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Excel 2016: Mehrere Arbeitsmappen und Arbeitsblätter

Arbeitsblätter in einer Pivot-Tabelle zusammenfassen

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Machen Sie sich mit den erforderlichen Schritten vertraut, um mehrere Arbeitsblätter mit datenbankähnlichem Aufbau mit dem PivotTable-Assistenten in einer Pivot-Tabelle zusammenzufassen und auszuwerten.
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Transkript

Wenn Sie schon mit Pivot-Tabellen gearbeitet haben, dann wissen Sie sicher zu schätzen, wie flexibel Sie Ihre Daten in Pivot-Tabellen auswerten können. Die Daten müssen aber eine Voraussetzung erfüllen, und zwar müssen sie ähnlich wie eine Datenbank aufgebaut sein. Das heißt, die erste Zeile enthält Überschriften, die Zeilen an sich sind immer zusammenhängende Informationseinheiten, Die Spalten enthalten jeweils den gleichen Datentyp und es dürfen keine Leerspalten und keine Leerzeilen enthalten sein. Ich wechsle zu einer anderen Mappe. In der Regel ist es so, Sie haben hier ein Arbeitsblatt mit einer Tabelle, Der Aufbau der Tabelle entspricht den Anforderungen, die Spalten enthalten den gleichen Datentyp und so weiter. Wenn ich jetzt für diese Tabelle eine Pivot-Tabelle erstellen möchte, dann klicke ich auf die Registerkarte Einfügen auf die Schaltfläche PivotTable. Excel zeigt in dem Dialogfeld gleich die Tabelle an, Sie heißt Gartenzubehör und wenn ich jetzt auf OK klicke, dann erstellt Excel ein neues Arbeitsblatt, fügt dort die Pivot-Tabelle ein und Sie können Ihre Daten dreidimensional auswerten. Ich klicke hier auf Abbrechen und wechsle zurück zur ursprünglichen Mappe. Hier ist die Situation ganz anders. Hier habe ich keine große Tabelle in einem Arbeitsblatt, sondern ich habe vier Arbeitsblätter und jedes Arbeitsblatt enthält eine Tabelle. Jedes Arbeitsblatt stellt eine Filiale eines Lieferanten für Gartenzubehör dar und jede Tabelle ist ähnlich aufgebaut. Sie haben in den Zeilen immer die Produktnamen und in den Spalten die Verkaufsgebiete. Aber nicht jede Filiale verkauft alle Produkte und auch nicht jede Filiale verkauft in jedem Verkaufsgebiet. Die eigentlichen Daten bestehen immer aus den Umsatzzahlen. Das heißt, keine zusätzlichen Spalten mit Text oder Datumsangaben, wie im vorherigen Beispiel. Wenn Ihre Daten auf mehrere Arbeitsblätter verteilt sind und die Struktur der Daten Voraussetzungen erfüllt, dann können Sie die Daten aus den Arbeitsblättern in einer Pivot-Tabelle zusammenfassen. Ich habe die Tabellen immer mit dem Befehl Start Als Tabelle formatieren als Tabelle formatiert. Das ist nicht zwingend notwendig, Sie können auch einen ganz normalen Datenbereich nehmen. Die Tabellen haben aber den Vorteil, wenn Sie die Tabelle nach rechts oder nach unten erweitern, dann wird die veränderte Tabellendimension in der Pivot-Tabelle berücksichtigt. Gut, fangen wir an, ich möchte jetzt eine Pivot-Tabelle erstellen. Ich klicke auf der Registerkarte Einfügen, auf die Schaltfläche Pivot-Tabelle. Und dann bin ich schon an meine Grenzen angelangt, weil Excel erkennt hier, in dem Arbeitsblatt Alpengarten die Tabelle Alpengarten, aber ich habe keine Möglichkeit, die Tabellen aus den anderen Blättern zu übernehmen. Das Ganze hier ist eine Sackgasse, deswegen klicke ich auf Abbrechen. Damit Sie Datenbereiche oder Tabellen aus mehreren Arbeitsblättern in einer Pivot-Tabelle auswerten können, müssen Sie mit einem Trick arbeiten, und zwar mit dem PivotTable-Assistenten. Diesen Assistenten gab es in früheren Versionen und er kann im Excel 2016 nicht mehr über das Menüband aufgerufen werden. Sie müssen die Tastenkombination kennen, und zwar aktivieren Sie den Assistenten mit der Tastenkombination Alt+N+P. Der Assistent wird geöffnet und hier habe ich die Möglichkeit, mit dieser Option mehrere Konsolidierungsbereiche für die Pivot-Tabelle zu definieren. Das heißt, den Bereich im Blatt Alpengarten im Blatt Moderner Garten und so weiter. Ich klicke hier auf Weiter, akzeptiere hier die Standardeinstellungen und dann kann ich hier die Konsolidierungsbereiche definieren. Ich fange mit dem Alpengarten an, markiere den gesamten Bereich und klicke auf Hinzufügen. Dasselbe wiederhole ich mit den anderen Arbeitsblättern. Jetzt habe ich alle vier Bereiche hinzugefügt. Ich klicke auf Weiter. Excel bietet an, die Pivot-Tabelle in einem neuen Arbeitsblatt zu erstellen. Ich übernehme diese Option und klicke auf Fertig stellen. Excel fügt ganz am Anfang eine neue Tabelle ein und in dieser Tabelle stellt es dann die Pivot-Tabelle her. Auf den ersten Blick ist es ein bisschen enttäuschend, weil Sie sehen hier Zeile, Spalte, Wert, Seite dasselbe hier nochmal und auch in dem Bereich. Das Ganze ist nicht sehr aussagekräftig, Excel