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Outlook 2013 Grundkurs

Aufgabenserie erstellen

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Die Erstellung einer Aufgabenserie ermöglicht es, Termine für wiederkehrende Aufgaben automatisch zu erstellen. Diese können einer anderen Person zugewiesen werden.
03:47

Transkript

In diesem Video möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie eine Aufgabenserie erstellen und einer anderen Person zuweisen. In meinem Beispiel muss regelmäßig einmal im Vierteljahr ein Kundenfeedback eingeholt werden. Dafür möchte ich eine Aufgabenserie erstellen und meinem Kollegen, der dafür zuständig ist, zuweisen. Zunächst öffne ich eine neue Aufgabe. Ich setze direkt in den Betreff eine Aufgabenbeschreibung und in diesem Beispiel setze ich kein Anfangsdatum und kein Fälligkeitsdatum. Ich wechsle direkt über das Menübandregister "Aufgabe" in die Gruppe "Serie" und klicke auf "Serientyp". Im Dialogfeld "Aufgabenserie" kann ich nun festlegen, wann die Aufgabe fällig ist. Sie ist monatlich fällig und in diesem Fall nicht am 28., sondern am 15. und jeden dritten Monat ist das fällig. Im unteren Bereich kann ich die Seriendauer festlegen und diese Serie beginnt am 15. Oktober. Wenn ich die Option "Kein Enddatum" bestehen lasse, läuft die Aufgabe endlos weit. Da es aber Änderungen der Zuständigkeiten geben kann, setze ich im Bereich "endet nach" das Ganze auf "4" und somit besteht die Aufgabe in diesem Fall für ein Jahr. Habe ich alle Eintragungen vorgenommen, bestätige ich mit "OK". Als nächstes möchte ich meinem Kollegen diese Aufgabe zuweisen. Ich wechsle dafür in das Menübandregister "Aufgabe" in die Gruppe "Aufgabe verwalten". Dort befindet sich die Schaltfläche "Aufgabe zuweisen" und jetzt habe ich hier im oberen Bereich wieder das "An"-Feld, sodass ich hier über das "An"-Feld direkt in die globale Adressliste komme und hier kann ich jetzt meinen Kollegen ausfindig machen und mit einem Doppelklick hinzufügen. Ich bestätige hier mit "OK" und zusätzlich möchte ich noch auf die Wichtigkeit hinwiesen, deshalb setze ich die Priorität auf "hoch". Sie können trotz Zuweisung einer anderen Person eine Kopie dieser Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste speichern. Dafür aktivieren Sie das Kontrollkästchen hier direkt bei "Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in meiner Aufgabenliste speichern". Wenn Sie das nicht möchten, können Sie das Kontrollkästchen deaktivieren. In meinem Beispiel möchte ich das nicht, denn es reicht mir aus, wenn ich einen Statusbericht erhalte, sobald die Aufgabe einmal im Vierteljahr erledigt ist. Sobald ich alles ausgefüllt habe, klicke ich auf "Senden". Mein Kollege erhält jetzt per E-Mail eine Aufgabenanfrage und muss diese erst bestätigen. Er kann die Aufgabe ablehnen, er kann aber auch zusagen. Solange er nicht zugesagt hat, bleibt bei mir diese Aufgabe bestehen. Wenn mein Kollege die Aufgabe annimmt, also eine Zusage sendet, übernimmt er die Aufgabe und dann ist er auch der Besitzer dieser Aufgabe. Lehnt er die Aufgabe ab, bleibe ich weiterhin Besitzer dieser Aufgabe. In diesem Video habe ich Ihnen gezeigt, wie Sie eine Aufgabenserie erstellen können und einer anderen Person zuweisen können.

Outlook 2013 Grundkurs

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4 Std. 1 min (48 Videos)
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