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Excel 2016: Pivot-Tabellen

Aufbau der Datenbasis: ein paar Regeln

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Ihre Grunddaten müssen gewisse Richtlinien erfüllen, damit Sie daraus eine Pivot-Tabelle bauen können. Lernen Sie in diesem Video, was Sie beachten müssen.
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Transkript

Gewisse Richtlinien müssen ihre Grunddaten erfüllen, damit Sie daraus eine Pivot-Tabelle bauen können. Lernen Sie in diesem Video, was sie beachten müssen. Wir sehen hier, einen Auszug aus einer Datenbasis, das heißt, diese Daten hab ich vielleicht von irgendwo gekriegt und hier jetzt in mein Excel rein geholt. Wichtig ist, dass in der ersten Zeile, eine Titelzeile vorhanden ist mit den Überschriften. Das also jede Spalte sauber beschriftet ist. Zwei Zeilen machen da bereits Ärger. Dann kommen meine entsprechenden Datensätze. Also pro Zeile hab ich dann einen Datensatz, mit den entsprechenden Informationen, wie hier Bestelldatum, Produkt, dann Umsatz, Einheiten,Verkäufer, Region und so weiter. Was wichtig ist bei diesen Datensätzen, keine Leerzeilen dazwischen, dass macht auch schon bereits wieder Ärger. Schauen wir uns nun mal ein gutes und ein schlechtes Beispiel an. Dieses Beispiel ist, ein sehr schlechtes Beispiel. Wir haben sicher Probleme und können aus diesen Daten, keine Pivot-Tabelle bauen. Warum? Sie sehen, es gibt Leerzeilen dazwischen. An diversen Orten haben wir Leerzeilen, diese müssen wir entfernen, weil sonst haben wir Probleme. Ich markiere diese leeren Zeilen und mit "Strg -" lösche ich diese gleich mal raus. Ich könnte auch filtern, alle leeren Zeilen filtern und die dann markieren und löschen. Egal wie Sie die raus bringen, aber die müssen raus. Dann hat auch schon jemand hier, zum Beispiel, Zwischentotals gerechnet. Auch dass, solche Summenberechnungen, darf ich nicht drin haben, in meinen Grunddaten. Das berechne ich später in der Pivot-Tabelle, aber nicht in den Grunddaten. Ich lösche also auch solche Total-Zeilen mit "Strg -" raus. Ich scrolle vielleicht noch ein bisschen nach unten, aber Sie sehen hier unten, dass ist bereits überarbeitet worden. Dann sehe ich, dass es hier so grüne Eckchen hat. Bei gewissen Zahlen, die zum Beispiel, jetzt hier eine Kommastelle haben. Das ist immer ein Zeichen, dass hier vielleicht auch etwas nicht korrekt sein könnte. Grad wenn diese Daten aus einem IRP System kommen, dann ist das sehr häufig so, dass die vielleicht nicht sauber exportiert werden. Meistens ist es dann, auch auf der ganzen Spalte, nicht wie beim Beispiel jetzt hier. Was mach ich dann? Mit diesen Daten werde ich nicht rechnen können, später in der Pivot-Tabelle. Das heißt, ich muss diese Daten, die jetzt Excel nämlich als Text gekennzeichnet hat, muss ich in eine Zahl konvertieren und dass kann ich machen, indem dass ich auf dieses Symbol hier gehe und hier sage: "Bitte in Zahl umwandeln". Jetzt wenn Sie eine ganze Spalte haben, dann markieren Sie bitte zuerst alle Zahlen und dann gehen Sie erst hier auf dieses entsprechende Zeichen und sagen dann: "In eine Zahl umwandeln". So kann ich dass also, für eine komplette Spalte tun. Wichtig dabei ist, dann nicht die Überschrift mit zu markieren, weil sobald ein Textfeld dabei ist, zeigt er dieses Symbol dann nicht mehr an. So, wo haben wir noch weitere Probleme versteckt? Weitere Probleme sind jetzt noch versteckt, in den Titeln. Sie sehen, hier wurden zwei Zeilen, also zwei Zellen, für die Überschrift genutzt, dass macht mir wieder Ärger, also dass muss alles in einer stehen, geh ich also hier noch hin, markiere den Text hier, nehme denn mit "Strg X" raus und kopiere ihn hier mit "Strg V", in die entsprechend gleiche Zelle rein. Und dass muss ich jetzt überall tun. Wenn also diese Daten so angeliefert werden, dann muss ich die entsprechend überarbeiten, dass ich dann daraus, später eine Pivot-Tabelle bauen kann. So haben wir noch was? Hier hinten haben wir noch was. Umsatz und hier steht noch 2011. Dazu ist auch noch was zu sagen, das heißt, Sie sollten nie Jahreszahlen drin haben, in den Überschriften, das heißt, diese Zeile kopiere ich gleich mal um. Braucht es eigentlich auch gar nicht, weil dass diese Zahl, jetzt von 2011 ist, diese Kennzeichnung hab ich ja im Bestelldatum, das heißt, in meiner Pivot-Tabelle, kann ich nach dem Datum gruppieren, nach Jahr und dann hab ich die Auswertung auch nach Jahr. Hat auch einen großen Vorteil, wenn Daten hier dazu gefügt werden von weiteren Jahren, dass ich dann eben die Pivot-Tabelle nur aktualisieren muss, weil ich dass ja nicht auf einem bestimmten Feld, Umsatz 2011 aufgebaut hab, sondern ich dass übers Datum regele. Die erste Zeile am besten auch noch gleich raus nehmen, so dass meine Daten wirklich auf der Zeile eins beginnen, muss zwar nicht sein, ich dürfte oben noch Titel haben, aber besser ist, wenn die gleich auf der Zeile eins die Überschriften haben, dann können nicht oben noch Sachen reinkommen, die mir dann irgendwann weh tun. Falls es Sie jetzt stört, dass man diese Titel hier nicht mehr lesen kann, kein Problem, ich kann die entsprechenden Zellen markieren und jetzt hier über das Symbol vom Textumbruch so formatieren, dass es dann auch wieder so ausschaut dass jetzt, dass ein Zweizeller wäre, aber es ist ja nur in einer Zelle, das heißt, ich hab dass formatiert. Das tut der Pivot-Tabelle nachher nicht weh. Das dürfen Sie tun, aber nicht zwei Zellen nutzten, dass macht Ärger. Und jetzt sind wir soweit, dass wir daraus eine Pivot-Tabelle bauen könnten, vorher müssen wir schon gar nicht dran denken, weil wenn die Daten nicht korrekt sind, werden Sie mit Pivot kämpfen. Das ist also ganz ganz wichtig, dass die Datenbasis korrekt aufgebaut ist. Ich hoffe ich konnte Ihnen in diesem Video, die Regeln, welche Sie beim Aufbau der Datenbasis beachten sollten, näher bringen.

Excel 2016: Pivot-Tabellen

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Erscheinungsdatum:13.04.2016

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