Excel 2016: Gültigkeitsregeln und Datenvalidierung

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Die speziellen Tabellenbereiche im Arbeitsblatt sind als Datenquellen für Listen besonders geeignet, weil sie mit geringem Aufwand um neue Zeilen ergänzt werden können.

Transkript

Die Daten für die Personen, die hier in der Liste angezeigt werden, kommen von einem anderen Blatt, wo sie in einer beliebigen Zellauflistung stehen, und dort als Bereichsname hinterlegt sind. Der Haken dabei ist, dass Sie so nicht mehr sehen, welches der wirkliche Bereich ist, und den auch nur schlecht erweitern können, man muss also immer ein bisschen dran denken. Die bessere Lösung dafür sind Layouttabellen. Ich nenne die Layouttabellen, Excel nennt die selber nur Tabelle, und das führt immer zu Verwirrung, weil das gefühlt eine Tabelle, oder das Register zu einer Tabelle ist, also diese hier sind gemeint, die auch unfreiwillig entstehen, wenn man "Als Tabelle formatieren" aufruft. Das wäre also die bessere Lösung, die will ich Ihnen zeigen für die Tätigkeiten, und ich kann jetzt diese Tätigkeiten schon mal mit "Strg+C" rauskopieren, die werden wir gleich brauchen. Das "Rasen mähen" ist ja doppelt, also ein neues Blatt, und egal, wo es liegt, da füge ich das schon mal ein, und ich schreibe auch schon mal "Tätigkeiten" drüber, die sind klassischerweise überschrieben mit einem Titel, kann ich ruhig auch schon machen, und ich kann schon mal eine ergänzen, dass wir auch sehen, dass er die wirklich ausliest, also "Gemüse ernten" erfinde ich jetzt mal neu. Und dann markiere ich diesen Bereich, und kann mit "Einfügen" "Tabelle", und der Bestätigung, dass das oberste eine Überschrift ist, daraus so eine spezielle Tabelle machen. "Gebändert" brauchen wir jetzt nicht, und die Filter eigentlich auch nicht, das heißt, dieser Tabelle ist jetzt gut anzusehen, welchen Bereich sie umfasst, das sehen Sie immer mit diesen kleinen blauen Markierungen, und vor allem mit diesem Winkel hier. Die heißt im Moment "Tabelle1", ich werde die schon mal umbenennen, als "tblTaetigkeiten", keine Umlaute, gibt immer nur Ärger, mit "Return" bestätigen, und auch hier, dahingegen sind Umlaute unproblematisch, einen ordentlichen Namen vergeben. Der wird nicht wirklich benutzt, das ist mehr so, dass es ordentlich ist. Und jetzt könnte ich bei den Gartenarbeiten hingehen, und sagen, für diese Spalte möchte ich gerne eine Datenüberprüfung machen. Und zwar hätte ich die gerne aus einer Liste, und diese Liste hätte ich gerne aus der Tabelle. Sie erinnern sich, die habe ich "tblTaetigkeiten" genannt, jetzt drücke ich die "F3"-Taste, und gucke ein wenig enttäuscht. Es gibt nämlich gute und schlechte Bereichsnamen, sozusagen. Dieser steht nicht drin. Deswegen muss ich jetzt ein paar Schritte zurück, die einfachste und naheliegendste Lösung ist, Sie legen diese Tabelle auf diesem Blatt an, dann können Sie da direkt darauf verweisen. Das kann's aber nicht sein. Also deswegen möchte ich Ihnen eine saubere Lösung zeigen, die einen Tick mehr Aufwand braucht, aber nicht wirklich. Und zwar basiert die auf diesen guten und schlechten Bereichsnamen. Wenn ich jetzt also bei Formeln hier mal in den Namensmanager gehe, dann sehen Sie, nanu, hier steht sie doch. Namensmanager, der zeigt alle an, aber Sie sehen, es gibt welche hier mit so einem Kofferanhänger, und welche, die so ein Tabellensymbol haben. Und dieser Namensmanager sieht alle, die Auswahl für die Datenüberprüfung nur diese, die guten sozusagen. Deswegen werde ich jetzt eine gute erfinden, also, die könnte ich jetzt bezeichnen als "Liste Tätigkeiten", und die wird die andere markieren, ich kann jetzt also hier mal wechseln, ich gehe hier hin, und markiere hier diesen Datenbereich. Sie sehen schon, er bezieht sich tatsächlich auf den Bereichsnamen "TblTaetigkeiten", das ist der ursprüngliche, und dort auf die Spalte "Tätigkeiten," das liegt an dieser Überschrift. Das war's schon, ich hab jetzt also einen neuen Namen erfunden, die Liste der Tätigkeiten ist nichts anderes als ein Verweis auf diese Daten. Und nach dem "OK" steht die jetzt mit so einem Kofferanhänger in der Liste der guten Bereichsnamen, ist aber nichts anderes als diese hier, wenn man das ein bisschen breiter macht, sehen Sie, das ist völlig identisch, aber das reicht. Jetzt kann ich also hier wieder schließen, markiere hier wieder die gesamte Spalte, und wechsle in die Datenüberprüfung, dass ich dort die Liste sehen will, und jetzt kriege ich mit "F3" tatsächlich auch die Liste der Tätigkeiten angeboten. Also, so ein kleiner Trick, über einen guten Bereichsnamen diesen schlechten Tabellenbereichsnamen, Layouttabellenbereichsnamen anzuzeigen, und nach dem "OK" funktioniert alles, ich kann jetzt also hier alle meine Einträge sehen, und wenn ich jetzt hier einen neuen eingeben will, das war ja ein Teil des Problems hier bei der normalen Liste, da kann ich immer nicht sehen, wie lang sie ist, bei diesen Layouttabellen nehme ich unten, das ist immer schlecht zu sehen, hier diesen kleinen Winkel. Ich mache da mal zwei länger, habe den nach unten gezogen, und erfinde jetzt beispielsweise sowas wie "Zwiebeln setzen", oder was können wir noch nehmen, "Rasenkante trimmen". Ob das hier jetzt überhängt, ist mehr eine optische Frage. Und bei den Gartenarbeiten selber sehen Sie, sofort drin, ohne dass Sie mehr machen müssen. Das heißt, wenn das also einmal vorbereitet ist, und der Aufwand hielt sich in Grenzen, man muss bei Formeln über den Namensmanager eintragen, sozusagen meine Liste ist deine Liste, die gute Bereichsnamenliste verweist auf diese hier, die Sie einfach markieren können, und dann haben Sie's vernünftig gelöst, nicht mit einer einfachen Bereichsnamenauflistung, sondern mit einer Layouttabelle, die hier sehr übersichtlich, und dann bitte auch immer auf einem eigenen Blatt, gibt sonst nur Ärger, die also sehr übersichtlich zeigt, welche Daten betroffen sind, und wenn man sie erweitern will, kann man an diesem kleinen Winkel nach unten verlängern oder auch mal verkürzen, wenn Sie sie wirklich reduzieren wollen.

Excel 2016: Gültigkeitsregeln und Datenvalidierung

Vermeiden Sie Eingabefehler in Excel-Tabellen, indem Sie Gültigkeitsregeln setzen und so die Dateneingabe überprüfen lassen.

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Erscheinungsdatum:20.02.2017

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