Excel 2016: Mehrere Arbeitsmappen und Arbeitsblätter

Arbeitsmappen konsolidieren

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Haben Sie ähnliche Daten in verschiedenen Arbeitsmappen erfasst, können Sie diese in einer Konsolidierungsmappe zusammenfassen. Dabei lassen sich entweder die Verknüpfungen zu den Quelldaten beibehalten oder die Daten statisch übernehmen.
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Transkript

Excel bietet Ihnen die Möglichkeit, die Daten aus anderen Arbeitsmappen in einer Mappe zusammenfassen. Angenommen Sie arbeiten mit mehreren Arbeitsmappen, in denen pro Filiale die Verkaufszahlen für eine Produktpalette in verschiedenen Verkaufsgebieten erfasst sind. Das klingt komplizierter als es ist. Wenn ich hier über die Registerkarte Ansicht auf den Befehl Fenster wechseln klicke, dann werden hier alle geöffneten Mappen angezeigt. Und hier sehen Sie die vier Filialen, von denen ich gerade spreche. Ich klicke hier auf die Filiale Alpengarten und in dieser Filiale werden aus der Produktpalette bestimmte Produkte verkauft, und zwar in zwei Verkaufsgebieten, nämlich ins Gebiet Süd und West. Zum Vergleich dazu wird in der Filiale Wasser und Garten ein anderer Produktschwerpunkt aus der Produktpalette verkauft und die Filiale verkauft in drei Verkaufsgebiete. Nicht alle Filialen verkaufen alle Produkte und nicht jede Filiale verkauft in jedes Verkaufsgebiet. Die Mappen enthalten also unterschiedlich viele Zeilen, sprich Produkte und unterschiedlich viele Spalten, sprich Verkaufsgebiete. Und solche Arbeitsmappen können Sie mit dem Befehl Daten konsolidieren zusammenfassen. ich habe bereits eine Mappe zur Konsolidierung erstellt. Da wechsle ich auf der Registerkarte Ansicht hin, die Mappe heißt Arbeitsmappen konsolidieren. Ich möchte zunächst zeigen, wie Sie mit Verknüpfung konsolidieren. Die Konsolidierung soll hier ab der Zelle A3 beginnen. Ich wähle auf der Registerkarte Daten den Befehl Konsolidieren. Der versteckt sich hier hinter dieser Schaltfläche. Ich klicke hier drauf und dann wird das Dialogfeld Konsolidieren angezeigt. Standardmäßig wird beim Konsolidieren die Funktion Summe verwendet, aber Sie können hier auch eine andere Funktion auswählen. Und jetzt möchte ich im nächsten Schritt die Bereiche kennzeichnen, die konsolidiert werden sollen. Dazu setze ich die Einfügemarke hier, in das Feld Verweis und dann wähle ich die Registerkarte Ansicht, klicke auf Fenster wechseln und beginne mit der ersten Filiale. Ich nehme hier Alpengarten, Excel zeigt die Mappe an, ich markiere den Bereich und klicke im Dialogfeld auf Hinzufügen. Jetzt habe ich den ersten zu konsolidierenden Bereich definiert. Und zwar steht hier zunächst der Mappenname gefolgt von seiner Dateinamenserweiterung, der Mappenname steht in eckigen Klammern, dann folgt der Blattname, der endet mit einem Ausrufezeichen und dann folgt der absolute Zellbezug. Das wiederhole ich jetzt für die anderen drei Filialen. Ich wähle auf der Registerkarte Ansicht den Befehl Fenster wechseln, gehe zum Gemüsegarten, markiere auch hier den Bereich, klicke auf Hinzufügen, dann gehe ich zu Fenster wechseln, wähle den modernen Garten, markiere den Bereich, klicke auf Hinzufügen und dann fehlt noch die Filiale Wasser und Garten, auch hier markiere ich den Bereich und klicke auf Hinzufügen. Jetzt sind die alle zu konsolidierenden Bereiche angegeben. Zusätzlich möchte ich in der Konsolidierungsmappe auch die Beschriftung aus der obersten Zeile und der linken Spalte angezeigt haben, das sind die Gebiete und die Produkte. Deswegen aktiviere ich hier diese Kontrollkästchen und Excel wechselt dann bereits zur Konsolidierungsmappe. Die Konsolidierung soll mit Verknüpfung erfolgen, weil nur so funktioniert das Ganze dynamisch, wenn sich die Daten in den Quellmappen ändern, dann werden sie in der Konsolidierungsmappe automatisch aktualisiert. Und dazu muss ich hier dieses Kontrollkästchen Verknüpfungen mit Quelldaten aktivieren. Jetzt habe ich hier alles angegeben und ich bestätige mit OK. Excel wechselt nochmal zurück zur letzten Filiale Wasser und