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SharePoint 2013 Grundkurs

Aufgaben planen und übersichtlich visualisieren

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Bei der Planung einer Veranstaltung fallen viele Aufgaben an und das kann eine große Herausforderung sein. Sie lernen, eine Aufgabenliste anzulegen, erstellen Aufgaben, bearbeiten diese nach und visualisieren alle ToDos in einer übersichtlichen Timeline.

Transkript

In diesem Video beleuchten wir das Thema Aufgaben, befassen uns mit dem Erstellen von Aufgabenlisten, erfassen Aufgaben und visualisieren Informationen in der Timeline. Es gibt eine große Veranstaltung zu planen und es müssen Aufgaben erfasst, strukturiert und verteilt werden. Lassen Sie uns beginnen. Im ersten Schritt legen wir also eine Aufgabenliste an, die schlussendlich alle Aufgaben für unsere Eventplanung beinhaltet. Dazu klicke ich hier auf die Einstellungen App hinzufügen. Wähle mir hier die Aufgaben-App. Gebe ihr den Namen Messeplanung. Klicke auf erweiterte Optionen. Vergebe nochmal den Namen Messeplanung. Füge eine kleine Beschreibung dazu. Und klicke auf Erstellen. So. Die Aufgabenliste wurde jetzt angelegt. Sie sehen hier in diesem Bereich Ihre Aufgabenliste mit einigen standardmäßig angelegten Metadaten. Sie können hier neue Aufgaben erfassen oder auch die Liste bearbeiten. Neu in SharePoint 2013 ist diese Timeline-Ansicht, die Sie hier oben sehen. Wenn nachher Aufgaben erfasst sind und alle Aufgaben der Timeline hinzugefügt werden, werden die mit dieser Heute-Markierung ebenfalls entsprechend auf der Timeline angezeigt. Lassen Sie uns nun ein paar Aufgaben erfassen. Zur Erfassung von Aufgaben stehen Ihnen mehrere Wege zur Verfügung. Sie können zum einen hier auf neue Aufgabe klicken. Sie können Aufgaben in der Datenblattansicht bearbeiten, die sich öffnet, wenn Sie hier auf bearbeiten klicken. Sehen Sie, Sie können hier direkt reinklicken und Informationen erfassen. Oder aber, zu guter Letzt, Sie klicken hier auf das Register Aufgaben und anschließen hier auf die Schaltfläche neues Element. Es öffnet sich dann eine neue Aufgabe, die Sie erfassen und schlussendlich speichern können. Das mache ich jetzt hier mal. Meine erste Aufgabe lautet Messebesprechung Kick Off. Die Besprechung ist morgen, endet auch morgen. Ist zugewiesen Dagmar Herzog. Und ich klicke auf Speichern. So. Sie sehen jetzt hier schon, die Aufgabe wurde in meiner Aufgabenliste erfasst. Jetzt müssen natürlich noch viele Aufgaben mehr erfasst werden. Das kann ich jetzt hier direkt machen. Ich kann zum Beispiel sagen, "Messebauer anrufen" und "Pitch". Der Termin ist am 17.; und macht; Sara Unverhau. Dann müssen die Werbemittel geplant werden. "Planung Werbemittel". Ist fällig am 22. April. Macht ebenfalls Sara Unverhau. Und so weiter und so fort. Auf diese Weise können Sie ganz schnell sehr viele Aufgaben erfassen und ersparen sich da unglaublich viel Zeit mit. Ich erfasse jetzt auf die Schnelle noch mehrere Aufgaben, damit es für unser Beispiel besser aussieht. So, wie Sie sehen, ich habe jetzt hier schon mal ein paar Aufgaben mehr erfasst, sodass wir ein bisschen mehr visualisieren können, ein bisschen besser die Informationen darstellen können. Ich möchte nochmal ganz kurz drauf eingehen, was jetzt hier grundsätzlich neu ist. Also die Bearbeitung innerhalb dieser Datenblattansicht, das hatten wir schon genannt. Neu ist ebenfalls, dass