick mit der Steuerungstaste. Also, ich mache das noch mal hier wieder rückgängig. Wenn ich jetzt mit Steuerungstaste daran ziehe, dann werden auch Zahlen weitergezählt. Also anders als bei Texten, die freiwillig weitergezählt werden, wo man es unterdrücken muss, müssen Sie bei beliebigen Zahlen und das ist eine beliebige Zahl, müssen Sie dort durch die Steuerungstaste beim Ziehen erzwingen, dass sie eben weitergezählt wird. Wenn Sie es noch komplexer brauchen, also sagen wir eine Liste aller ungeraden Zahlen, dann geben Sie einfach zwei Werte vor. Also, hier die Differenz ist zwei, es beginnt mit einer ungeraden Zahl und wenn ich jetzt daran ziehe, sehen Sie, da kommen alle ungeraden Zahlen hintereinander. Und im Grunde ist das auch völlig beliebig was Sie jetzt machen, Sie können da beliebige Werte vorgeben, und Excel guckt sich die Differenz an, und zählt die entsprechend weiter. Da können Sie also durch die ersten zwei Werte und deren gemeinsame Markierung, wichtig ist, dass die beide markiert sind, also nicht eine Zelle, sondern beide, durch deren gemeinsame Markierung können Sie das entsprechend weiterziehen. Die Häufigsten sind sicherlich die Werktage, die Monate. Aber es funktioniert eben auch mit Tagesdatum und wenn es sein muss, mit speziellen Texten, das dieses spezielle AutoAusfüllen von Excel die Inhalte erkennt, und weiterzählt im weitesten Sinne.

Office 365: Excel lernen

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Erscheinungsdatum:31.08.2017

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