Garten, das heißt, ich muss nochmal über die Registerkarte Ansicht < Fenster wechseln explizit zur Konsolidierungsmappe wechseln. Hier markiere ich die Spalten, doppelklicke auf eine Spaltenbegrenzung, um die Spaltenbreite optimal zu definieren. Und für die erste Spalte ziehe ich das hier etwas größer und dann habe ich für etwas mehr Ordnung gesorgt. Was ist hier passiert? Sie sehen hier eine Reihe mit Pluszeichen und hier oben die Zahlen eins und zwei. Sie befinden sich hier auf der obersten, auf der ersten Konsolidierungsebene und wenn ich hier zum Beispiel auf die Zelle C8 klicke, dann steht in der Bearbeitungsleiste die Formel Summe für C4 bis C7. Diese Zeilen werden hier gar nicht angezeigt, weil die befinden sich auf der zweiten Ebene. Das heißt, ich klicke jetzt hier auf die Zwei, um die zweite Konsolidierungsebene einzublenden. Und jetzt kann ich zum Beispiel für diese Zelle C18, es ist die oberste Ebene, hier hat eine Addition stattgefunden, und zwar für das Produkt Baumschere und für das Verkaufsgebiet Nord. Und diese Zahl setzt sich aus der Summe dieser drei Zahlen zusammen, die auf der zweiten Konsolidierungsebene angezeigt werden. Und die Zahlen stammen aus den jeweiligen Filialen hier. Wenn ich hier jetzt auf diese Zahl klicke, dann wird hier oben genau angegeben, woher diese Zahl stammt, nämlich aus der Mappe Wasser und Garten. Der Mappenname wird in eckige Klammern gesetzt Und endet mit der Excel-Dateinamenerweiterung. Dann folgt der Blattname, Der Blattname endet mit einem Ausrufezeichen und da der Blattname Leerzeichen enthält, müssen Mappen- und Blattnamen in Hochkomma gesetzt werden. Und ganz am Schluss steht der absolute Zellbezug, der Bezug auf die Zelle, aus der diese Zahl stammt. Ich kann jetzt für einzelne Produkte die zweite Ebene ausblenden. dazu klicke ich hier auf das Minuszeichen und dann sehe ich trotzdem hier noch, dass diese Zahl die Summe aus diesen beiden Zahlen für das Verkaufsgebiet Nord, für das Produkt Faltkomposter darstellen. Sie haben hier zum einen einen ganz detailierten Überblick und hier auf oberster Ebene, ich klicke mal auf die oberste Ebene, eine Zusammenfassung. Sie können also Arbeitsmappen konsolidieren, die die gleiche Art von Informationen enthalten. Konsolidieren Sie entweder mit Verknüpfungen, was wir gerade hier gemacht haben, dann werden Änderungen in den Quellmappen in der Konsolidierungsmappe automatisch aktualisiert. Oder konsolidieren Sie ohne Verknüpfung, das habe ich bereits auf diesem Blatt gemacht. ich habe dazu auch den Befehl Daten Konsolidieren gewählt. Sie sehen hier die vier Bereiche, ich habe die Beschriftungen übernommen und ich habe aber das Kontrollkästchen Verknüpfungen mit Quelldaten nicht aktiviert. Ich klicke auf Schließen, weil ich habe die Konsolidierung schon vorgenommen. Bei einer Konsolidierung ohne Verknüpfung wird nur die oberste Ebene zusammengefasst und die Zahlen werden als reine Zahlen hier eingefügt. Sie sehen, hier oben stehen die Zahlen und keine Formel und ich kann auch hier nicht zwischen verschiedenen Ebenen wählen. Sie können diese Zahlen als Momentaufnahme Ihrer aktuellen Daten verwenden. Ich markiere hier mal alle plus eine Spalte und eine Zeile, dann wähle ich auf der Registerkarte Start die Funktion Autosumme und dann werden die entsprechenden Summen gebildet und ich habe jetzt einen guten Überblick über den aktuellen Stand meiner Zahlen. In diesem Beispiel werden also in beiden Blättern die Daten von vier Filialen nach Produkten und Verkaufsgebieten zusammengefasst. Die Information über die Filialen, die diese Produkte verkauft haben, gehen beim Konsolidieren ohne Verknüpfungen verloren, während Sie beim Konsolidieren mit Verknüpfungen auf der zweiten Ebene angezeigt werden.

Excel 2016: Mehrere Arbeitsmappen und Arbeitsblätter

Meistern Sie die Arbeit mit Daten, die über mehrere Blätter oder Dateien verteilt sind – navigieren, verknüpfen, konsolidieren, auswerten.

2 Std. 6 min (21 Videos)
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Erscheinungsdatum:29.06.2017

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