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Excel 2016: Gültigkeitsregeln und Datenvalidierung

Aus Bereichsnamen lesen

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Deutlich übersichtlicher wird die Angabe einer Datenquelle für die Liste mittels Bereichsnamen. Dadurch lassen sich nachträgliche Änderungen an der Datenquelle leichter pflegen.

Transkript

Das ist jetzt ganz hübsch und funktioniert auch irgendwie mit dieser Auswahlliste. Wenn ich dort nachgucke, wo die Daten herkommen, dann finde ich hier in diesem Dialog so ein bisschen genau, in welchem Blatt, und sehr ungenau, in welchen Zellen. Jetzt müsste ich anfangen, nachzugucken A1 bis A6, das geht besser. Und zwar vor allem sprechender und mit nachträglichen Ausbesserungen. Also, ich werde jetzt diese Liste mit den Nachnamen, die hier schon markiert ist, benennen, sog. "Bereichsname". Der heißt bei Excel selber immer nur "Name", aber ich unterscheide ihn gern von Tabellenblattnamen, von Arbeitsmappennamen und anderen. Also, wenn ich das an dieser Stelle mit gedrückter Maus mal ein bisschen breiter ziehe, so wie das hier markiert ist, kann ich es direkt hier benennen. Ansonsten müssten Sie es im Namensmanager hier machen. Das läuft aber parallel. Die Erstbenennung kann immer hier erfolgen. Und wenn mein Blatt "Nachnamen" heißt, nenne ich das ganze Ding entsprechend "ListeNachnamen". Achtung, keine Sonderzeichen, vor allem keine Leerzeichen, keine Rechenzeichen, und unbedingt mit "Return" bestätigen. Sonst vergisst Excel das ganz unauffällig, ohne Rückmeldung. Wenn ich jetzt irgendwohin klicke, kann ich hier die Liste der Bereichsnamen ausklappen, klicke den an und dann wird er markiert. Ich kann also jederzeit schnell prüfen, ob der Bereich derjenige ist, an den ich gerade denke, ohne dass ich das in einer Datenüberprüfung irgendwie öffnen muss. Und jetzt kommt der zweite Teil. Ich habe hier ja schon eine Datenüberprüfung drin. Ich muss also jetzt dafür sorgen, wenn ich die wieder aufrufe, dass er sich den vorherigen Bereich wieder nimmt. Und ich lösche das hier. Ich will nicht diese Quelle hier bearbeiten, sondern, da kommt jetzt die "F3"-Taste, einen der Bereichsnamen. Da gibt es zwar nur einen, aber auswählen muss ich ihn trotzdem. Und nach dem "OK" habe ich jetzt hier etwas hoffentlich Sprechendes drin. Weitere Änderungen finden gar nicht statt. Ich habe nur einen sprechenden Bereichsnamen genommen. Und nach dem "OK" funktioniert es wie vorher auch. Ich kann irgendwohin klicken, Liste ausklappen, es ist die gleiche. Da haben wir zuerst noch mal gewonnen, dass es vernünftig gemacht ist, so wie das in Excel eigentlich sich gehört mit Bereichsnamen. Was ich jetzt noch dazu gewinne, ist die Möglichkeit, das nachträglich auszubessern, die ist ein bisschen besser geworden. Wenn ich jetzt einen neuen Namen erfinde, habe ich den leider versehentlich dahinter geschrieben. Und das kann ich jetzt von hier aus prüfen. Ich muss gar nicht wissen, ob wir an irgendwelchen Datenüberprüfungen beteiligt sind. Ich kann also an dieser Stelle einfach sagen, liebes Excel, markiere mir doch mal bitte die Liste "Nachnamen", und sehe sofort, dumm gelaufen. Die einfachste Lösung ist, wenn Sie hier so einen haben, an der Kante anzupacken, mit "Umschalt"-Taste einfach gedrückt reinzuschieben, zuerst die Maus loslassen, dann die "Umschalt"-Taste, dann wird der dazwischen gequetscht. Und wenn ich jetzt außerhalb klicke, sehen Sie direkt, jetzt ist da ein Bereich, der dazugehört. Ich mache das nochmal rückgängig, denn der liegt jetzt dahinter. Also, nochmal zum Beweis, da ist die Liste "Nachnamen". Die Alternative wäre, hier bei "Formeln" könnten Sie im Namensmanager diesen Namen markieren und ihm hier unten erklären, dass er dann bitte schön bis zur Zeile 7 gehen soll. Achtung, keine Cursortasten hier benutzen, die ändern direkt die Formel. Einfach nur markieren und schreiben, und hier bestätigen und dann erst schließen. Wenn ich jetzt mir die Liste "Nachnamen" anzeigen lasse, dann gilt die auch für das. Es ist Geschmackssache, ob Sie lieber mit gedrückter "Umschalt"-Taste da reinschieben oder, wenn da jetzt noch einige Tausend neue Werte kommen, das lieber im Namensmanager nachtragen. Auf jeden Fall können Sie die Korrekturen außerhalb machen. Sie erklären einfach allen Beteiligten, die Liste "Nachnamen" ist größer geworden. Und ohne dass Sie in irgendeiner Form bspw. hier die Datenüberprüfung nutzen mussten, oder wo auch immer die Liste sonst genutzt wird, ist dieser neue Name jetzt dabei. Sie können ihn jetzt noch irgendwie reinsortieren. Das ist ja wieder unabhängig davon, aber der Bereichsname ist sozusagen die vernünftige Form, wie man in Excel Listen angibt, denn es wird noch einige davon geben. Zu jeder Spalte mit Texten können Sie vermuten, das wird hier nämlich auch passieren, dass da irgendwo so eine Liste auftaucht. Und dann ist es auch wichtig, die vernünftig pflegen und prüfen zu können.

Excel 2016: Gültigkeitsregeln und Datenvalidierung

Vermeiden Sie Eingabefehler in Excel-Tabellen, indem Sie Gültigkeitsregeln setzen und so die Dateneingabe überprüfen lassen.

1 Std. 32 min (23 Videos)
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Erscheinungsdatum:20.02.2017

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