Outlook 2016 Grundkurs

Aufgabenserie erstellen und Personen zuweisen

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Erstellen Sie für wiederkehrende Aufgaben eine Aufgabenserie und weisen Sie diese Aufgaben anderen Personen zu. Übernimmt der Empfänger die Aufgabe, so wechselt der Besitzer und die Aufgabe wird nicht mehr in Ihrem Outlook angezeigt.
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Transkript

Wie Sie Aufgabenserien erstellen und Aufgaben anderen Personen zuweisen, erkläre ich in diesem Video. In meinem Beispiel geht es darum, dass einmal im Vierteljahr eine Online-Befragung durchgeführt werden soll. Dafür möchte ich eine Aufgabenserie erstellen und meinem Kollegen, der dafür zuständig ist, zuweisen. Ich befinde mich in meinem Modul "Aufgaben" und erstelle im ersten Schritt eine neue Aufgabe direkt über das Register "Start" über die Gruppe "Neu" und über die Schaltfläche "Neue Aufgabe". In den Betreff setze ich die Aufgabenbeschreibungen. Ich klicke dort direkt rein. In diesem Formular gebe ich nun nichts weiter ein. Ich wechsle direkt in den Serientyp, und zwar direkt über das Register "Aufgabe" in der Gruppe "Serie". Und erst in diesem Dialogfeld gebe ich jetzt alle wichtigen Daten ein. Im oberen Bereich kann ich festlegen, wann die Aufgabe fällig ist. In diesem Fall - monatlich. Dann verändert sich der rechte Bereich, und zwar immer am 10. des Monats und das alle drei Monate. Also, die Aufgabe ist alle drei Monate am 10. fällig. Und hier im unteren Bereich kann ich jetzt noch festlegen, wann das Ganze dann beginnen soll, und zwar im kommenden Monat, am 10. November. Und danach kann ich das Enddatum festlegen hier als kleiner Tipp. Es kann immer Änderungen geben, was die Zuständigkeiten angehen. Deshalb würde ich hier nicht die Option "Kein Enddatum" belassen. Sonst würde die Aufgabe irgendwann ins Unendliche laufen. Also, in diesem Fall endet die Serie nach 4 Terminen beziehungsweise nach 4 Aufgaben, und somit endet diese ganze Aufgabenserie nach einem Jahr. Wenn ich alle Einträge übernommen habe, bestätige ich mit "OK". Im zweiten Schritt möchte ich meinem Kollegen die Aufgabe zuweisen. Dafür klicke ich im Register "Aufgaben" direkt in der Gruppe "Aufgabe verwalten" auf "Aufgabe zuweisen". Und das Formular verändert sich soweit, dass ich jetzt hier im oberen Bereich wieder das Eingabefeld habe für die E-Mail-Adresse. Ich könnte auch über das Adressbuch wechseln, indem ich hier direkt auf die Schaltfläche anklicke. In diesem Fall gebe ich die E-Mail-Adresse ein. Ich prüfe dann nochmal die Eingaben. Und was eben halt auch nochmal ganz wichtig ist, dass ich die Priorität hier festlege, denn das ist immer sehr wichtig. Und dann direkt im unteren Bereich, da können Sie festlegen, wenn Sie weiterhin eine Kopie der Aufgabe beibehalten möchten. So belassen Sie das erste Kontrollkästchen "Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in meiner Aufgabenliste speichern". Und wenn Sie nur ein Statusbericht erhalten möchten, wenn die Aufgabe als erledigt gekennzeichnet ist, belassen Sie das Kontrollkästchen "Statusbericht an mich senden, sobald die Aufgabe erledigt ist": So in diesem Fall ist alles ausgefüllt, und ich klicke direkt auf "Senden". Der Kollege erhält jetzt per E-Mail eine Aufgabenanfrage und muss diese Anfrage erst zusagen. Er könnte sie auch ablehnen. Und solange er nicht zusagt, bleibe ich im Endeffekt für die Aufgabe verantwortlich, und ich bleibe auch der Besitzer dieser Aufgabe. Und solange ich Besitzer bin, wird mir die Aufgabe in diesem Fall hier auch aufgelistet. Wenn der Kollege die Aufgabe annimmt, dann übernimmt er die Aufgabe und ist somit Besitzer. Und die Aufgabe wird dann in diesem Fall nicht mehr bei mir angezeigt. Wie Sie Aufgabenserien erstellen und anderen Personen zuweisen, habe ich in diesem Video erklärt.

Outlook 2016 Grundkurs

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4 Std. 46 min (48 Videos)
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Erscheinungsdatum:06.11.2015

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