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SharePoint 2013 Grundkurs

Aufgabenlisten, Gantt-Ansichten und Outlook-Synchronisierung

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Wie Sie Aufgabenlisten anpassen, erfahren Sie hier – außerdem legen Sie eine Gantt-Ansicht zu den Aufgaben an, um die ToDos visualisiert dargestellt zu bekommen. Zum Abschluss befassen wir uns mit der Aufgabensynchronisation in der Outlook Web App.

Transkript

Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Aufgabenliste erstellt und verschiedene Informationen dazu erfasst. Ich befinde mich jetzt hier im Bereich der Eventorganisation und wechsle in meine Messeplanung. Es steht bald eine Messe an und ich habe hier verschiedene Aufgaben erfasst, die in dem Zusammenhang anfallen. Alle Aufgaben werden übersichtlich hier oben in dieser Timeline dargestellt. Alle Informationen, die Sie jetzt hier auf dieser Seite sehen, und das ist auch das Ziel unseres Videos, sollen angepasst werden und anschließend in einer übersichtlichen Gantt-Ansicht visualisiert werden. Das heißt, die Aufgaben sollen in Zusammenhängen in einem Gantt-Chart dargestellt sein. Zum Schluss ist dann noch das Ziel, alle Aufgaben, die hier stehen und die bestimmten Personen zugewiesen sind, mit Outlook zu synchronisieren, sodass die entsprechenden Personen Bescheid wissen, wann sie welche Aufgaben wie zu erledigen haben. Im ersten Schritt soll also diese Aufgabenliste hier angepasst werden. Und dazu möchte ich einige Spalten in der Liste sichtbar machen, die standardmäßig immer mit Aufgabenlisten angelegt werden. Um diese Ansicht anzupassen klicke ich hier auf diese drei Pünktchen, die immer ein Menü beinhalten. Ich klicke hier drauf und kann sagen, Ansicht ändern. Sie sind jetzt hier in den Einstellungen für die Ansicht. Sie sehen hier den Namen der Ansicht, in der Sie sich gerade befinden, sowie alle Spalten, die die Aufgabenliste bereits beinhaltet, die aber standardmäßig nicht eingeblendet sind. Es gibt immer nur ein paar Spalten, die eingeblendet sind, wie eben Abgeschlossen und Vorgangsname sowie das Fälligkeitsdatum. Alle anderen Spalten sind standardmäßig ausgeblendet, aber Sie können sie jederzeit einblenden und auch die Reihenfolge ändern. Welche Spalten sollen jetzt ergänzt werden? Zum einen möchte ich dabeihaben % abgeschlossen, das heißt, in welchem Status befindet sich die Aufgabe gerade. Dann brauche ich ganz dringend das Anfangsdatum, weil nur das Fälligkeitsdatum ist ein bisschen wenig für eine Aufgabe. Dann möchte ich die Priorität sehen, die mit der Aufgabe verknüpft ist. Den Vorgänger. Und das war es eigentlich schon in diesem Bereich. Die restlichen Einstellungen, die man hier vornehmen kann, belasse ich so wie sie sind. Und bestätige meine Angaben mit OK. So. Wenn Sie sich jetzt die Aufgabenliste angucken, sehen Sie schon, dass alle Spalten, die ich gerade aktiviert habe, auch ergänzt wurden in der Liste. Jetzt müssen natürlich diese Spalten mit Informationen gefüllt werden und das geht am einfachsten über den QuickEdit-Modus. Das heißt, ich klicke hier auf bearbeiten und die Aufgaben werden in dieser QuickEdit-Ansicht, die Excel sehr ähnelt, angezeigt. Wie Sie jetzt vielleicht auch schon festgestellt haben, ist die Übersicht noch nicht ganz so gut, weil ich habe jetzt hier zum Beispiel das Fälligkeitsdatum, sprich das Enddatum der Aufgabe. Ich habe hier hinten das Anfangsdatum. Zwischendrin irgendwie das Zugewiesen an, also wem gehört diese Aufgabe. Der Vorgänger ist ganz hinten, also die Reihenfolge ist noch nicht so schön. Also auf jeden Fall wäre es jetzt sinnvoll, das Anfangsdatum vor das Fälligkeitsdatum zu setzen und sicherlich auch den Vorgänger ein bisschen weiter nach vorne zu bringen, sodass ich auch die Aufgaben sehe, beziehungsweise deren Inhalte. Das heißt, ich würde jetzt im ersten Schritt die Ansicht nochmal anpassen, beziehungsweise die Reihenfolge. Das heißt, ich klicke hier wieder auf die drei Punkte, wähle Ansicht ändern; und nehme hier jetzt eine Änderung an der Position der jeweiligen Spalte vor. Ich habe gesagt, ich möchte gerne das Anfangsdatum