MCSA: Office 365 – 70-347 (Teil 3) – Konfigurieren von Exchange Online und Skype for Business Online

Aufbewahrungstags erstellen

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Mit Aufbewahrungstags legen Sie innerhalb von Aufbewahrungsrichtlinien fest, wie mit einer E-Mail verfahren werden soll, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist. Lassen Sie sich erklären, welche Art von Tags es gibt und wie Sie eigene Tags anlegen können.
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Transkript

Aufbewahrungsrichtlinien enthalten Aufbewahrungstags. Wie diese erstellt werden, erfahren Sie gleich jetzt. Die "Default MRM Policy" hat verschiedene Aufbewahrungstags beinhaltet und diese Aufbewahrungstags haben unterschiedliche Funktionen. Schauen wir uns die Aufbewahrungstags etwas genauer an. Und zwar verwende ich gleich das Plus-Symbol mit dem Pfeil nach unten, um die verschiedenen Aufbewahrungstags einzusehen. "Automatisch auf gesamtes Postfach angewendet", das ist ein Standard Richtlinientag. Standard Richtlinientags werden auf alle Elemente angewandt, für die sonst kein anderes Tag vorgesehen ist. Es gibt das Tag "Automatisch auf einen Standardordner angewendet". Dieses Aufbewahrungsrichtlinientags wird, wie bereits beschrieben, auf Standardordner angewendet. Dazu gehören die folgenden Ordner: Aufgezeichnete Unterhaltungen, Gelöschte Elemente, Entwürfe, der Posteingang, Journal, Junk Email, Notizen, der Postausgang, RSS Feeds und so weiter. Und es gibt die Möglichkeit ein benutzerdefiniertes Tag zu erstellen, ein persönliches Tag. Persönliche Tags können vom Anwender in Outlook App 2010 oder in Outlook Web App einzelnen Elementen zugewiesen werden. Dadurch besteht also die Möglichkeit verschiedene Tags zu erstellen, die dann spezifische Konditionen, also Bedingungen haben und dann auch eine entsprechende Aktion ausgeführt wird. Ich möchte nun verschiedene Tags erstellen, die dann auf das gesamte Postfach angewendet werden. Darum erstelle ich ein solches Standard Tag. Ich muss diesen Tag einen Namen geben und zwar verwende ich den Namen "7 Monate". Aufbewahrungsaktion ist "Löschen und Wiederherstellung zulassen". Der Aufbewahrungszeitraum ist dann "7 Monate". Das bedeutet also zum Beispiel 7 x 13 = 210 Tage. Einen Kommentar, den ich da hinzufügen kann, wenn ich das möchte, in meinem Fall das ist optional, spielt keine Rolle und ich wähle "Speichern". Jetzt wird dieses Aufbewahrungstag konfiguriert und steht mir nun bereits in der Liste zur Verfügung. Ich habe also ein erstes Tag erstellt. Ich möchte nun ein zweites Tag erstellen. Dazu verwende ich wiederum beim Pluszeichen diesen Pfeil nach unten, um ein Standort Tag zu erstellen. Dieses Mal möchte ich "Endgültig löschen" und der Name heißt dann auch "EndgültigLöschen" und wiederum den Aufbewahrungszeitraum, das kann zum Beispiel sein "nach 365 Tagen". Sollte also ein Element älter sein, wird es automatisch gelöscht. Und ich wähle "Speichern". Nun sind bereits zwei Tags, benutzerdefinierte Tags, die ich selbständig erstellt habe, verfügbar: Einmal "EndgültigLöschen" und einmal "7 Monate". Nun möchte ich noch ein drittes Aufbewahrungstag erstellen, dazu verwende ich wiederum das Plus-Sympol,da den kleinen Pfeil, um die Erweiterungen einzublenden und nochmals ein Standard Tag. und dann möchte ich die Funktion auswählen "In Archiv verschieben". Dazu verwende ich den Namen "NachArchiv", damit ich nun weiß, dass dieses Tag die Information oder das Element ins Archiv verschieben soll. Wann soll das passieren? Ebenfalls wieder nach Anzahl Tagen, das kann zum Beispiel sein: "Nach 500 Tagen soll das Element ins Archiv verschoben werden" und ich wähle "Speichern". Ich habe nun also verschiedene Tags erstellt, die für meine Bedürfnisse angewendet werden können, es sind Standard Tags, diese Standard Tags werden auf alle Elemente angewendet, wenn sonst kein anderes Tag vorbestimmt ist, Sie können auch Aufbewahrungsrichtlinientags erstellen, die nach Ihren Bedürfnissen zum Beispiel für einen Standardordner angewendet werden oder Sie können ein Aufbewahrungstag erstellen, das dann den Benutzer zur Verfügung stellt, das sehr eigenständig auswählen kann, möchte nun das Tag auf ein entsprechendes Element anwenden. Nochmals alles zusammenfassen. Die Aufbewahrungstags beinhalten nicht anderes als eine Bedingung und eine Aktion. Die Bedingung ist, dass 210 Tage abgelaufen sein müssen, damit aus Aktion das betreffende Element gelöscht wird. Das ist also in den Aufbewahrungstags enthalten.

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Erscheinungsdatum:24.02.2017

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