SharePoint 2013 Grundkurs

Arbeiten mit Spalten und Metadaten in Dokumentbibliotheken

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Was gerade den Erfolg und die Effizienz von SharePoint ausmacht, ist das Doku-Management. Sie lernen den Einzel-/Mehrfachdatei-Upload kennen, legen Spalten unterschiedlichen Informationstyps an und vergeben die Metadaten in der neuen Quick-Edit-Ansicht.

Transkript

Wenn Sie schon Seiten in SharePoint 2013 angelegt haben, haben Sie damit im Grunde sowas wie ein Fundament eines Hauses erstellt. In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie jetzt die Wände ziehen und einzelne Räume erstellen. Das heißt, Sie lernen das Arbeiten mit Dokumentbibliotheken und Metadaten kennen. Erstellen wir also direkt mal ein neues Zimmer. Das heißt, legen wir uns eine Dokumentbibliothek an. Dazu können Sie entweder hier auf diese Kachel Listen, Bibliotheken und andere Apps hinzufügen klicken oder auch über die Einstellungen App hinzufügen beziehungsweise Websiteinhalte und dann auf App hinzufügen. Wir klicken diesmal auf diese Kachel. Und können nun hier eine Dokumentbibliothek anlegen. Da wir uns zuvor auf der Seite Eventorganisation gefunden haben; was Sie auch hier oben sehen, hier wurde die Seite eingebunden; legen wir hier eine entsprechende Dokumentbibliothek an, in der wir alle unsere Eventdokumente verwalten können. Ich klicke also hier auf die Kachel, benenne die Dokumentbibliothek "Eventdokumente". Klicke hier auf erweiterte Optionen, um weitere Einstellungen vorzunehmen. Wie heißt meine Bibliothek? "Eventdokumente". Gebe eine Beschreibung dazu ein. "Hier sind alle für unsere Events relevanten Dokumente hinterlegt." Die Versionierung lassen wir in diesem Fall deaktiviert. Und die Dokumentvorlage bleibt auf Word stehen. Es passt alles soweit. Jetzt klicke ich hier auf erstellen. Die Dokumentbibliothek wird umgehend erstellt und auch angezeigt. Das heißt, Sie können jetzt direkt damit beginnen, Ihre Dokumente hochzuladen, und um bei dem Hausbeispiel zu bleiben, im Grunde Ihre Kisten einzuladen und die Sachen auszupacken. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, Dokumente hochzuladen. Zum einen haben Sie immer die Wahl, ein einzelnes Dokument hochzuladen oder aber auch gleichzeitig mehrere Dokumente. Auch da hat sich in 2013 sehr viel getan beim Mehrfach-Dateiupload, weil Sie mit SharePoint 2013 Dokumente jetzt einfach sogar per Drag-and-Drop hochladen können. Also es ist sehr effizient, sehr einfach und vor allem sehr schnell. Wir starten jetzt erstmal mit dem Upload einer einzelnen Datei. Auch hier gibt es mehrere Wege. Sie können zum einen direkt auf neues Dokument klicken. Ich zeige das direkt. Können dann sagen, okay, ich möchte eine neue Datei erstellen und die dann gleich in meiner Dokumentbibliothek speichern. Dann haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Office-Anwendungen und Office-Dokumenten. Sie können auch einen neuen Ordner anlegen, was wir natürlich nicht tun. Oder Sie können eine vorhandene Datei von Ihrer Festplatte oder von Ihrem Rechner hochladen. Das ist der eine Weg. Oder aber Sie öffnen des Register Dateien und sagen hier Dokumentupload. Letztlich ist es egal, für welchen Weg Sie sich entscheiden. Sie landen immer bei dem nachfolgenden Dialogfeld. Ich klicke jetzt hier auf die Schaltfläche Dokumentupload und es öffnet sich dieses Fenster hier. Wie gesagt, das bekommen Sie bei beiden Wegen angezeigt. Ich möchte jetzt zunächst ein Dokument hochladen. Im Anschluss daran zeige ich Ihnen auch, wie Sie mehrere