vor das Fälligkeitsdatum stellen. Da das Fälligkeitsdatum auf Position 3 steht, muss es also eine Position nach hinten. Das heißt, ich setze das Anfangsdatum jetzt auf die Position 3 und automatisch verschiebt sich das Fälligkeitsdatum eine Position nach hinten. Dann würde ich mir den Vorgänger noch ein bisschen vorziehen, vielleicht direkt im Anschluss an das Fälligkeitsdatum, sprich es kommt auf die Position 5. % abgeschlossen nehme ich auf die 6. Und zum Schluss habe ich Zugewiesen an. Und deshalb setze ich die Priorität noch eins davor. So. Jetzt habe ich meine Reihenfolge festgelegt. Bestätige mit OK. Und lande hier in meiner Aufgabenliste. Sie sehen jetzt die richtige Reihenfolge der einzelnen Spalten. Jetzt passt also alles so weit. Wir können also jetzt wirklich die Metadaten erfassen. Ich wechsle nochmal in den QuickEdit-Modus. Und kann jetzt hier das Anfangsdatum zu den einzelnen Aufgaben erfassen. Die endet am 17. Dann sage ich hier beispielhaft, sie beginnt am 15. Der 22. beginnt am 15. Und das hier beginnt am 12. Diese Aufgabe hat keinen Vorgänger, da es die Kick-Off-Besprechung ist. Diese Aufgabe hat auch keine Vorgänger. Die Planung der Werbemittel hängt mit dem Messebauer zusammen. Aktiviere ich das. Die Abstimmung der Messethemen hat den Kick-Off als Vorgänger. Und so kann ich jetzt hier die ganzen Informationen ausfüllen. Alles noch mit 0%. Das ist 0%. Ich fülle das jetzt eben mal aus, sodass wir alle Informationen zusammen haben. So. Wie Sie jetzt sehen, habe ich die komplette Aufgabenliste mit allen Metadaten gefüllt. Ich habe % abgeschlossen vergeben. Ich habe Vorgänger angelegt. Das Anfangsdatum, Prioritäten verteilt, und so weiter. Ich habe jetzt schon ein paar Mal hier über den Vorgänger gesprochen. Über diese Spalte können Sie festlegen, welche Vorgänger Ihre Aufgabe haben soll, und diese dann direkt über das Dropdownmenü auswählen. Das hatte ich vorhin schon kurz gezeigt. Falls Sie mit Project arbeiten, kennen Sie bestimmt schon diese Vorgehensweise, Vorgänger-Nachfolger-Modell in Project entspricht. Die Vorgänger-Informationen hat einen ganz großen Vorteil, weil sie Zusammenhänge innerhalb eines Projekts wesentlich besser darstellt und alles besser nachvollziehen lässt. Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben werden also deutlich hervorgehoben und sind eindeutig. So. Jetzt haben wir die Basis geschaffen für eine neue Ansicht, die ich jetzt erstellen möchte. Und zwar geht es jetzt um die Gantt-Ansicht. Um eine neue Ansicht anzulegen, klicken Sie wieder auf das Menü und sagen, Ansicht erstellen. Sie können hier zwischen verschiedenen Ansichten auswählen. In unserem Fall nehmen wir jetzt die Balkendiagramm-Ansicht, also die Gantt-Ansicht. Und ich kann jetzt also damit beginnen, die entsprechenden Informationen dazu zu erfassen. Wie heißt meine Ansicht? Ich nenne sie jetzt einfach Gantt, damit das eindeutig ist. Es soll keine Standardansicht sein, aber auf jeden Fall öffentlich. Was möchte ich dargestellt haben in meiner Gantt-Ansicht? Also ich brauche auf jeden Fall den Vorgangsnamen, das Anfangsdatum und das Fälligkeitsdatum. Den Vorgänger, % abgeschlossen und die Priorität. Das heißt, in dem Fall deaktiviere ich das Kontrollkästchen für Zugewiesen an und dieses Abgeschlossen. Jetzt muss ich noch weitere Einstellungen vornehmen, die ganz wichtig sind, wenn man mit Gantt-Ansichten arbeitet. Zum einen möchte ich einen Titel vergeben. Das ist in dem Fall der Vorgangsname. Ich muss sagen, welche Spalte beinhaltet mein Anfangsdatum. Das ist die Spalte Anfangsdatum. Das gleiche gilt für das Fälligkeitsdatum. Und ich kann sagen, er soll mir % abgeschlossen anzeigen, wenn ich das möchte; und optional auch die Verbindung zum Vorgänger. Ich aktiviere das in dem Fall alles. Und kann jetzt noch weitere Einstellungen vornehmen. Ich könnte zum Beispiel die Daten sortieren. Das möchte ich in dem Fall aber nicht. Aber ich möchte noch einen Filter anlegen. Und zwar soll dieser Filter sagen, zeig mir nur die Aufgaben an, die noch nicht zu 100% abgeschlossen sind. Das heißt also, ich sage hier, Elemente nur in folgendem