SharePoint 2013 Grundkurs

Arbeiten mit Aufgaben in SharePoint 2013

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Aufgaben sind eine ganz besondere Liste in SharePoint 2013. In diesem Video lernen Sie die Aufgabenliste kennen, erfassen neue Elemente und bearbeiten diese auch gleich noch einmal.

Transkript

Aufgabenmanagement betrifft nicht nur Einzelpersonen, sondern ist ein unheimlich wichtiges Werkzeug für Teamarbeit. In diesem Video werfen wir gemeinsam einen Blick in die Aufgabenliste und werden unsere ersten Aufgaben in SharePoint erfassen. Was Sie dazu tun müssen? Nun, zunächst müssen wir unsere Aufgabenliste öffnen. Das geht am schnellsten mit einem Klick in die Schnellstartleiste. Hier sehen Sie unsere Aufgabenliste. Wir klicken diese einmal an und haben nun alle Funktionen, die wir brauchen, um mit Aufgaben in SharePoint arbeiten zu können. Sie sehen auch schon, die Registerkarten Aufgaben und Liste werden automatisch für uns geladen. Um jetzt eine Aufgabe in SharePoint zu erfassen, bleiben wir zunächst in den Registerkarten. Hierfür speziell die Registerkarte Aufgaben. An erster Stelle finden Sie nämlich die wichtigste Funktion, nämlich Neues Element. Wir klicken den oberen Teil der Schaltfläche einmal an und können dann umgehend damit beginnen, die Aufgabe anzulegen. Sie sehen, wir haben hier weitere Funktionen zum Bearbeiten unserer Aufgabe. Es werden uns nun diverse Felder für unsere Daten zur Verfügung gestellt und wir haben hier die Möglichkeit, noch weitere Felder anzeigen zu lassen. Dazu klicken wir einfach auf Mehr anzeigen. Dadurch wird nun das gesamte Formular für die Aufgabenerfassung eingeblendet. Das wichtigste Feld für die Aufgaben- erfassung ist der Vorgangsname. Wir sehen, es handelt sich hierbei um ein Pflichtfeld. Dieses Erkennen wir an diesem blauen Stern. Das heißt, wir müssen immer einen Vorgangsnamen hinterlegen. Ich nehme jetzt für unser Beispiel den Vorgangsnamen "Besprechung organisieren". Dann machen wir weiter mit einem Anfangs- datum und mit einem Enddatum. Praktisch ist, wir haben an dieser Stelle die Möglichkeit, auf einen Datumsnavigator zuzugreifen. Jetzt können wir hier ein Startdatum mit einem Mausklick hinterlegen. Das gleiche gilt natürlich auch für das Fälligkeitsdatum. In das Feld Zugewiesen an tragen wir den Namen der Person ein, welche die Aufgabe erledigen muss. Sie sehen auch schon, wenn ich jetzt hier einen Namen eintrage, prüft SharePoint diesen im Hintergrund und öffnet dann für mich ein Auswahlmenü mit Vorschlägen. Ich kann jetzt also hier, ohne den vollständigen Namen ausschreiben zu müssen, den Namen anklicken und dann wird dieser für mich automatisch erfasst. Weitere Informationen zur Aufgabe können im Feld Beschreibung eingetragen werden. Wenn ich hier reinklicke, stehen jetzt auch die Registerkarten für die Textformatierung oder zum Hinzufügen weiterer Elemente zur Verfügung. Ich nehme jetzt einen einfachen Text: "Bitte Besprechung organisieren". Das sollte soweit ausreichen als Info für Frau Unverhau. Wir haben später, wenn mehrere Aufgaben in der Liste erfasst sind, auch die Möglichkeit, mit Vorgängeraufgaben zu arbeiten. Wir können zusätzlich Prioritäten zuweisen. Und dann gibt es später für die Bearbeitung auch die Möglichkeit, einen Vorgangsstatus für die Aufgabe mitzugeben. Wenn wir dann soweit fertig sind, klicken wir auf Speichern und haben somit unsere erste Aufgabe in SharePoint erfasst. Wir sehen jetzt dazu die einzelnen Informationen in den Spalten. Selbstverständlich können Sie auch unabhängig der Registerkarten Aufgaben in der Liste erfassen. Wir haben hier oberhalb unserer Spalten den Befehl Neue Aufgabe. Wenn ich jetzt hier draufklicke, dann sehen Sie, es öffnet sich der gleiche Dialog. Diesen haben wir auch eben schon über das Register Datei aufgerufen. Ich werde jetzt darüber keine neue Aufgabe erfassen und klicke weiter auf Abbrechen. Wenn Sie jetzt auf die Schnelle mehrere Aufgaben erfassen möchten, dann können Sie das auch in einer anderen Ansicht tun. In dieser Standardansicht machen wir das Ganze immer über die Formulare. Wenn wir jetzt den Befehl Liste bearbeiten hier in dieser Zeile anklicken, dann verändert sich unsere Standardansicht. Wir haben jetzt hier eine Tabellenansicht. Es handelt sich hierbei um die QuickEdit-Ansicht. Und können hier bequem in die nächste Zeile klicken und erfassen somit unsere Informationen. Das heißt, ich kann jetzt hier losschreiben. Zum Beispiel mit der Aufgabe "Kunden anrufen" möchte ich weitermachen. Wenn ich jetzt die Tabulatortaste drücke, springt das Ganze in die nächste Spalte. Ich bekomme jetzt hier für mein Anfangs- und Fälligkeitsdatum wieder den Datumsnavigator. Kann jetzt hier also schnell die einzelnen Daten heraussuchen. Ich werde auch diese Aufgabe wieder Frau Unverhau zuweisen. Wenn Sie den Namen ausschreiben, funktioniert das. Sie können aber auch gerne den Namen der Person aus dem Adressbuch heraussuchen. Bei der Priorität wählen wir den Typ Normal. Und haben somit ganz schnell unsere Aufgabe erfasst. Wir müssen nichts speichern, denn der Vorteil dieser QuickEdit-Ansicht ist ja der, dass wir schnell schreiben können. Wir müssen nichts speichern und die ganzen Daten sind für uns erfasst. Wenn wir dann mit der Datenerfassung fertig sind, klicken wir auf beenden und befinden uns dann wieder in der Standardansicht. Wenn Sie jetzt eine diese Aufgaben nachträglich noch bearbeiten möchten, dann können Sie das ganz schnell tun. Dazu klicken Sie in der Zeile einfach auf die drei kleinen Punkte und wählen in diesem Dialog den Befehl Öffnen. Dann wird für uns jetzt diese Aufgabe geöffnet und wir können hier über den Befehl Element bearbeiten noch weitere Informationen zu der Aufgabe hinzufügen. Wenn Sie dann auch damit fertig sind, klicken Sie einfach auf Speichern. Sie haben gesehen, wie Sie Aufgaben in SharePoint 2013 erfassen können, welche Möglichkeiten Ihnen dazu zur Verfügung gestellt werden und wie Sie eine Aufgabe nachträglich bearbeiten können.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
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