Dokumente hochladen können. Ich klicke hier auf Durchsuchen. Wähle meinen Ordner aus, von dem ich die Datei hochladen möchte. Der ist in diesem Fall schon ausgewählt und sage, okay, ich habe eine Agenda zu einem Excel-Workshop. Klicke in die Datei an. Klicke auf öffnen. Und letztlich auf OK. Und schon sehen Sie, die Datei wurde hochgeladen und wird in Ihrer Dokumentbibliothek angezeigt. Die erste Kiste ist also in Ihr Haus eingezogen. Und jetzt kommen die Möbelpacker und bringen ganz viele Kisten. Das heißt, wir gehen jetzt dazu über, einfach mal mehrere Dateien gleichzeitig hochzuladen. Dazu wären wir jetzt mal den anderen Weg. Klicken Sie hier auf neues Dokument. Ich sage vorhandenen Datei hochladen. Und werde jetzt diesen Eintrag Dateien stattdessen mit Windows-Explorer hochladen. Was bedeutet, Sie können jetzt hier per Drag-and-Drop Ihre Dateien einfach reinziehen. Klicke auf den Link. Und es öffnet sich meine Event-Dokumentbibliothek in der Windows-Explorer-Ansicht. Ich schiebe das Fenster hier mal ein bisschen nach links, damit ich das andere Fenster Ihnen noch zeigen kann, das andere Windows-Explorer-Fenster, über das ich dann meine anderen Dateien hineinziehen werde. So, ich öffne den Windows Explorer. Da habe ich ja das Fenster mit meiner Bibliothek, in der alle Eventdokumente drinliegen. Jetzt markiere ich mir alle, die ich hochladen möchte. Das ist die "Agenda Innovationstage" bis einschließlich dem "Technikvertrag". Ich markiere alle und ziehe sie einfach per Drag-and-Drop in die Bibliothek Eventdokumente. Sie sehen das durch das + Nach Eventdokumente kopieren. Da steht schon der Vorgang, der jetzt ausgeführt wird Ich lasse die Maustaste los und der Kopiervorgang startet. Es öffnet sich ein kleines Dialogfeld. Da können Sie den Vorgang beobachten, wie viel Prozent abgeschlossen sind. Es dauert jetzt einen kleinen Moment. Hier sehen Sie auch gleichzeitig, wie die Dokumente reingeladen werden in die Dokumentbibliothek. Sie können hier noch gegebenenfalls den Vorgang abbrechen beziehungsweise den Vorgang pausieren, also kurz anhalten. So, jetzt sind auch schon alle Dokumente in unserer Bibliothek. Ich kann dieses Fenster hier schließen. Mein Windows-Explorer-Fenster schiebe ich wieder zur Seite. Ich klicke hier auf OK. Beziehungsweise ich muss auf Abbrechen klicken, weil ich habe ja jetzt in dem Fall keine einzelne Datei hochgeladen, sondern eben mehrere Dateien. Ich klicke einfach hier auf abbrechen, schließe damit das Dialogfeld. Bin in meiner Dokumentbibliothek. Im Moment sehen Sie noch nichts. Ich lade die Seite neu durch Drücken auf F5. Lade die Seite neu. Und hier sehen Sie alle Dokumente, die wir eben über den Mehrfach-Dateiupload hochgeladen haben. So. So weit ist das schon mal ganz schön. Wir haben alle Dokumente, wie gesagt, hier liegen. Können darauf zugreifen. Ebenso, die Kollegen können darauf zugreifen. Wenn ich jetzt aber hier mal den Blick drauf werfe, Dann ist es doch ein bisschen unübersichtlich. Ich weiß zum Beispiel, dass da ein Referentenvertrag in der Dokumentbibliothek liegt. Jetzt muss ich aber erstmal gucken, ja wo ist er denn. Feedbackbogen ist es nicht. Das ist es auch nicht. Ah, hier. Hier liegt die PDF, der Referentenvertrag. Könnte ich mir jetzt angucken und weiterverwenden. In der Summe ist das alles aber ein bisschen unübersichtlich. Wobei in dem Fall geht es jetzt noch. Hier liegen jetzt circa 20 Dokumente. Wenn mal 100 Dokumente drin liegen, dann wird das Ganze schon wesentlich komplizierter. Das heißt, wir brauchen letztlich irgendeine Lösung, mit