Sie Aufgaben mehreren Personen zuweisen können. Ich habe jetzt aktuell bei diesen ganzen Aufgaben, die hier genannt sind, jeweils einen Ansprechpartner angegeben, oder einen Verantwortlichen. Ich kann aber auch ganz problemlos durch Trennung mit einen Semikolon weitere Ansprechpartner erfassen. Ich nehme jetzt hier die Nadja noch mit auf. Ich drücke Enter. Es dauert einen Moment, bis er den User gefunden hat. Er hat ihn jetzt hier, da werden mir gleich noch weitere Informationen angezeigt zu der Nadja. Und jetzt sind wir beide für diese Aufgabe verantwortlich. Ich beende jetzt mal die Datenblattansicht, diesen QuickEdit, wie er auch genannt wird. Und befinde mich hier wieder in der Standardansicht der normalen Auflistung aller Aufgaben. Da ist das weitere Neue, dass einer Aufgabenliste schon verschiedene Ansichten mitgegeben werden. Da gibt es zum Beispiel die Alle Vorgänge, die sehen wir aktuell. Sie können hier direkt switchen zur Ansicht abgeschlossene Aufgaben, anstehende Aufgaben und es gibt hier noch weitere Optionen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Kommen wir zurück zur Timeline, die wir hier oben haben. Sie sehen im Moment lediglich einen Eintrag, den die Timeline schon aus den Aufgaben, die wir zuvor erfasst haben, generiert hat. Das kommt dadurch, dass vorher die Ansicht einmal aktualisiert wurde. Grundsätzlich geht es so: Ich markiere alle Aufgaben, die ich mit der Timeline synchronisieren will. Öffne dann das Register Aufgaben im Menüband. Und klicke hier im Bereich Aktionen und klicke hier auf die Schaltfläche zur Zeitachse hinzufügen. So. Und Sie sehen, jetzt werden alle Termine automatisch in dieser Timeline super übersichtlich angezeigt. Die Timeline hat den Vorteil, dass Sie natürlich sofort erkennen, wann sind welche Aufgaben fällig, wann muss was gemacht werden und vor allem was sind die nächsten Aufgaben. Sie können die Aufgaben auch aus der Timeline heraus bearbeiten. Klicken Sie eine Aufgabe an, geht sofort hier so ein kleines Dialogfeld auf. Da können Sie jetzt wieder weiter navigieren. Sie können die Aufgabe öffnen, Sie können sie als Balken anzeigen oder aus dieser Zeitachse wieder entfernen, sodass sie einfach nicht mehr angezeigt wird. Zusätzlich, das ist auch neu in SharePoint 2013, haben Sie zu der Zeitachse auch ein weiteres Menüband. Hier können die Schriftarten einstellen, also verschiedene Formatierungen vornehmen. Sie können Termine ein- und ausblenden. Sie können nur die Termine anzeigen, die beispielsweise heute fällig sind. Sie können das Datumsformat anpassen. Sie können die Zeitachsenbreite sperren und auch verschiedene Einstellungen im Bereich Aktuelle Auswahl vornehmen. Also hier haben Sie unglaublich viele Optionen, diese Ansicht individuell für Ihre Anforderungen anzupassen. Sie sehen also, wie einfach, intuitiv das Arbeiten mit den neuen Aufgabenlisten und auch mit der Timeline ist. Sie haben jetzt gesehen, wie Sie eine Aufgabenliste anlegen können, wie Sie ganz schnell und einfach neue Aufgaben erfassen; einmal über die Datenblattansicht, also über diesen QuickEdit-Modus; aber auch einzelne Aufgaben erfassen können. Wie Sie Fälligkeitsdaten angeben, Aufgaben zuweisen, auch gerne an mehrere Personen. Und wie Sie Ihre Daten in dieser Timeline hier darstellen und auch anpassen können.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
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