Fall anzeigen. Ich aktiviere also diese Option. Wenn die Spalte % abgeschlossen ist ungleich 100. So. Bei diesen Einstellungen belassen wir es jetzt für den Moment. Ich bestätige meine Einstellungen mit OK. So. Und schon wird mir hier mein Gantt-Diagramm angezeigt. Sie sehen hier die einzelnen Aufgaben aus der Aufgabenliste. Und hier die Gantt-Darstellung aller Aufgaben inklusive der Verbindungen zu den Vorgängern und der Dauer. Das Arbeiten innerhalb dieser Gantt- Ansicht ist jetzt ziemlich genial, weil Sie direkt hier Angaben ändern können und sich das sofort hier auch in dieser Gantt-Ansicht ändert. Ich kann jetzt hier zum Beispiel sagen, die Planung der Werbemittel dauert leider länger. Die dauert, machen wir mal bis zum 30. April. Ich bestätige das Ganze und, schwupps, ändert sich hier schon die Länge des Gantt-Balkens, bis zum 30. April in dem Fall. Ich kann ebenso sagen, wir haben jetzt hier eine Aufgabe, die ist zu 100% abgeschlossen, und wir hatten ja vorher gesagt, wenn eine Aufgabe zu 100% erledigt ist, dann soll sie bitte nicht mehr angezeigt werden, da sie einfach nicht mehr für mich relevant ist. Ich setze das jetzt mal hier auf 100%. Bestätige mit Enter. Muss in dem Fall aber nochmal mit F5 aktualisieren. Das war die Aufgabe Abstimmung Messethemen. Ich aktualisiere die Seite. Und Sie sehen, genau diese Aufgabe ist jetzt hier rausgeflogen, da sie zu 100% erledigt ist. So. Das waren jetzt erstmal die Informationen zum Thema Gantt-Ansicht. Sie haben also gesehen, wie Sie in wenigen Schritten eine neue Ansicht grundsätzlich erstellen können und das Ganze auch auf Ihre Anforderungen anpassen können. Im nächsten Schritt möchte ich jetzt noch die Aufgaben mit Outlook synchronisieren. Und zwar im Outlook-Webapp. Outlook-Webapp ist eine kleine Online-Applikation, auf die Sie immer zugreifen können. Auch das ist eine Neuheit in SharePoint 2013. Muss aber speziell aktiviert werden durch den Administrator. Wenn Sie Zugriff auf die Outlook-Webapp haben, dann kommen Sie schlussendlich über diesen Eintrag auf die Webapp, und können dann Ihre E-Mails und entsprechende Informationen abrufen. Um jetzt die Aufgabenliste mit Outlook zu synchronisieren, müssen Sie ins Register Liste wechseln, können an der Stelle dann sagen, mit Outlook synchronisieren. Ich mache das jetzt gleich. Er macht dann hier ein Dialogfeld auf: Vorgänge mit Outlook synchronisieren. Vorgänge synchronisieren, ja, genau das möchte ich. Ich bestätige mit OK. Und jetzt hat er es auch schon synchronisiert, also sobald die Synchronisation abgeschlossen ist, verschwindet dieses Fenster. Und ich kann jetzt mal in die Outlook-Webapp wechseln. Das dauert einen kleinen Moment. Und hier ist jetzt schon die Seite geladen. Ich lande direkt in meinem Posteingang. Ich möchte aber natürlich zu den Aufgaben, um zu sehen ob die synchronisiert wurden. Das heißt, ich wechsle hier. Ich habe hier schon verschiedene Listen eingebunden. In dem Fall sprechen wir ja über die Eventorganisation, die ich jetzt auch mal direkt anklicke. Und Sie sehen, hier wurden meine Aufgaben eingebunden. Ich kann jetzt sagen, zeige mir alle an. Abgeschlossen sind noch keine. Überfällig sind auch keine. Aktiv sind alle diese Aufgaben. Hier sehen Sie dann auch die einzelnen Informationen zu den jeweiligen Aufgaben. Wann ist sie gestartet, wie ist der Status und so weiter und so fort. So können Sie das zu jeder Aufgabe aufrufen. Das heißt, Sie sind auch von unterwegs aus permanent mit Ihrem Outlook synchron, was die Messeplanung betrifft. Das Ganze funktioniert selbstverständlich auch mit dem Outlook auf den kleinen; also nicht nur mit einer Outlook-Webapp, sondern auch mit dem Standard-Outlook. Das war es an dieser Stelle zum Thema Aufgaben und der Erstellung von Ansichten. Sie haben gesehen, wie Sie eine Gantt-Ansicht erstellen, wie Sie die selbst anpassen können, wie Sie Filter setzen können und wie Sie auch Ihre Aufgaben mit Outlook synchronisieren können.

SharePoint 2013 Grundkurs

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9 Std. 24 min (87 Videos)
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