der wir unsere Dokumente schneller finden. Wenn wir bei unserem Umzugsbeispiel bleiben, um Ihnen das ein bisschen zu verdeutlichen, deckt sich das im Grunde damit, als würden sie ihre Kisten beschriften. Als würden Sie sagen, okay, hier sind Teile für die Küche drin, hier sind die Bücher drin fürs Wohnzimmer und so weiter. In SharePoint nennt man das Ganze Metadaten. Metadaten sind also Eigenschaftsbeschreibungen für Dokumente, für Listenelemente, für alle möglichen Komponenten und Inhalte, die Sie in SharePoint ablegen. Mithilfe der Metadaten können Sie dann schlussendlich auch Inhalte filtern, sortieren, gruppieren und einfach schneller und effizienter damit arbeiten. Fangen wir also an, unsere Metadaten zu hinterlegen, sprich neue Spalten anzulegen. Im ersten Schritt möchte ich eine einfache Textspalte anlegen. Die ist zwar aufgrund der freien Eingabemöglichkeit nur bedingt als Filter oder Sortiermöglichkeit geeignet. Aber als Bemerkungsfeld hingegen ist sie optimal. Und da man immer irgendwelche Bemerkungen und Ergänzungen zu Dokumenten hat, fangen wir also mit diesem Spaltentyp an. Die Bibliothek haben wir bereits geöffnet. Dann klicken Sie hier auf das Register Bibliothek, und hier auf das kleine Icon Spalte erstellen. Es öffnet sich das Dialogfeld Spalte erstellen. Hier können Sie nun die Daten für die Spalte eingeben, die Sie anlegen möchten. Die heißt in unserem Fall "Bemerkung". Der Informationstyp ist, wie ich schon gesagt habe, eine Textzeile. Das heißt, ich kann einen beliebigen Freitext eingeben. Eine Beschreibung brauchen wir in dem Fall nicht. Ich denke, der Titel ist selbstsprechend. Dann können Sie hier definieren, ob eine Spalte Informationen enthalten muss. Das würde ich in dem Fall jetzt verneinen. Eindeutige Werte brauchen wir auch nicht erzwingen. Maximale Anzahl von Zeichen sind 255. Und der Standardwert, also es ist immer ein Text enthalten. Das reicht auch für das Bemerkungsfeld. Ich klicke auf OK. Und Sie sehen, hier wurde die Spalte angelegt. Jetzt legen wir gleich noch eine zweite Spalte an. Die zweite Spalte soll ein Auswahlfeld sein, in der wir dann auswählen können, wenn wir Dokumente hochgeladen haben, ob das Dokument eine Agenda ist, ein Vertrag ist, irgendwelche Inhalte drin hat oder eine Vorlage ist. Das heißt, ich klicke hier wieder auf Spalte erstellen. Diese Spalte nenne ich "Dokumentart". Sage jetzt in dem Fall, ich möchte ein Auswahl feld. Ich möchte an der Stelle auch kurz erwähnen, dass es ganz wichtig ist, sich vorher wirklich im Klaren darüber zu sein, welchen Informationstyp ich dieser Spalte mitgeben möchte, weil es bei manchen Informationstypen nachher nicht mehr möglich ist, die rückgängig zu machen. Also es kann sein, jetzt wie in diesem Fall, ich sage, das ist jetzt ein Auswahlfeld. Speichere das. Habe also die Spalte als ein Auswahlfeld hinterlegt. Dann kann ich nachher nicht mehr sagen, okay, jetzt möchte ich doch lieber ein Nachschlagen-Feld. So, also wir haben das Auswahlfeld. Eine Beschreibung braucht man hier auch nicht. Und jetzt kann ich hier meine Auswahl eingeben. Ich empfehle Ihnen hier immer, zuerst mal eine Zeile anzulegen, die heißt "bitte auswählen". Weil die erste Zeile in der Regel die Zeile ist, die dann den Anwendern, oder Ihren Kollegen in dem Fall, angezeigt wird. Das heißt, der Kollege lädt ein Dokument hoch, vergibt dann die Metadaten und sieht dadurch, dass hier steht "bitte auswählen", dass er irgendwas auswählen muss, also das hier eine Aktion erforderlich ist seinerseits. So, und er kann auswählen zwischen