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Office 365: Outlook Grundkurs

Auf Besprechungsanfragen antworten und Einstellungen in den Optionen vornehmen

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Antworten Sie auf Einladungen, die Sie per E-Mail erhalten. Verschiedene Antwortmöglichkeiten finden Sie unter dem Drop-down-Pfeil hinter Zusagen. In Ihrem Kalender erscheint dann die zugesagte Besprechung.
05:57

Transkript

Wie Sie auf Besprechungsanfragen antworten können und zusätzlich Einstellungen für Besprechungsanfragen festlegen, erkläre ich in diesem Video. Sie erhalten Besprechungsanfragen per E-Mail. Deshalb wechsele ich einmal in meinem Posteingang. Mein Kollege hat mir eine Besprechungsanfrage geschickt, und die öffne ich einmal beziehungsweise lasse mir die Besprechungsanfrage einmal im Lesebereich anzeigen. Wenn der Lesebereich rechts eingeblendet ist, haben Sie im oberen Bereich die Schaltflächen zum Zusagen oder zum Ablesen. Zusätzlich wird Ihnen im mittleren Bereich auch eine sogenannte Kalendervorschau angeboten, dass man überprüfen kann, ob es hier gegebenenfalls zu Konflikten kommt. Diesen Bereich kann ich auch jederzeit wieder schließen. Falls der Lesebereich bei Ihnen nicht eingeblendet ist, können Sie die Besprechungsanfrage mit einem Doppelklick öffnen. Und direkt im Register "Besprechungen" sehen Sie auch die Schaltflächen zum Zusagen oder zum Ablehnen. Möchten Sie eine Besprechung zusagen, da haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Über den Dropdown-File hinter "Zusagen" gibt es verschieden Möglichkeiten. Sie können im ersten Befehl "die Antwort vor dem Senden bearbeiten", wenn Sie dem Besprechungsorganisator mit Ihrer Zusage auch noch eine kurze Nachricht senden möchten. Das macht Sinn, wenn Sie sich über eine Besprechungsanfrage sehr freuen und dass auch kurz mitteilen möchten. Dann wählen Sie diesen Befehl "Antwort vor dem Senden bearbeiten". "Antwort jetzt senden" wird im Endeffekt der Besprechungsorganisator nur kurz per E-Mail informiert, dass Sie zugesagt haben. Und "über keine Antwort senden" dann wird der Besprechungsorganisator nicht per E-Mail informiert. Der Organisator hat aber die Möglichkeit, über den Termin und über den Status festzustellen, ob Sie zu- oder abgesagt haben. Ich klicke nochmal in einen freien Bereich. Sie können eine Besprechungsanfrage mit Vorbehalt zusagen. Somit sagen Sie der Besprechung erst vorläufig zu. Auch hier können Sie vor dem Senden die Antwort bearbeiten. Hier könnten Sie mitteilen, warum Sie gegebenenfalls unter Vorbehalt zusagen. Dann haben Sie die Möglichkeit "Antwort jetzt senden". Dann wird der Besprechungsorganisator wieder nur eine kurze E-Mail-Benachrichtigung über Ihre Zusage mit Vorbehalt erhalten und "keine Antwort senden". Dann erhält der Besprechungsorganisator nur über den Status der Besprechungsanfrage die Information, wie Sie geantwortet haben. Ich klicke erneut in einen freien Bereich. Sie können die Besprechung auch ablehnen. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, eine kurze Nachricht mitzusenden, warum Sie ablehnen. Sie haben die Möglichkeit, die Antwort jetzt zu senden, ohne weiteren Text einzugeben, und Sie können auch keine Antwort senden. In diesem Beispiel möchte ich aber dem Kollegen kurz mitteilen, dass ich an dieser Besprechung teilnehme. Und dafür öffnet sich dann wieder eine E-Mail-Nachricht, wo ich jetzt eben halt hier kurzen Text verfassen kann. Und nun sende ich diese Zusage. Sobald ich eine Zu- oder Absage gesendet habe, verschwindet diese Besprechungsanfrage aus meinem Posteingang. Wenn ich jetzt in den Kalender wechsele, sehe ich am 9., also hier die Besprechung, der ich eben zugesagt habe. Damit zusätzlich zum automatischen Setzen des Termins im Kalender die ursprüngliche E-Mail-Nachricht im Posteingang bestehen bleibt, müssen Sie eine Einstellung vornehmen. Dafür wechsele ich einmal über das Register "Datei". Ich wähle in der Backstage-Ansicht einmal die Kategorie "Optionen". Hier wähle ich die Kategorie "E-Mail", und nun muss ich etwas nach unten blättern, und ich suche die Gruppe "Nachrichten senden". Und hier gibt es den Eintrag "Besprechungsanfragen und Benachrichtigungen nach Beantworten aus Posteingang löschen". Wenn ich dieses Häkchen rausnehme, dann werden zukünftig alle Besprechungsanfragen, denen ich zusage, in meinem persönlichen Kalender eingetragen und bleiben weiterhin in meinem Posteingang bestehen. In diesem Video haben Sie gelernt, wie Sie auf Besprechungsanfragen antworten und Einstellungen in den Optionen vornehmen können.

Office 365: Outlook Grundkurs

Behalten Sie E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben mit Outlook (Desktop-Version) in Office 365 im Griff.

5 Std. 1 min (51 Videos)
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Erscheinungsdatum:08.09.2016

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