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Excel 2013 für Profis

Auswerten mit Hilfe der Datenbankfunktionen

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Insgesamt stehen jetzt zwölf Datenbankfunktionen zur Verfügung. Eine genaue Erklärung der Funktionsweise der Datenbankfunktionen sowie Beispiele der einzelnen Funktionen erhalten Sie hier.

Transkript

Arbeiten Sie mit Datenbankfunktionen? - wobei diese Datenbankfunktionen nichts mit Datenbanken wie Access oder SQL Server zu tun haben, sondern innerhalb von Excel verwendet werden - dann müssen Sie ganz bestimmte Dinge berücksichtigen. Diese Parameter sind etwas kitzelig anzugeben, aber wenn man das Prinzip verstanden hat, sind die Datenbankfunktionen äußerst leistungsfähig. Ich habe hier die Datenbankfunktionen DBANZAHL, DBANZAHL2, DBMITTELWERT, DBMAX, DBMIN, DBPRODUKT, DBSTANDARDABWEICHUNG, DBSTANDARDABWEICHUNGWIN, DBSUMME, DBVARIANZ, DBVARIANZEN und DBAUSZUG verwendet. Nicht jede dieser Funktionen liefert auch ein Ergebnis zurück. Das habe ich mit einer entsprechenden Fehlerbehandlungsroutine entsprechend abgefangen. Werfen wir zunächst einen Blick auf die Funktion DBANZAHL. Wie gebe ich die Datenbank an? Die Datenbank besteht aus den Daten, die in der Tabelle "Daten" vorhanden sind. Hier habe ich, wie gesagt, einen Namen vergeben. Das zweite ist "Gesamtpreis". Gesamtpreis ist ein Textfeld und bezieht sich auf den Namen der Spalte, die ich auswerten möchte. Dann kommen die Suchkriterien, und gerade die Suchkriterien sind etwas kitzelig. Wenn ich hier auf den Namen "Suchkriterien" gehe, dann sehen Sie, dass es nicht nur die Suchkriterien an und für sich sind, sondern dass dazu auch noch die entsprechende Beschriftung gehört: nämlich der "Kundenname" und die "Artikelbezeichnung". Kundenname und Artikelbezeichnung tauchen auch hier wieder entsprechend auf. Haben Sie das berücksichtigt, dann steht einer erfolgreichen Verwendung nichts mehr im Wege. Der Einfachheit halber habe ich sowohl für den Kundennamen, als auch für die Artikelbezeichnung eine entsprechende Auswahlliste angelegt. In der Praxis könnte man diese Liste dann auch verbergen. Hier lasse ich sie eingeblendet und Sie sehen, da sind einmal hier diese Kundennamen und dann die entsprechende Artikelbezeichnung, die ich zusammen kombinieren kann. Haben Sie dieses Prinzip verstanden, dann ist auch der Einsatz der restlichen Funktionen absolut unkritisch. Sie sehen, hier habe ich allerdings noch diese Funktion in eine Fehlerbehandlungsfunktion eingeschlossen, damit - falls ein Fehler auftritt - dieser nicht ausgegeben wird. Ermittelt wird hier der Mittelwert meines Datenbestandes. Hier wird der höchste, hier der niedrigste Wert in der Datenbank ausgegeben. Bei DBPRODUKT - hier ist übrigens das Ergebnis zwar richtig berechnet, aber sinnlos - genauso wie bei DBVARIANZ und DBVARIANZEN, werden alle Werte der Spalte - oder in diesem Fall der Spalten - die bei den Suchkriterien angegeben wurden, multipliziert. Das ist vielleicht im ersten Moment nicht wirklich transparent, deswegen gehe ich nochmal in die Registerkarte "Daten" und filtere hier nach diesen Kriterien und nach dem Prozessor Intel Core Prozessor 980X. Nun sehen Sie: Es werden zwei Datensätze zurückgegeben, und wenn Sie diese 11520 mit 1920 multiplizieren, dann erhalten Sie als Ergebnis diesen Wert. Das ist natürlich ein absolut sinnloser Wert. Die weiteren Funktionen sind DBSTDABW, also Standardabweichung. Diese Funktion berechnet die Standardabweichung der Spalte, die im Datenfeld angegeben wurde, für diejenigen Datensätze, die die angegebenen Suchkriterien erfüllen. Diese Datensätze werden dann als Stichprobe behandelt - also hier eine Funktion für die Statistiker. Gleiches gilt natürlich für die anderen Statistikfunktionen, bspw. DBSTANDARDABWEICHUNG. Diese funktioniert ähnlich - allerdings werden die Daten als Grundgesamtheit behandelt. Dann DBSUMME, damit können wir wieder etwas anfangen. Hier wird die Summe der Produkte ausgegeben, die den Suchkriterien entsprechen - also diese beiden Positionen werden jetzt addiert und nicht multipliziert. Das macht natürlich Sinn. Die Funktionen DBVARIANZ und DBVARIANZEN sind ebenfalls statistische Funktionen. Die erste berechnet die Varianz der Spalte "Datenbankfeld" für diejenigen Datensätze, die die Suchkriterien erfüllen. Die Datensätze werden als Stichprobe behandelt, und bei den DBVARIANZEN werden die Daten als Grundgesamtheit behandelt. Die Funktion DBAUSZUG arbeitet ähnlich wie die Funktion SVERWEIS. Sie bezieht sich auf einen Wert und gibt einen Wert zurück. Hier in diesem Fall erzielen wir deshalb kein Ergebnis, weil der Wert nicht eindeutig ist. Die Suchkriterien "Bürotechnik" und "Intel Core i-980X" geben zwei Datensätze zurück, deswegen steht hier auch kein Wert in der Rückgabe. Würden die Suchkriterien nur einen Wert zurückgeben, dann hätte bei "Ergebnis" der entsprechende Wert des gefundenen Produktes für diesen Kunden gestanden. Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die Datenbankfunktionen zwar nicht ganz so einfach einzusetzen sind, aber es lohnt sich, sich mit diesen Funktionen zu beschäftigen.

Excel 2013 für Profis

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Erscheinungsdatum:30.04.2013

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