Outlook 2016 für Mac Grundkurs

Auf Besprechungseinladungen reagieren

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Wenn Sie eine Einladung zu einer Besprechung erhalten, können Sie darauf reagieren. In diesem Video erfahren Sie, wie Sie Einladungen annehmen, ablehnen oder einen neuen Terminvorschlag machen.

Transkript

In diesem Video möchte ich Ihnen zeigen, wie eine Besprechungseinladung, die an Sie gesendet wird, in Ihrem Posteingang aussieht und wie Sie darauf reagieren können. Ich habe hier bereits die entsprechende Mail markiert. Das ist eine Einladung zur Eröffnung der Niederlassung in Frankfurt. Im rechten Bereich sehen Sie die Vorschau auf die Einladung. Hier ist eine Vorschau auf meinen Kalender. Hier steht, Bitte antworten Sie. Und hier stehen mir die verschiedenen Antwortmöglichkeiten zur Verfügung. Ich kann zusagen, ich kann zusagen mit Vorbehalt und ich kann ablehnen. Was ich hier nicht kann, ist eine andere Zeit vorschlagen. Das hat der Absender deaktiviert. Das heißt, dieser Termin steht fest und entweder ich komme oder ich komme nicht. Das Ganze ist mir hier nicht übersichtlich genug. Deswegen möchte ich zu meinen Terminen wechseln. Dazu klicke hier auf die Schaltfläche für den Kalender. Hier wird die aktuelle Woche angezeigt. Dann blättere ich zur nächsten Woche und der Termin ist hier schon eingetragen unter Vorbehalt. Das kann man an der Darstellung sehen, an diesem Balken und an der hellen Schrift. Ich kann jetzt auch direkt von hier aus zusagen oder absagen. Dazu klicke ich mit der rechten Maustaste in den Termin und kann dann hier Zusagen, Mit Vorbehalt oder Ablehnen. Ich kann mich aber noch nicht wirklich entscheiden und wechsle zurück zu meinem Mailbereich und aktiviere hier die Flagge. Das heißt, es ist zur Nachverfolgung gekennzeichnet und ich muss noch ein paar andere Termine prüfen bevor ich endgültig zusage. Schauen wir uns noch eine andere Einladung an und zwar hier gleich darüber die Einladung zu einem Bewerberinterview. Ich klicke hier drauf und dann sehen Sie schon zwei Meldungen. Zum einen, dass ich antworten soll und dann eine Warnmeldung, dass diese Besprechung sich mit einem anderen Ereignis in meinem Kalender überschneidet. Hier ist es schon angedeutet und auch hier habe ich wieder die Schaltflächen zum Zusagen, zum Zusagen unter Vorbehalt, zum Ablehnen, und hier kann ich auch eine andere Zeit vorschlagen. Da es hier eine Terminüberschneidung gibt, möchte ich eine andere Zeit vorschlagenden. Dann klicke ich hier drauf und wähle "mit Vorbehalt und andere Zeit vorschlagen". Daraufhin wird die Terminplanung angezeigt und dann kann ich gucken, wo könnte der Termin passen. Ich kann ihn generell etwas verschieben, dass er erst um 15:00 Uhr stattfindet. Das wird hier oben dann alles aktualisiert und da nur ich eingeladen bin, sehe ich, dass alle Zeit haben und dann kann ich hier auf die Schaltfläche, ANDERE ZEIT VORSCHLAGEN, klicken. Hier geht dann praktisch eine korrigierte Antwort an den Absender der Einladung. Den sehen Sie hier oben. Hier sehen Sie den Ort und hier steht wann, und da ist schon meine korrigierte Zeit eingetragen. Und im Betreff hat Outlook automatisch hineingeschrieben, dass es sich um einen neuen Zeitvorschlag handelt. Und dann kann ich einfach schreiben, "Geht das bei Dir?" Und anhand des Betreffs weiß die Empfängerin sofort, was ich möchte. Und dann kann ich hier auf SENDEN klicken und sage damit unter Vorbehalt und mit Angabe des neuen Zeitvorschlages zu. Dann wird hier wieder der Email-Bereich angezeigt und Sie sehen, die Einladung zu diesem Bewerberinterview, dem ich gerade unter Vorbehalt zugesagt habe, diese Einladung wird hier nicht mehr angezeigt. Es lohnt sich also, schnell zu antworten, um den Posteingang übersichtlich zu halten. Und die einladende Person weiß dann auch früh genug, ob sie mit Ihnen rechnen kann oder nicht. Dieses Video hat gezeigt, wie Sie auf Besprechungseinladungen reagieren können. Sie können ablehnen, Sie können unter Vorbehalt zusagen oder Sie können endgültig zusagen. Und wenn die einladende Person eine Zeitverschiebung ermöglicht, dann können Sie, wenn Ihnen der Zeitpunkt nicht passt, einen anderen Zeitpunkt vorschlagen. Sobald Sie geantwortet haben, wird die Einladung aus dem Posteingang entfernt.

Outlook 2016 für Mac Grundkurs

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3 Std. 28 min (43 Videos)
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Erscheinungsdatum:13.10.2016

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