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Kalender erstellen mit Excel

Arbeitsstunden kumulieren

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Mit Kenntnis der Excel-Datumsfunktionen und dem Wissen um das Erstellen von Kalendern können durchaus knifflige Aufgaben gelöst werden. In diesem Film geht es darum, Arbeitsstunden zu summieren und zu kumulieren.
05:54

Transkript

Es ist nicht ein Kalender im engeren Sinne, den ich Ihnen in diesem Video vorstellen möchte. Dennoch, hier werden Datumsfunktionen benötigt, und am Ende der Liste steht eine Summenzahl, die sich aus diesen Datumsinformationen ergeben. Der Grundgedanke war folgender: Eine Dame wollte einmal für jeweils vier Monate die Summe der Stunden ermittelt haben, die sie in diesen vier Monaten arbeitet. Beispielsweise von Januar bis April im Jahr 2015 wollte sie am Ende der Liste sehen, 647 Stunden habe ich gearbeitet. Sie arbeitet pro Tag 7,8 Stunden, arbeitet natürlich weder am Samstag/Sonntag, wie Sie hier sehen, noch arbeitet sie an Feiertagen. wie beispielsweise am 1. Januar. Das war der Wunsch. Ich gebe zu, ich habe ein Weilchen mit ihr diskutiert, ob sie wirklich diese Darstellung haben möchte, aber doch: Sie bestand unbedingt auf dieser Darstellung. Das heißt, sie wollte die vier Monate nebeneinander sehen, wollte auch wirklich nur vier Monate sehen, nicht alle zwölf Monate, und wollte in der ersten Spalte, das heißt, hier vor dieser Liste, jeweils die Tage der Datumsinformation sehen. Man hätte es vielleicht anders lösen können, dann wäre es vielleicht etwas einfacher geworden, aber nein, sie bestand auf dieser Darstellung. Schön und gut. Die erste Sache ist relativ einfach: Ich habe eine Zelle, in der schreibe ich das Datum rein, Ich habe eine weitere Zelle, da kann ich mittels der Datenüberüprüfung auswählen, welches der 4-Monatsintervalle, Januar bis April, Mai bis August, oder September bis Dezember wir wählen. Und dementsprechend holt er hier mit einer WENN-Funktion - je nachdem was ausgewählt wurde - die Zahl "1", die Zahl "5" beziehungsweise die Zahl "9" heraus. Das ist der Monat, wo es losgeht, also im Januar, im Mai oder im September. Prima. Hier stehen noch die 7,8 Stunden ausgelagert, falls sich dieser Satz einmal ändern wird. September, Oktober, November, diese Darstellung, die kann man recht einfach mit einer Datumsfunktion zusammenbauen, und formatieren lassen als entsprechenden Monatsnamen. Auch das ist noch nicht schwierig, genauso wenig, wie die Anzahl der Tage, die einfach hier heruntergezogen werden. Schwierig dagegen war die Formel. Ich wollte eine Formel haben, die rüberziehen und runterziehen konnte, so dass er dann richtig rechnet. Schauen wir uns einmal diese Formel an. Hier, sehen Sie, musste ich mit mehreren WENN-Funktionen arbeiten, hier musste ich eine ganze Reihe von Fällen abfangen. Und zwar folgender Gedanke: WENN der MONAT größer ist, als der MONAT in der Zelle darüber, das heißt, wenn wir am Ende der Liste angelangt sind, wenn es einen Monat, wie hier im November gibt, der nicht 31 Tage hat, also wenn er hier beim 31. November eigentlich in den 1. Dezember springen würde, dann soll dieses Feld ausgeblendet sein, heißt, leer sein, dann darf er hier nichts anzeigen. Prima. Wenn der Wochentag von der Zelle, in der wir uns eigentlich befinden, größer ist als "5", das heißt, wenn der Wochentag ein Samstag oder Sonntag ist, dann soll er diese Information anzeigen, das heißt, mit der Funktion TEXT, soll er Samstag oder Sonntag melden, beispielsweise hier, "Sa" oder "So", "Sa" oder "So". Prima. In einer weiteren Tabelle habe ich Feiertage aufgelistet, das heißt, sollte in dieser Kalendertabelle, ein Feiertag auftauchen, also WENN, ZÄHLENWENN, in der Feiertagsliste, die Zelle selbst mindestens einmal vorhanden ist, also größer als null ist, dann schreibe in die Zelle ein "Fe" für Feiertag, beispielsweise hier wäre ein Feiertag. Jetzt ist die eigentliche Berechnung, beziehungsweise die eigentliche Überlegung geht hier los. Wenn die Zelle über mir selbst leer ist, dann nimm bitte den kumulierten Wert von hier unten, und zähle dazu absolut "D1" dazu. Problem: Was ist, wenn der Wert über mir nicht leer ist? Nun, dann muss ich überprüfen, beispielsweise hier, wenn der Wert über mir ein Text ist, das heißt, "Sa", "So" oder "Fe" Feiertag, dann muss ich überprüfen, die Zelle noch eins über mir. das heißt an der Stelle muss ich eine nach oben, zwei nach oben gehen. Wenn diese Stelle immer noch ein Text ist, muss ich noch eins weiter nach oben gehen. Es könnte nun sein, so wie hier an dieser Stelle, dass ich eins nach oben, zwei nach oben gehe, dann ist diese Zelle natürlich leer, dann muss ich wieder den kumulierten Wert von unten greifen, plus, absolut, diese 7,8 Stunden. und so muss ich bis maximal vier Stufen nach oben gehen, weil im April haben wir natürlich Ostern, und an Ostern haben wir Karfreitag, Samstag, Ostersonntag, Ostermontag, das heißt, hier an der Stelle muss er eins drüber, zwei drüber, drei drüber, vier drüber, fünf drüber nachschauen: Welcher Wert steht hier drin? Den Wert addieren mit 7,8 damit ich den korrekten Wert habe. (lacht) Das war ja eine ganze Menge Arbeit. Ich gebe zu, das habe ich natürlich nicht mal aus dem Handgelenk, nicht in zwei Minuten gemacht. Das war schon sehr viel Denkarbeit. Aber die Dame war sehr glücklich, weil jetzt kann sie eben umschalten von Mai bis August und sieht dort die Stundenzahl, kann in ein anderes Jahr wechseln, zum Beispiel das Jahr "2016", und sieht, in diesem Jahr arbeitet sie so viel Stunden in diesem Intervall, dagegen, im erstem Intervall, arbeitet sie so viel Stunden. Aha, interessant. Sie hat es gefreut. Und ich habe mich gefreut, dass ich eine Lösung für sie bereitstellen konnte.

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2 Std. 35 min (29 Videos)
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Dieses Training wurde mit Excel 2013 aufgezeichnet. Die Inhalte lassen sich aber problemlos auf jede andere Excel-Version übertragen.

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