hat anscheinend die Beschriftungen nicht übernommen. Diese Beschriftungen müssen Sie nachträglich selbst hinzufügen und das kann ein bisschen Arbeitsaufwand sein, aber es lohnt sich, weil Sie anschließend Ihre Daten sehr flexibel auswerten können. Ich wechsle zunächst auf der kontextabhängigen Registerkarte Pivot-Table-Tools, auf der Registerkarte Entwurf, klicke dann auf Berichtslayout und wähle hier in Tabellenformat anzeigen. Dann gehe ich hier, in die Zelle in der Zeile steht, Was wird in den Zeilen angezeigt? Meine Produkte. Deswegen schreibe ich hier Produkt, dann klicke ich in die Spalte, Was wird in den Spalten angezeigt? die Gebiete, dann gebe ich hier Gebiet ein und Sie sehen, diese Eingaben werden auch hier übernommen und auch hier unten. Seite 1 klingt auch nicht sehr aussagekräftig und wenn ich die Liste hier öffne, dann enthält die Liste Element 1 bis 4, das sagt auch nicht viel aus. Bei der Seite 1 handelt es sich um meine Filialen. Deswegen markiere ich die Zelle und gebe Filiale ein. In der Liste kann ich zwar ein Element markieren, aber ich kann es nicht überschreiben, deswegen muss ich hier kurz den Aufbau ändern. Ich ziehe die Filiale in den Zeilenbereich und dann sehen Sie hier die verschiedenen Elemente. Da ich bei der Definition konsequent von links nach rechts gearbeitet habe, weiß ich, dass das Element 1 der Alpengarten ist, das Element 2 der moderne Garten und so weiter. Das heißt, hier gebe ich jetzt Alpengarten ein, hier moderner Garten und dann hier unten Gemüsegarten und hier Wasser und Garten. Dann ziehe ich die Filiale wieder in den Filter und jetzt sieht das Ganze doch schon deutlich besser aus. Was kann ich jetzt hier machen? Ich kann zunächst die Tabelle filtern. Ich kann hier ein Produktfilter setzen, dazu klicke ich auf dem Pfeil und dann kann ich hier einfach die Produkte mit einem Häkchen versehen, die ich anzeigen möchte. Bestätige mit OK und dann wird die Pivot-Tabelle gefiltert. Ich kann zusätzlich nach Gebieten filtern, ich möchte nicht alle anzeigen, sondern nur Nord und Ost, bestätige mit OK, ein erneutes Filtern findet statt. Und das ist dann die dritte Dimension, kann ich das Ganze noch nach Filialen filtern. Ich öffne die Liste und dann sage ich, ich möchte nur moderner Garten und Gemüsegarten sehen und bestätige mit OK. Die Liste wird erneut gefiltert. Ich hebe die Filter wieder auf, ich möchte alle anzeigen, hier kann ich einfach den Filter löschen, um alle anzuzeigen, und auch hier lösche ich den Filter, um alle Verkaufsgebiete anzuzeigen. Zusätzlich kann ich noch die Struktur, den Aufbau der Pivot-Tabelle ändern. Ich kann hier die Filiale runterziehen in die Zeilen, dann ist hier ein zweiteiliger Aufbau, hier die Filiale, dann hier die entsprechenden Produkte, ich kann die Filialen reduzieren und ich kann sie wieder erweitern und alle Daten anzeigen. Dann ziehe ich auch noch das Gebiet herunter, und zwar an zweite Position, jetzt habe ich eine Dreiteilung. Ich habe die Filiale, das Gebiet und die Produkte und da kann ich auch jeweils die Ebenen erweitern oder reduzieren. Dann ziehe ich die Filiale wieder in den Filter hoch. Ich könnte auch nach Gebieten filtern, dann ziehe ich Gebiet nach oben und kann Dan auswählen hier oben, ob ich Nord, West, Ost oder Süd anzeigen lassen will. Und dann möchte ich die Gebiete in den Zeilen anzeigen und die Produkte in den Spalten. Jetzt habe ich eine horizontale Tabelle und da man aber dazu neigt, von oben nach unten zu lesen und nicht von links nach rechts, ist es doch besser andersrum. Das heißt, ich ziehe das Produkt wieder runter und das Gebiet nach oben, in den Spaltenbereich. Standardmäßig summiert Excel das Gesamtergebnis. Das kann ich aber ändern, indem ich hier unter Werten auf dem Pfeil klicke, dann Wertfeldeinstellungen wähle und dann kann ich hier eine andere zusammenfassende Funktion auswählen, zum Beispiel die Anzahl der Verkäufe und dann bestätige ich mit OK und dann wird hier die Anzahl angezeigt. Ich denke, Sie haben das Prinzip verstanden. Sie können zusammenhängende Daten aus verschiedenen Arbeitsblättern in einer Pivot-Tabelle zusammenfassen und dann die Flexibilität dieses Werkzeuges nutzen, um Ihre Daten dreidimensional auszuwerten. Damit Sie Bereiche aus mehreren Arbeitsblättern in der Pivot-Tabelle definieren können, brauchen Sie den PivotTable-Assistenten und den aktivieren Sie mit der Tastenkombination Alt+N+P.

Excel 2016: Mehrere Arbeitsmappen und Arbeitsblätter

Meistern Sie die Arbeit mit Daten, die über mehrere Blätter oder Dateien verteilt sind – navigieren, verknüpfen, konsolidieren, auswerten.

2 Std. 6 min (21 Videos)
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Erscheinungsdatum:29.06.2017

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