Excel 2013 für Profis

Arbeiten mit dem Teilergebnis

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Mit Hilfe des Befehls Teilergebnisse gliedern Sie Daten und fassen diese zusammen. Lernen Sie in diesem Tutorial, welche Voraussetzungen für Teilergebnisse erfüllt sein müssen und wie Sie diesen Befehl einsetzen.

Transkript

Excel bietet unterschiedliche Arten der Datenanalyse an. Eine davon ist die Möglichkeit, Teilergebnisse erstellen zu können. Die Funktion "Teilergebnis" wird bei diesen Möglichkeiten verwendet. Aufgerufen wird das Ganze aber über den Menübefehl "Teilergebnis". Dieser befindet sich in der Registerkarte "Daten", und zwar in der Gruppe "Gliederung'". Wichtig ist - und das ist die zweite Forderung - wenn ich nach Daten entsprechend Teilergebnisse bilden möchte, dann ist es ganz wichtig, dass das Kriterium, das ich auswerten möchte, entsprechend sortiert ist. In unserem Beispiel soll nach der Artikelbezeichnung ausgewertet werden. Deswegen habe ich bereits im Vorfeld hier eine Sortierung vorgenommen. Ich befinde mich an irgendeiner Position innerhalb meiner Tabelle und gehe nun auf "Teilergebnis" und er bietet mir an - weil das eben die erste Spalte ist - er möchte gerne nach der Artikelnummer gruppieren. Das sollte ich jetzt auf keinen Fall machen, sonst wird dieser Vorgang unverhältnismäßig lange dauern. Wenn Sie sehr große Datenbestände haben, sogar sehr, sehr lange. Deswegen wähle ich bei "Gruppieren aus" meine Artikelbezeichnung an. Diese Gruppierung soll unter Verwendung von "Summe" erfolgen, d.h., die entsprechenden Teilergebnisse sollen summiert werden und zwar nach der Spalte "Gesamtpreis". Damit habe ich das Wesentliche schon durchgeführt. Ich klicke jetzt auf "OK" und Excel führt jetzt eine entsprechende Gruppierung durch. Allerdings gibt es - wie Sie hier sehr schön sehen können - sehr viele dieser Einzelartikel, sodass das Ganze nicht besonders transparent ist. Das ist allerdings überhaupt kein Problem. Ich gehe nochmals auf "Teilergebnis" und Sie sehen, hier gibt es die Schaltfläche "Entfernen" bzw. "Alle entfernen". Bitte kommen Sie nie auf die Idee, diese entsprechenden Teilergebnisse von Hand zu entfernen, Sie zerstören eigentlich unter Umständen damit Ihre Datenbasis. Hier geht es außerdem wesentlich schneller. Wenn ich hier draufklicke, erhalte ich wieder den ursprünglichen Zustand. Nachdem das mit der Artikelbezeichnung nicht optimal geklappt hat, möchte ich jetzt gerne nach dem Artikelnamen entsprechend sortieren. Dazu gehe ich in die Registerkarte "Start", wähle "Sortieren" und sage, ich möchte gerne von A bis Z sortieren. Das hat er hier gemacht. Dann geh ich wieder in "Daten", "Teilergebnis", wähle hier die Artikelbezeichnung ab und nehme anstatt dessen den Artikelnamen, wieder die Summe und wieder der Gesamtpreis und klicke auf "OK". Nun sieht das Ganze schon wesentlich anschaulicher aus. Hier hat er nach Festplatten, nach Grafikchips und nach Prozessoren zusammengefasst. Sie haben hier eine dreiteilige Gliederung, d.h., in der dritten Ebene werden alle Positionen angezeigt, in der zweiten Ebene wird nach der Gruppierung angezeigt und nach der ersten Ebene erhalten Sie lediglich das Gesamtergebnis. Sind Sie nur an diesem Ergebnis interessiert, könnten Sie das bspw. in eine zweite Tabelle kopieren. Ich lege hier eine zweite Tabelle an und markiere diese Daten. Aber bitte aufpassen, falls ich diese Daten jetzt alle kopiere, dann erhalte ich natürlich - weil ich ja alles hier markiert habe - ein falsches Ergebnis. Was ich kopieren darf oder sollte, sind ja nur die sichtbaren Zellen. Hier hilft uns wieder die Möglichkeit "Weiter" über "Suchen und auswählen" in "Inhalte auswählen" zu gehen, hier zu sagen, mich interessieren nur die sichtbaren Zellen. Sie sehen, jetzt werden die entsprechenden sichtbaren Zellen markiert. Diese kann ich jetzt kopieren, dann gehe ich in die Tabelle, die ich zuvor angelegt habe und füge diese Daten ein - das können Sie auch machen mit der Enter-Taste - die Daten werden eingefügt und Sie sehen, hier werden tatsächlich Werte kopiert bzw. eingefügt und nicht die Formeln. Der Rest ist einfach. Sie löschen lediglich die leeren Spalten und haben nun das Ergebnis unveränderbar in der "Tabelle 3" zur Verfügung.

Excel 2013 für Profis

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Erscheinungsdatum:30.04.2013

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