Agenda, Verträge, Inhalte und Vorlagen. Das ganze soll als Dropdownmenü dargestellt sein. Das heißt, ich klicke drauf und es öffnet sich ein kleiner Auswahlbereich. Es gibt keine Ausfülloptionen. Das heißt, ein Dokument ist immer eindeutig. Es ist entweder eine Vorlage oder ein Vertrag oder eine Agenda, aber nicht beides gleichzeitig. Und der Standardwert, Sie sehen es hier, ist jetzt eben dieses "bitte auswählen". OK. So, und schon sehen Sie hier die Spalte Dokumentart, in der ich dann später auswählen kann, welches Dokument welche Eigenschaften beinhaltet. So, jetzt haben wir schon eine sehr gute Basis. Da wir ja jetzt aber vorhin alle Dokumente bereits hochgeladen haben und die Metadaten erst im Nachhinein angelegt haben, bedeutet das, wir müssen jetzt die Metadaten nachpflegen. In dem Fall können Sie einfach hier im Register Bibliothek auf die Schaltfläche QuickEdit klicken. Und Sie sehen, dass sich die Ansicht hier in einer Art Excel-Ansicht ändert und dass Sie einfach hier in die einzelnen Felder reinklicken können und so Ihre Metadaten erfassen können. Bei Dokumentart fällt sofort auf, dass hier eben dieses Dropdown-Feld angelegt wurde. Und Sie können jetzt hier auswählen: Agenda, Vertrag, Inhalte oder Vorlagen. Das kann man jetzt nach und nach ausfüllen. Ich sage jetzt hier, das ist eine Agenda. Das ist ebenfalls eine Agenda. Auch eine Agenda. Hier unten ein Feedbackbogen, das kann man einfach als Inhalte hinterlegen. Verträge sind ganz wichtig. Und so weiter und sofort. Hier können Sie Bemerkungen einfügen in Form eines Freitextes. "Agenda aus 2012." Und so weiter. Der große Vorteil ist jetzt allerdings, wenn Sie ein neues Dokument hochladen, werden sofort die Metadaten abgefragt, die Sie hier hinterlegt haben. Ich zeige Ihnen das mal. Ich klicke hier auf Dateien, sage Dokumentupload, klicke auf Durchsuchen, und nehme Agenda_ExcelWorkshop, klicke auf Öffnen und OK. Sie sehen hier, jetzt wird das Dialogfeld Eventdokumente geöffnet, in dem Sie angeben können, habe ich direkt eine Bemerkung. Ich ergänze das gleiche wie zuvor. "Agenda aus 2012." Dokumentart ist Agenda. Einen Titel brauche ich jetzt in dem Fall nicht. Klicke auf Speichern. Und Sie sehen, hier wurde meine Agenda vor ein paar Sekunden hochgeladen, inklusive der Metadaten, die ich angegeben habe. Noch ein kleiner Tipp: Sie könnten, wenn Sie jetzt weitere Spalten hinzufügen möchten, also weitere Metadaten und Beschreibungen für Ihre Dokumente hinzufügen möchten, einfach hier auch auf dieses Kreuz klicken; da sehen Sie schon den Tooltip, der dann auch angezeigt wird: "Fügen Sie eine Spalte hinzu."; und so weitere Informationen ergänzen. Und zum Abschluss natürlich die Frage, welchen Vorteil hat jetzt das Ganze, das Anlegen der Metadaten und so weiter? Ich kann jetzt, wenn ich hier alle Daten vergeben habe und alle Informationen hinterlegt habe, ganz einfach filtern, indem ich hier das Dropdownmenü öffne, und sage, zum Beispiel, filtere mir nach Verträge. Dann zeigt es mir direkt hier diesen Hotelvertrag an. Diese Funktion ist natürlich sehr effizient und vor allem finde ich meine Dokumente immer sehr schnell. Sie wissen nun also, wie Sie Ihr Haus mit Leben füllen, wie Sie Dokumentbibliotheken anlegen und Dokumente hochladen, einzelne Dokumente, aber auch mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen, wie Sie Spalten erstellen und Meta-Daten vergeben, und wie Sie Dokumente schnell filtern und Informationen finden.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
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