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Projektmanagement: Initiierung und Setup

Aufbau und Inhalt des Projektauftrags

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Mitten in der Projektvorbereitung sollten Sie auf das zentrale Element der Auftragsklärung zurückgreifen, den Project Charter, den Sie in diesem Video näher kennenlernen werden.

Transkript

Sie sind jetzt mitten in Ihrer Projektvorbereitung. Sie haben die erforderlichen ersten Schritte für Ihr Projekt identifiziert. Und die Auftragsklärung als zentraler Schritt in der Projektvorbereitung wollen wir nun in diesem Kapitel vertiefen. Ich werde Ihnen dafür auch verschiedene Werkzeuge an die Hand geben, die Sie am besten gleich an einem konkreten Beispiel erproben. Aber noch einmal zu unseren ersten Schritten. Diese waren neben der Auftragsklärung die Herstellung der Arbeitsfähigkeit und der Kick-off. Und mit dem zentralen Dokument für die Auftragsklärung, dem Projektauftrag, englisch Project Charter, werden wir uns in diesem Film beschäftigen. Es enthält die wesentlichen Festlegungen für Ihr Projekt. Der Projektauftrag selbst kann, je nach Unternehmen, als Formular oder als formloses, beschreibendes Dokument vorliegen. Je nach Branche oder Projekt kann er unterschiedlich aussehen. Gerade in puncto Verbindlichkeit und Form gibt es Unterschiede, ob es sich um ein internes oder externes Projekt handelt. Aber lassen Sie uns den Projektauftrag anhand einer Mustergliederung gemeinsam durchgehen. Nachdem viele Menschen heutzutage nicht mehr gerne lesen, bietet sich zu Anfang dieses Dokuments ein Management Summary an, das die wesentlichen Punkte des Projektauftrags noch einmal zusammenfasst. Der Business Case ist die Rechtfertigung für Ihr Tun. Er ist die wirtschaftliche Betrachtung und wägt Kosten und Nutzen ab. Der Projektauftrag enthält Projektziel und Projektbeschreibung. Die Liefergegenstände des Projekts, englisch Deliverables, sind beschrieben. Gegebenenfalls ist auch die Herangehensweise bereits bestimmt, sofern es hierzu Kundenwünsche oder sachliche Zwänge gibt. Auch die Projektorganisation sollte in groben Zügen enthalten sein. Es geht nicht darum, die einzelnen Projektmitarbeiter vollständig zu erfassen, sondern vielmehr darum, die grundlegenden Strukturen für die Kommunikation und Entscheidungswege zu definieren. Gegebenenfalls würde man auch hier die Aufteilung in Teilprojekte erwarten, um Verantwortlichkeitsgebiete im Projekt festzulegen und abzugrenzen. Der Projektauftrag enthält auch grundsätzliche Vorstellungen über Leistung, Zeit und Kosten, also eine allererste grobe Projektplanung. Leistung und Zeithorizont sollten ebenso skizziert sein, wie das voraussichtliche Projektbudget. Anforderungen an das Projektmanagement sind im Projektauftrag zu spezifizieren. Wenn es formale Vorgaben für die Herangehensweise, die zu verwendenden Projektmanagementmethoden oder Frameworks et cetera gibt, wäre das hier zu definieren. Genauso wie eine Spezifizierung der anzuwendenden Managementsysteme, angefangen von einem Risikomanagement über ein Konfigurationsmanagement bis hin zum Qualitätsmanagement oder anderen Managementsystemen. Dieser Punkt spiegelt klassische Projektmanagementvorstellungen wieder. Agiles Projektmanagement hat andere Formen, um beispielsweise mit Unsicherheit umzugehen. Dort kennt man weder ein Risikomanagement noch ein Qualitätsmanagement in klassischer Form. Vielmehr wird versucht, durch das Herunterbrechen in Iterationen den Umgang mit Unsicherheit, Risiko und Qualität auf eine Mikroebene zu verlagern, die etwaige Probleme von der ersten Iteration weg möglichst frühzeitig im Team transparent macht. Als letzter Punkt bleiben vertragsbezogene Inhalte. Hier macht es selbstverständlich einen Unterschied, ob Sie sich in einem internen oder einem externen Projekt bewegen. Externe Projekte haben hier einen höheren Regulierungsbedarf, um Rechtssicherheit für alle beteiligten Parteien zu schaffen. Sie haben anhand der Mustergliederung gesehen, welche Inhalte im Rahmen der Projektvorbereitung geklärt und in einem Projektauftrag verbindlich festgeschrieben werden sollten.

Projektmanagement: Initiierung und Setup

Erfahren Sie, wie Sie Ihr Projekt starten – vom Startprozess über die Auftragsklärung und Herstellung der Arbeitsfähigkeit bis zum Kick-off.

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Erscheinungsdatum:27.02.2017

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